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Die Arbeitspapiere
Der Begriff Arbeitspapiere spielt bei der Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern eine Rolle.
Einstellung von Arbeitnehmern
Zu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags verlangen kann, gehören:
- Lohnsteuerkarte (wird voraussichtlich im Jahr 2013 durch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt.
- Sozialversicherungsausweis (Unbedingt eine Kopie anfertigen!)
- Arbeitszeugnis oder Abschlusszeugnis
- Kindergeldbescheinigung (nur bei Angestellten im öffentlichen Dienst und Beamten)
In Deutschland erfolgt die Auszahlung des Kindergeldes über die Familienkassen der Agenturen für Arbeit. Bei Angestellten im öffentlichen Dienst und Beamten erfolgt die Auszahlung über den Arbeitgeber bzw. den Dienstherrn (§72 Abs.1 EStG). - Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub)
- Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
- Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist
- vom früheren Arbeitgeber bei Ende des Arbeitsverhältnisses nach § 312 SGB III auszustellende Arbeitsbescheinigung
- Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung (Nur im Baugewerbe)
- Gesundheitszeugnis (Nur in der Lebensmittelbranche)
- Arbeitsgenehmigung (Nur bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten)
- Gesundheitsbescheinigung (Nur bei Jugendlichen)
Nach Vorlage beim Arbeitgeber sind das Arbeitszeugnis/Abschlusszeugnis, der Sozialversicherungsausweis und die Arbeitsbescheinigung dem Arbeitnehmer herauszugeben. Die anderen Arbeitsunterlagen hat der Arbeitgeber sorgfältig aufzubewahren.
Entlassung von Arbeitnehmern
Zu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Ende des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss, gehören:
- Arbeitszeugnis (§ 109 Gewerbeordnung - Zeugnis)
- Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
- Lohnsteuerkarte (wird voraussichtlich im Jahr 2013 durch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt.
- Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub)
- Unterlagen über die Betriebliche Altersversorgung
- Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung (Nur im Baugewerbe)
- Gesundheitszeugnis (Nur in der Lebensmittelbranche)
- Gesundheitsbescheinigung (Nur bei Jugendlichen)
- Arbeitsgenehmigung (Nur bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten)
Der Arbeitgeber hat kein Recht die Arbeitspapiere zurückzuhalten, selbst wenn er noch Forderungen gegen den Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis hat. Der Arbeitnehmer kann den Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere vor den Arbeitsgerichten einklagen. Hält der Arbeitgeber die Arbeitspapiere zurück, so kann er sich, wenn dem Arbeitnehmer aus der Zurückhaltung der Arbeitspapiere ein Schaden entsteht, schadensersatzpflichtig machen.
Lohnsteuerkarte - Steuer-ID - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland, müssen ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Die Lohnsteuerkarte stellt die Wohnortgemeinde des Arbeitnehmers aus.
Zum 01.01.2012 sollte das neue Verfahren (ELStAM) erstmalig für den Lohnsteuerabzug eingesetzt werden. Wegen unerwarteter technischer Probleme
wurde der Start der elektronischen Lohnsteuerkarte aber verschoben. Ein Einsatz des elektronischen Abrufverfahrens ist derzeit zum 1. November 2012
mit Wirkung zum 1. Januar 2013 geplant. Die genaue Bestimmung des Starttermins und die damit verbundene Beendigung des Übergangszeitraums wird durch
ein BMF-Schreiben bekannt gegeben.
Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art. Sie gilt auch für 2011 und nach der Verzögerung der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
(ELStAM) auch für 2012 weiter und darf damit nicht vernichtet werden.
Wer den Arbeitsplatz wechselt, nimmt die Karte wie bisher mit (auch im Jahr 2011 bzw. 2012).
Für Berufseinsteiger, die für 2011 bzw. 2012 zum ersten Mal eine Lohnsteuerkarte benötigen, stellen die Finanzämter einen Antragsvordruck als Ersatzbescheinigung zur Verfügung. Das gilt auch beim Verlust der Lohnsteuerkarte 2010.
Für alle Änderungen und Eintragungen ist ab 2011 das Finanzamt zuständig.Wenn der Arbeitnehmer im Laufe der Jahre 2011 und 2012 eine Änderung seiner Steuerabzugsmerkmale (z. B. Freibeträge oder
Steuerklassenwechsel) beantragt, wird dies wie bisher vom Finanzamt auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragen.
Der Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuerkarte 2010 vom Finanzamt ändern zu lassen, wenn die Steuerklasse oder die Zahl der
Kinderfreibeträge zu seinen Gunsten von den tatsächlichen Verhältnissen abweicht.
Sonderregelung für ledige Arbeitnehmer, die im Jahr 2011 eine Ausbildung beginnen:
Berufseinsteiger in die Ausbildung sollen ohne Ersatzbescheinigung nach Steuerklasse I besteuert werden können.
Der Arbeitnehmer muss durch eine Erklärung bestätigen, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Die Sonderregelung wird bis zur Einführung
der ELStAM auch im Jahr 2012 gelten.
Nach der Einführung soll das Verfahren ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
allgemein angewendet werden.
Bei Arbeitsaufnahme gibt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber nur noch die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum bekannt. Alle Daten sind
beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und können vom Arbeitgeber dort elektronisch abgefragt werden.
Die mitgeteilten Lohnsteuerabzugsmerkmale bleiben für die Dauer des Arbeitsverhältnisses anwendbar. Änderungen werden den Arbeitgebern elektronisch
zum Abruf bereitgestellt.
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Bis zum 31.12.2008 erhielt jeder Bürger der BRD ein Schreiben, in dem ihm die Steueridentifikationsnummer (IdNr) und die gespeicherten Eckdaten mitgeteilt wurden. Die Nummer besteht aus 11 Ziffern, und soll keinen Rückschluss auf den Steuerpflichtigen ermöglichen. Die Steueridentifikationsnummer hat eine lebenslange Gültigkeit. Sie ist für die Einkommensteuer vorgesehen und auf den Bereich der Finanzverwaltung beschränkt. Ziel ist die Vereinfachung des Steuersystems. Die Steueridentifikationsnummer ist für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (elektronische Lohnsteuerkarte) notwendig. |
Informationen zur Steueridentifikationsnummer
Alle gesetzlichen Festlegungen zur Lohnsteuerkarte/Lohnsteuerabzugsmerkmale finden sie im § 39 EStG - Lohnsteuerabzugsmerkmale
Erläuterungen zu den Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte finden sie bei ELSTER für Arbeitgeber - Lohnsteuerkarte
Alle gesetzlichen Festlegungen zur Steuer-Identifikationsnummer finden sie im § 139a-d Abgabenordnung
Der Sozialversicherungsausweis
Jeder Arbeitnehmer bekommt von seinem Rentenversicherungsträger einen
Sozialversicherungsausweis. Auf ihm stehen der Name und die Versicherungsnummer.
Der Ausweis wird automatisch nach erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung zugeschickt.
Er ist bei Arbeitsbeginn dem Arbeitgeber vorzulegen.
Einige Beschäftigte mussten in den Ausweis ein Lichtbild einkleben und ihn während der Arbeit mit
sich führen. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, besteht ab 2009 eine Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten
(anstelle des Sozialversicherungsausweises) bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen in Wirtschaftsbranchen, in denen ein erhöhtes
Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht.
Gesetzliche Festlegungen des § 18h SGB IV zum Sozialversicherungsausweis.
Die Gestaltung des Ausweises erfolgt künftig durch die Deutsche Rentenversicherung Bund.
Ausländische Arbeitnehmer, die im Rahmen der Entsendung in Deutschland tätig sind, müssen die Zugehörigkeit zum ausländischen Sozialversicherungssystem durch die Bescheinigung A1 (bis 30.04.2010 Bescheinigung E 101) nachweisen. Siehe auch Seite Arbeitnehmer.
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