Arbeitspapiere bei der Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern

Der Begriff Arbeitspapiere spielt bei der Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern eine Rolle.

Einstellung von Arbeitnehmern

Zu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags verlangen kann, gehören:

Angaben zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen und ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Der Arbeitgeber kann mit diesen Angaben alle für den Lohnsteuerabzug notwendigen Daten abrufen.
Bis zum Jahr 2013 gab es die Lohnsteuerkarte.
Kopie des Sozialversicherungsausweises bzw. Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit zugeteilter Sozialversicherungsnummer
Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr beim früheren Arbeitgeber gewährten und abgegoltenen Urlaub; entbehrlich bei Einstellung am 1. Januar)
Nachweis über die Elterneigenschaft, sofern in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) keine Kinderfreibeträge eingetragen sind (Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose).
Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist.
Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
Unterlagen über die Betriebliche Altersversorgung
Erstbelehrung gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz (Nur bei einer Tätigkeit im Bereich der Lebensmittelzubereitung, des Lebensmittelverkaufs oder in der Gastronomie)
Diese Erstbelehrung ersetzt das früher notwendige Gesundheitszeugnis. Die Belehrung wird vom Gesundheitsamt oder einem beauftragten Arzt durchgeführt. Sie darf vor erstmaliger Aufnahme einer Tätigkeit in den genannten Bereichen nicht älter als drei Monate sein. Über die Durchführung der Belehrung wird eine Bescheinigung ausgestellt, die dem Arbeitgeber vorgelegt werden muss.
Arbeitsgenehmigung (Nur bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten)
EU-Bürger benötigen weder eine Arbeitsgenehmigung noch eine Aufenthaltserlaubnis.
Gesundheitsbescheinigung (Erstuntersuchung bzw. Nachuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz)
Nur bei Jugendlichen (Personen die noch nicht 18 Jahre alt sind)
Bei Schwerbehinderten den Schwerbehindertennachweis.

Mit der Einstellung des ersten Beschäftigten (geringfügig entlohnt Beschäftigte, sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, Auszubildende) ist eine Betriebsnummer erforderlich.

Nach Vorlage beim Arbeitgeber sind das Arbeitszeugnis/Abschlusszeugnis und die Arbeitsbescheinigung dem Arbeitnehmer herauszugeben. Die anderen Arbeitsunterlagen hat der Arbeitgeber sorgfältig aufzubewahren.

Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers

Entlassung von Arbeitnehmern

Zu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Ende des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss, gehören:

Arbeitszeugnis (§ 109 Gewerbeordnung - Zeugnis)
Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
Ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Der Ausdruck ist auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Absatz 1 Satz 3 EStG).
Die Lohnsteuerkarte wurde im Jahr 2013 durch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt.
Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub)
Unterlagen über die Betriebliche Altersversorgung
Erstbelehrung gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz
Gesundheitsbescheinigung (Erstuntersuchung bzw. Nachuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz)
Arbeitsgenehmigung

Der Arbeitgeber hat kein Recht die Arbeitspapiere zurückzuhalten, selbst wenn er noch Forderungen gegen den Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis hat. Der Arbeitnehmer kann den Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere vor den Arbeitsgerichten einklagen. Hält der Arbeitgeber die Arbeitspapiere zurück, so macht er sich, wenn dem Arbeitnehmer aus der Zurückhaltung der Arbeitspapiere ein Schaden entsteht, schadensersatzpflichtig.

Informationen zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (Entlassung von Arbeitnehmern).

Lohnsteuerkarte - Steuer-ID - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland, mussten bis 2013 ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Die Lohnsteuerkarte stellte die Wohnortgemeinde des Arbeitnehmers aus.
Die Lohnsteuerkarte 2010 war die letzte ihrer Art. Die Gemeinden stellten für das Kalenderjahr 2011 keine Lohnsteuerkarten mehr aus. Die Gültigkeit der Lohnsteuerkarten 2010 sowie der später ausgestellten Ersatzbescheinigungen wurde bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM verlängert.

Das Bundesministerium der Finanzen hatte im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder den 1. November 2012 als Starttermin für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) bestimmt. Ab diesem Zeitpunkt bestand für die Arbeitgeber die Möglichkeit, die ELStAM der Arbeitnehmer mit Wirkung ab dem 1. Januar 2013 abzurufen und dem Lohnsteuerabzug 2013 zugrunde zu legen.
Die Arbeitgeber hatten die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abzurufen und anzuwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 galt als verspätet.

Für alle Änderungen und Eintragungen ist ab 2011 das Finanzamt zuständig.

Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber bei Arbeitsaufnahme nur noch die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen und erklären ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Alle Daten sind beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und können vom Arbeitgeber dort elektronisch abgefragt werden.
Die mitgeteilten Lohnsteuerabzugsmerkmale bleiben für die Dauer des Arbeitsverhältnisses anwendbar. Änderungen werden den Arbeitgebern elektronisch zum Abruf bereitgestellt.

Bis zum 31.12.2008 erhielt jeder Bürger der BRD ein Schreiben, in dem ihm die Steueridentifikationsnummer (IdNr) und die gespeicherten Eckdaten mitgeteilt wurden. Die Nummer besteht aus 11 Ziffern, und soll keinen Rückschluss auf den Steuerpflichtigen ermöglichen. Die Steueridentifikationsnummer hat eine lebenslange Gültigkeit. Sie ist für die Einkommensteuer vorgesehen und auf den Bereich der Finanzverwaltung beschränkt. Ziel ist die Vereinfachung des Steuersystems. Die Steueridentifikationsnummer ist für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (elektronische Lohnsteuerkarte) notwendig.

Informationen zur Steueridentifikationsnummer

Alle gesetzlichen Festlegungen zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen finden sie im § 39 EStG - Lohnsteuerabzugsmerkmale

Der Sozialversicherungsausweis bzw. Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit zugeteilter Sozialversicherungsnummer

Bis Ende 2010 bekam jeder Arbeitnehmer von seinem Rentenversicherungsträger einen Sozialversicherungsausweis. Seit Januar 2011 ist der Sozialversicherungsausweis in der früheren Form entfallen. Stattdessen erhält jeder Arbeitnehmer ein Schreiben seines Rentenversicherungsträgers, worin ihm seine Sozialversicherungsnummer mitgeteilt wird. Der Inhalt und die Funktion des Schreibens decken sich mit dem bisherigen Sozialversicherungsausweis.

Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wird der Sozialversicherungsausweis durch den Versicherungsnummernnachweis ersetzt. Aufhebung § 18h SGB IV (Ausstellung des Sozialversicherungsausweises).
Die Pflicht zur Vorlage eines Sozialversicherungsausweises wird durch den automatisierten Abruf der Versicherungsnummer seitens des Arbeitgebers bei der Datenstelle der Rentenversicherung abgelöst.
Die bisherige Regelung in § 18h SGB IV zur Ausstellung eines Sozialversicherungsausweises ist mittlerweile faktisch gegenstandslos, da ein Sozialversicherungsausweis schon seit vielen Jahren nicht mehr ausgestellt, sondern den Versicherten lediglich ein Nachweis über die Versicherungsnummer übermittelt wird. Diese Praxis wird jetzt auch gesetzlich geregelt. Im Rahmen der Meldeverfahren erfolgt zukünftig in jedem Fall, in dem einem Arbeitgeber keine Versicherungsnummer vorgelegt wird, automatisch eine Abfrage zur Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung. Eine Pflicht zur Vorlage des Versicherungsnummernachweises entfällt damit.

Ein unverzichtbares Merkmal für das Meldeverfahren ist die Rentenversicherungsnummer (Sozialversicherungsnummer).

Ausländische Arbeitnehmer, die im Rahmen der Entsendung in Deutschland tätig sind, müssen die Zugehörigkeit zum ausländischen Sozialversicherungssystem durch die Bescheinigung A1 (bis 30.04.2010 Bescheinigung E 101) nachweisen. Siehe auch Seite Arbeitnehmer.

Historisches
Die Rentenversicherungsnummer (Sozialversicherungsnummer) wurde früher dem Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis) entnommen:

Versicherungsnummer im Sozialversicherungsausweis

Quelle: Deutsche Rentenversicherung

Einige Beschäftigte mussten in den Ausweis ein Lichtbild einkleben und ihn während der Arbeit mit sich führen. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, besteht ab 2009 eine Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten (anstelle des Sozialversicherungsausweises) bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen in Wirtschaftsbranchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz - Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren).

Die gesetzlichen Festlegungen zum Sozialversicherungsausweis fanden sich im § 18h SGB IV. Die Gestaltung des Ausweises erfolgte durch die Deutsche Rentenversicherung Bund.