www.lohn-info.de  -  Informationen zur Lohn und Gehaltsabrechnung

Der Begriff Arbeitspapiere spielt bei der Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern eine Rolle.

Einstellung von Arbeitnehmern

Zu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags verlangen kann, gehören:

• Lohnsteuerkarte
• Sozialversicherungsausweis (Unbedingt eine Kopie anfertigen!)
• Arbeitszeugnis oder Abschlusszeugnis
• Kindergeldbescheinigung (nur bei Angestellten im öffentlichen Dienst und Beamten)
  In Deutschland erfolgt die Auszahlung des Kindergeldes über die Familienkassen der Agenturen für Arbeit. Bei Angestellten im öffentlichen Dienst und Beamten erfolgt die Auszahlung über den Arbeitgeber bzw. den Dienstherrn (§72 Abs.1 EStG).
• Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub)
• Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
• Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist
• vom früheren Arbeitgeber bei Ende des Arbeitsverhältnisses nach § 312 SGB III auszustellende Arbeitsbescheinigung
• Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung (Nur im Baugewerbe)
• Gesundheitszeugnis (Nur in der Lebensmittelbranche)
• Arbeitsgenehmigung (Nur bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten)
• Gesundheitsbescheinigung (Nur bei Jugendlichen)

Nach Vorlage beim Arbeitgeber sind das Arbeitszeugnis/Abschlusszeugnis, der Sozialversicherungsausweis und die Arbeitsbescheinigung dem Arbeitnehmer herauszugeben. Die anderen Arbeitsunterlagen hat der Arbeitgeber sorgfältig aufzubewahren.

Entlassung von Arbeitnehmern

Zu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Ende des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss, gehören:

• Arbeitszeugnis (§ 109 Gewerbeordnung - Zeugnis)
• Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
• Lohnsteuerkarte
• Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub)
• Unterlagen über die Betriebliche Altersversorgung
• Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung (Nur im Baugewerbe)
• Gesundheitszeugnis (Nur in der Lebensmittelbranche)
• Gesundheitsbescheinigung (Nur bei Jugendlichen)
• Arbeitsgenehmigung (Nur bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten)

Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland, müssen ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Die Lohnsteuerkarte stellt die Wohnortgemeinde des Arbeitnehmers aus.

Die Lohnsteuerkarte wird durch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab dem Abrechnungsjahr 2011 abgelöst. Damit ist die Lohnsteuerkarte 2010 die letzte ihrer Art. Den Arbeitgebern werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale für ihre Arbeitnehmer aber erst ab dem Jahr 2012 maschinell verwertbar zur Verfügung gestellt. Die Einführung des elektronischen Verfahrens erfolgt also stufenweise. Die Lohnsteuerkarte 2010 soll auch noch für das Jahr 2011 anwendbar sein. Arbeitgeber dürfen die Karte also nicht Ende 2010 vernichten, sondern ein weiteres Jahr aufbewahren. Wer den Arbeitsplatz wechselt, nimmt die Karte wie bisher mit (auch im Jahr 2011). Die ab 2012 mitgeteilten Lohnsteuerabzugsmerkmale bleiben für die Dauer des Arbeitsverhältnisses anwendbar. Änderungen werden den Arbeitgebern elektronisch zum Abruf bereitgestellt (ELSTER-Projekt).

Jeder Arbeitnehmer bekommt von seinem Rentenversicherungsträger einen Sozialversicherungsausweis. Auf ihm stehen der Name und die Versicherungsnummer. Der Ausweis wird automatisch nach erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung zugeschickt. Er ist bei Arbeitsbeginn dem Arbeitgeber vorzulegen.
Einige Beschäftigte mussten in den Ausweis ein Lichtbild einkleben und ihn während der Arbeit mit sich führen. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, besteht ab 2009 eine Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten (anstelle des Sozialversicherungsausweises) bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen in Wirtschaftsbranchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht.

Gesetzliche Festlegungen des § 18h SGB IV zum Sozialversicherungsausweis.

Die Gestaltung des Ausweises erfolgt künftig durch die Deutsche Rentenversicherung Bund.