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Die Sozialversicherung - Meldungen und Beitragsnachweis
Inhalt
- Aktuelles
- Grundsätzliches
- Fälligkeit der Beitragsnachweise und Zahlungen
- Personengruppen in den Meldungen nach der DEÜV - Personengruppenschlüssel
- Beitragsgruppen in den Meldungen nach der DEÜV - Beitragsgruppenschlüssel
- Meldeanlässe/ Meldetatbestände und Meldefristen
- Meldungen für geringfügig Beschäftigte (geringfügig entlohnte und kurzfristige Beschäftigungen)
- Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit in den Meldungen zur Sozialversicherung (Tätigkeitsschlüssel)
Aktuelles
Einführung des neuen Abgabegrunds 91 für die Unfallversicherung ab 01.01.2012.
Hintergrund: In den Besprechungen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung wurde festgestellt, dass es einmalig gezahlte Arbeitsentgelte
gibt, die lediglich in der Unfallversicherung beitrags- und meldepflichtig sind. Bisher lösten diese Sachverhalte aufgrund der nicht vorliegenden
Meldepflicht in der übrigen Sozialversicherung in den systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen keine Entgeltmeldungen aus. Um auch diese
Entgelte über das DEÜV-Meldeverfahren in den maschinellen Lohnnachweis einfließen zu lassen, ist der
separate Abgabegrund (GD) 91 für die Unfallversicherung einzuführen.
Die gesetzliche Grundlage zur Abgabe einer Sondermeldung für ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtige
Arbeitsentgelte erfolgt mit dem Vierten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze zum 01.01.2012.
Das ELENA-Verfahren wird eingestellt.
Am 02.12.2011 wurde das Gesetz zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) im Bundesgesetzblatt
verkündet und ist damit am 03.12.2011 in Kraft getreten.
Ab diesem Zeitpunkt entfällt die Pflicht des Arbeitgebers, monatliche Meldungen zu Entgeltdaten im ELENA-Verfahren an die Zentrale Speicherstelle
zu erstatten. Gleichzeitig werden keine Arbeitnehmerdaten mehr angenommen und alle bisher gespeicherten Daten werden unverzüglich gelöscht.
Meldungen für den Sozialausgleich ab dem 01.01.2012 (GKV-Monatsmeldung)
Zur Prüfung und Durchführung des Sozialausgleichs müssen Arbeitgeber eine monatliche Meldung in bestimmten Fällen an die zuständige Einzugsstelle
senden. Erläuterung auf der Seite Sozialausgleich für den Zusatzbeitrag.
Das Bundesministerium für Gesundheit hat klargestellt, dass die GKV-Monatsmeldung in Jahren mit einem durchschnittlichen Zusatzbeitrag gleich Null
nur bei Mehrfachbeschäftigungen (unabhängig von der Entgelthöhe) abzugeben ist. Für 2012 ist das der Fall.
Für Meldungen ab 01.12.2011 gibt es das neue Schlüsselverzeichnis 2010.
Der neue Tätigkeitsschlüssel ist 9-stellig und ab dem 01.12.2011 im Meldeverfahren zur Sozialversicherung
anzuwenden. Anmeldungen mit einem Meldezeitraum ab 01.12.2011, Entgeltmeldungen mit Beschäftigungszeiträumen, die nach dem 30.11.2011 enden sowie
Jahresmeldungen für das Jahr 2011 sind mit dem neuen Tätigkeitsschlüssel zu übermitteln.
Mit Wirkung vom 01.01.2011 wird der Datenaustausch Entgeltersatzleistungen auch für die Arbeitgeber verpflichtend.
Aufgrund notwendig gewordener Änderungen und um ein sicheres Anlaufen dieses neuen Verfahrens zu gewährleisten, wurden optional bis zum
30.06.2011 die bisherigen Entgeltbescheinigungen(Verdienstbescheinigung) weiterhin auch in Papierform von den Krankenkassen angenommen. Ab Juli 2011
ist die elektronische Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben.
Folgende Daten und Anforderungen kann die Krankenkasse vom Arbeitgeber maschinell empfangen:
- Entgeltbescheinigung (Verdienstbescheinigung) zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen
- Anforderung von Vorerkrankungszeiten
- Höhe der Entgeltersatzleistungen
- Mitteilung zur Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen
Die Krankenkasse übermittelt im Gegenzug maschinell folgende Daten an die Arbeitgeber:
- Höhe der Entgeltersatzleistung
- anrechenbare Vorerkrankungen
Grundsätzliches
Seit dem 01.01.2006 können Meldungen und Beitragsnachweise ausschließlich vollautomatisch durch Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels maschinell erstellten Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Die Bereitstellung der Daten auf Papier oder auf Datenträgern wie CD bzw. Diskette entfällt.
Diese Regelung gilt für alle Unternehmen. Der Gesetzgeber hat keine Ausnahmen wie im Steuerrecht für die Abgabe der Lohnsteueranmeldung vorgesehen. Nur für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten gilt weiterhin das Haushaltsscheckverfahren.
Grundlagen für das Meldeverfahren:
- Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV)
- §28a SGB IV
- §28b SGB IV
- Gemeinsame Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung
nach § 28b Abs. 2 SGB IV
Unter Rundschreiben der Spitzenverbände der Krankenkassen finden Sie die jeweils aktuelle Fassung. - Niederschrift zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens
Unter Besprechungsergebnisse der Spitzenverbände der Krankenkassen finden Sie die jeweils aktuelle Fassung.
In der Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages (Beitragsverfahrensverordnung) sind weitere Festlegungen getroffen.
Daten der Unfallversicherung im DEÜV-Meldeverfahren
Seit 01.01.2009 gibt es neue Meldepflichten gegenüber den Einzugsstellen der Krankenversicherung. Mit dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz
(UVMG) wurde das DEÜV-Meldeverfahren um Angaben der gesetzlichen Unfallversicherung erweitert. Dieses wurde notwendig, da die Betriebsprüfung zur
Unfallversicherung ab 2010 (für Prüfzeiträume ab 2009) von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen auf die Rentenversicherung übergeht. Um die
Betriebsprüfungen zu optimieren, müssen ab 01.01.2009 arbeitnehmerbezogene Daten zur Unfallversicherung im DEÜV-Meldeverfahren an die Einzugsstellen
übermittelt werden.
Fälligkeit der Beitragsnachweise und Zahlungen
Nach § 23 Abs. 1 SGB IV ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist. Ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Die Krankenkasse muss an diesem Tag im Besitz der Beiträge sein.
Ab dem 01.01.2008 muss der Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge übermittelt werden. Bislang konnte der Zeitpunkt durch die Satzung der Einzugsstelle festgelegt werden. Eine Rückmeldung der Datenannahmestellen an die Arbeitgeber erfolgt künftig elektronisch.
Ausführliche Informationen mit den exakten Terminen
Personengruppen in den Meldungen nach der DEÜV - Personengruppenschlüssel
Der Personengruppenschlüssel kennzeichnet im Meldeverfahren nach der DEÜV Besonderheiten von Personengruppen unabhängig vom Tätigkeitsschlüssel. Der dreistellige Personengruppenschlüssel macht eine genauere Berufsbildzuordnung des Versicherten möglich. Folgendes kann mit dem Personengruppenschlüssel dokumentiert werden:
- Besonderheiten der Beschäftigung
- Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe
- Informationen über die Art der Beschäftigung
Beispielsweise haben Auszubildende, Praktikanten, geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte eigene Personengruppenschlüssel.
Grundsätzlich ist der Schlüssel 101 zu verwenden. Hat das Beschäftigungsverhältnis besondere Merkmale ist der entsprechende Personengruppenschlüssel aus der Tabelle zu verwenden. Treffen mehrere Schlüssel zu, ist der niedrigste anzugeben. Die Schlüssel 109 (Geringfügig entlohnte Beschäftigte) und 110 (Kurzfristig Beschäftigte) haben jedoch immer Vorrang.
Eine ausführliche Übersicht mit Erläuterungen und Beispielen finden Sie auf der Seite Personengruppenschlüssel.
Beitragsgruppen in den Meldungen nach der DEÜV
Auf allen Meldungen zur Sozialversicherung ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Dabei wird für jeden Beschäftigten in der Reihenfolge Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils zutreffende Ziffer angegeben. Wenn keine Beitragspflicht vorliegt, wird dies mit der Ziffer 0 ausgewiesen.
Diese Angabe nennt man Beitragsgruppenschlüssel (oder SV-Schlüssel).
| Krankenversicherung | Rentenversicherung | Arbeitslosenversicherung | Pflegeversicherung |
|---|---|---|---|
|
0 - kein Beitrag
1 - allgemeiner Beitrag 2 - erhöhter Beitrag 3 - ermäßigter Beitrag 4 - Beitrag zur landwirtschaftlichen KV 5 - Arbeitgeberbeitrag zur landwirtschaftlichen KV 6 - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte 9 - Firmenzahler (Beitrag wird für freiwillig Versicherte von der Firma abgeführt) |
0 - kein Beitrag
1 - voller Beitrag 3 - halber Beitrag 5 - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte |
0 - kein Beitrag
1 - voller Beitrag 2 - halber Beitrag |
0 - kein Beitrag
1 - voller Beitrag 2 - halber Beitrag
|
Eine ausführliche Übersicht mit Erläuterungen und Beispielen finden Sie auf der Seite Beitragsgruppenschlüssel.
Meldeanlässe/ Meldetatbestände und Meldefristen
Grundsätzliche Festlegungen enthält der § 5 DEÜV (Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung):
(1) Meldungen sind nach den Verhältnissen des Zeitpunktes zu erstatten, auf den sich die Meldung bezieht. Dies gilt insbesondere bei Änderung des Namens, der Staatsangehörigkeit oder der Anschrift eines Beschäftigten.
(2) Meldungen können zusammen erstattet werden, soweit diese Verordnung es zulässt.
(3) Meldungen über Zeiträume, die sich über das Ende eines Kalenderjahres hinaus erstrecken, sind getrennt für jedes Kalenderjahr zu erstatten. Für gemeldete Zeiträume dürfen keine weiteren Meldungen erstattet werden, soweit diese Verordnung nichts anderes zulässt.
(4) Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in vollen Beträgen zu melden. Beträge nach dem Komma von mehr als 49 sind nach oben, von weniger als 50 nach unten auf den nächsten vollen Betrag zu runden.
(5) Wurde die für eine Meldung notwendige Betriebsnummer einem Betrieb noch nicht zugeteilt, hat der Arbeitgeber diese Betriebsnummer für den Betrieb des Beschäftigungsortes bei der zuständigen Stelle der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen; spätere Änderungen der Betriebsdaten sind vom Arbeitgeber dieser Stelle unverzüglich zu melden.
(6) Alle persönlichen Angaben für Meldungen sind amtlichen Unterlagen, die Versicherungsnummer ist dem Sozialversicherungsausweis zu entnehmen.
(7) Ist bei einer Anmeldung die Versicherungsnummer nicht bekannt, sind die für die Vergabe der Versicherungsnummer erforderlichen Angaben, insbesondere der vollständige Name, der Geburtsname, das Geburtsdatum, der Geburtsort, das Geschlecht, die Staatsangehörigkeit und die Anschrift aufzunehmen.
(8) Bei erstmaliger Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung im Geltungsbereich dieser Verordnung durch einen Angehörigen eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines Staates, für den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum gilt, sind außerdem das Geburtsland sowie die Versicherungsnummer des Landes der Staatsangehörigkeit einzutragen.
(9) Der Meldepflichtige hat eine Mehrfachbeschäftigung zu melden.
(10) Meldungen, die Angaben über Arbeitsentgelt enthalten, sind gesondert zu kennzeichnen, wenn der zu meldende Zeitraum Arbeitsentgelt nach den Vorschriften der Gleitzone (§ 20 Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) enthält.
(11) Die Meldungen müssen die Betriebsnummer der Krankenkasse des Beschäftigten enthalten.
Eine Meldung ohne Rentenversicherungsnummer ist nur bei folgenden Meldungen zulässig:
- Anmeldungen (Meldegründe 10 - 13)
- gleichzeitige An- und Abmeldung (Meldegrund 40) ausschließlich für kurzfristig Beschäftigte (Personengruppe 110)
Bei allen anderen Meldegründen, also Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen usw. ist die Angabe der Rentenversicherungsnummer gesetzlich zwingend vorgeschrieben.
Seit dem 01.01.2008 sind die Einzugsstellen gesetzlich verpflichtet, bei Anmeldungen ohne Versicherungsnummer die vom Rentenversicherungsträger ermittelte und an die Einzugsstelle zurückgemeldete Versicherungsnummer unverzüglich durch Datenübertragung an den Arbeitgeber weiterzuleiten.
Ausführliche Informationen zur Versicherungsnummer
Anmeldungen
- 10 - Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung
- 11 - Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel
- 12 - Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel
- 13 - Anmeldung wegen sonstiger Gründe/Änderungen im Beschäftigungsverhältnis
- 20 - Sofortmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung nach § 28a Absatz 4 SGB IV
Ausführliche Informationen zu den Anmeldungen
Abmeldungen
- 30 - Abmeldung wegen Ende einer Beschäftigung
- 31 - Abmeldung wegen Krankenkassenwechsel
- 32 - Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel
- 33 - Abmeldung wegen sonstiger Gründe/Änderungen im Beschäftigungsverhältnis
- 34 - Abmeldung wegen Ende einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat
- 35 - Abmeldung wegen Arbeitskampf von länger als einem Monat
- 36 - Abmeldung wegen
- Wechsel des Entgeltabrechnungssystems (optional)
- Währungsumstellung während eines Kalenderjahres
- 40 - Gleichzeitige An- und Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung
- 49 - Abmeldung wegen Tod
Ausführliche Informationen zu den Abmeldungen
Jahresmeldungen/ Unterbrechungsmeldungen/ sonstige Entgeltmeldungen
- 50 - Jahresmeldung
Ausführliche Informationen zu Jahresmeldungen der Sozialversicherung - 51 - Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von bzw. Anspruch auf Entgeltersatzleistungen
- 52 - Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit
- 53 - Unterbrechungsmeldung wegen gesetzlicher Dienstpflicht
- 54 - Meldung von einmalig gezahltem, nicht ausschließlich in der Unfallversicherung beitragspflichtigem Arbeitsentgelt (Sondermeldung)
- 55 - Meldung von nicht vereinbarungsgemäß verwendetem Wertguthaben (Störfall)
- 56 - Meldung des Unterschiedsbetrags bei Entgeltersatzleistungen während Altersteilzeitarbeit
- 57 - Gesonderte Meldung nach § 194 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VI)
- 58 - GKV-Monatsmeldung (Meldezeiträume ab 01.01.2012)
Ausführliche Informationen zu Unterbrechungsmeldungen und sonstigen Entgeltmeldungen der Sozialversicherung
Änderungsmeldungen
| Meldetatbestand | Abgabegrund | Meldefrist |
|---|---|---|
| Änderung des Namens des Beschäftigten. | 60 | Mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Änderung. |
| Änderung der Anschrift des Beschäftigten. | 61 | Mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Änderung. |
| Änderung des Aktenzeichens / der Personalnummer des Beschäftigten (optional). | 62 | Keine Frist da freiwillige Meldung. |
| Änderung der Staatsangehörigkeit des Beschäftigten. | 63 | Mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Änderung. |
Meldungen in Insolvenzfällen
- 70 - Jahresmeldung für freigestellte Beschäftigte
- 71 - Meldung des Vortages der Insolvenz / der Freistellung
- 72 - Entgeltmeldung zum rechtlichen Ende der Beschäftigung
Bei Weiterbeschäftigung nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder Abweisung mangels Masse gilt:
- 30 - Abmeldung, wenn neue Betriebsnummer verwendet wird.
- 33 - Abmeldung, wenn bisherige Betriebsnummer weiter verwendet wird.
- 10 - Anmeldung, wenn neue Betriebsnummer verwendet wird.
- 13 - Anmeldung, wenn bisherige Betriebsnummer weiter verwendet wird.
Ausführliche Informationen zu den Meldungen in Insolvenzfällen
Sonstige Meldungen
| Meldetatbestand | Abgabegrund | Meldefrist |
|---|---|---|
| Meldung von einmalig gezahltem, ausschließlich in der Unfallversicherung beitragspflichtigem Arbeitsentgelt (Sondermeldung UV) |
91 | Spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung. |
Ausführliche Informationen zur Sondermeldung UV, Abgabegrund 91
Meldungen für geringfügig Beschäftigte
Auch für geringfügig Beschäftigte gilt die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Dies bedeutet, dass nicht nur An- und Abmeldungen,
sondern generell auch alle anderen Meldungen zu erstatten sind.
Es gilt § 13 DEÜV:
Für die Meldungen einer geringfügigen Beschäftigung nach § 8 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch gelten § 5 Abs. 1 bis 7 und 9 und die §§ 6 und 8 bis 12 entsprechend.
Für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten gilt weiterhin das Haushaltsscheckverfahren.
Erstmals für das Jahr 2008 (also ab 01.01.2009) müssen auch für kurzfristig Beschäftigte Jahresmeldungen übermittelt werden. Hierbei ist jedoch das unfallversicherungspflichtige Entgelt anzugeben. Als beitragspflichtiges Entgelt zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung wird 0 angegeben.
Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit in den Meldungen zur Sozialversicherung
Das Meldeverfahren zur Sozialversicherung erhebt verschlüsselte Daten zur Tätigkeit der Beschäftigten. In jeder Meldung nach der DEÜV, die bei der Krankenkasse eingereicht wird, sind unter anderem auch verschlüsselte Angaben zur Tätigkeit der Beschäftigten zu machen.
Für Meldungen ab 01.12.2011 gibt es das neue Schlüsselverzeichnis 2010. Der neue Tätigkeitsschlüssel ist 9-stellig und ab dem 01.12.2011 im
Meldeverfahren zur Sozialversicherung anzuwenden.
Übersicht mit Erläuterungen und Beispielen zum Tätigkeitsschlüssel
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