Lohnsteuerabzug - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

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Das Lohnsteuerabzugsverfahren - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Aktuelles

Der Start des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (elektronische Lohnsteuerkarte) verzögert sich.
Information auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums:

Der Start der elektronischen Lohnsteuerkarte wurde wegen unerwarteter technischer Probleme bundesweit um ein Jahr auf den 1. Januar 2013 verschoben. Gründe hierfür sind Verzögerungen bei der technischen Erprobung des Abrufverfahrens.

Die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung 2011 (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und Freibeträge) gelten bis zum 31.12.2012 weiter.
Bei einem Arbeitgeberwechsel muss der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung 2011 aushändigen.

Informationsschreiben Arbeitnehmer des Bundesministeriums der Finanzen vom 18.11.2011:

Hinweise an Arbeitnehmer für den Lohnsteuerabzug 2012
Die Eintragungen auf Ihrer letztmalig ausgestellten Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung 2011 (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und ggf. Freibeträge) gelten daher bis zum Start des elektronischen Verfahrens weiter. Bei einem Arbeitgeberwechsel müssen Sie - wie bisher - dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung 2011 aushändigen.
Haben sich gegenüber den Eintragungen auf Ihrer Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheinigung 2011 keine Änderungen ergeben, müssen Sie nichts weiter veranlassen.
Nur bei Änderungen, die nicht auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheinigung 2011 eingetragen sind, müssen Sie Ihren Arbeitgeber informieren. Dazu können Sie dem Arbeitgeber alternativ folgende Unterlagen vorlegen:

Informationsschreiben Ihres Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) ab 1. Januar 2012. Bitte verwenden Sie dieses nur, wenn die Angaben darin zutreffend sind.

Ausdruck der ab 2012 gültigen ELStAM. Diesen erhalten Sie von Ihrem zuständigen Finanzamt.

Ein eventuell falscher Lohnsteuerabzug kann ggf. mit Beginn des elektronischen Verfahrens richtig gestellt werden. Sollte das Verfahren nicht in 2012 starten, kann ein falscher Lohnsteuerabzug nur durch eine Einkommensteuerveranlagung 2012 berichtigt werden.

Jeder Arbeitnehmer wurde Ende September bzw. Anfang Oktober 2011 schriftlich über seine Lohnsteuerabzugsmerkmale 2012 von der Finanzverwaltung informiert.

Das ELENA-Verfahren wird eingestellt. Der Stopp des ELENA-Verfahrens betrifft aber nicht das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerkarte bzw. der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM).
Es handelt sich um zwei verschiedene Verfahren mit unterschiedlichem Zweck. Die Datenbanken sind völlig unabhängig voneinander. Es gibt auch keinen Datenaustausch.

Grundsätzliches

In Zukunft sollen die Besteuerungsmerkmale der Vorderseite der Lohnsteuerkarte zentral durch die Finanzbehörden verwaltet werden.

ELStAM bedeutet "Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale". Diese werden bis zum Jahr 2011 nach und nach in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern aufgebaut. Die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und dem Finanzamt soll so beschleunigt werden und der Papierkram soll entfallen.

Zum 01.01.2012 sollte das neue Verfahren (ELStAM) erstmalig für den Lohnsteuerabzug eingesetzt werden. Wegen unerwarteter technischer Probleme wurde der Start der elektronischen Lohnsteuerkarte aber verschoben. Ein Einsatz des elektronischen Abrufverfahrens ist derzeit zum 1. November 2012 mit Wirkung zum 1. Januar 2013 geplant. Die genaue Bestimmung des Starttermins und die damit verbundene Beendigung des Übergangszeitraums wird durch ein BMF-Schreiben bekannt gegeben.

Der Arbeitnehmer kann einen oder mehrere zum Abruf von ELStAM berechtigte Arbeitgeber benennen (Abrufberechtigung = Positivliste) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung ausschließen (Abrufsperre = Negativliste).

Mit dem Start des neuen Verfahrens kann der Arbeitnehmer seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale im ElsterOnline-Portal einsehen.

Nach dem Starttermin ist der Arbeitgeber verpflichtet, die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für den Abruf der ELStAM anzumelden und die ELStAM für die darauf folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen. Diese sind in das Lohnkonto zu übernehmen und gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe anzuwenden.

Der Arbeitgeber hat die ELStAM in der ersten auf den Abruf folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer deutlich erkennbar auszuweisen. Der Arbeitnehmer hat dem Finanzamt alle erforderlichen Änderungen mitzuteilen. Für den Arbeitgeber besteht eine Verpflichtung, die elektronisch bereitgestellten Änderungen zu den ELStAM abzurufen.

Zum Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr 2011 und der Einführung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale existiert ein BMF-Schreiben.

Zum Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr 2012 und der Einführung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab 2013 existiert auch ein BMF-Schreiben

Grundsätze für 2012

Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 06.12.2011 zum Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr 2012:

1. Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung
Die Lohnsteuerkarte 2010 sowie die nach § 52b Absatz 3 EStG vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 (Ersatzbescheinigung 2011) oder eine vom Finanzamt bereits ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2012 (Ersatzbescheinigung 2012) und die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) bleiben bis zum Start des elektronischen Verfahrens weiterhin gültig und sind dem Lohnsteuerabzug in 2012 zugrunde zu legen (§ 52b Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 EStG). Ein erneuter Antrag des Arbeitnehmers ist hierfür nicht erforderlich. Daraus folgt, dass die zuletzt eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale - unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit - vom Arbeitgeber auch im Lohnsteuerabzugsverfahren 2012 zu berücksichtigen sind. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die einzelnen Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Grunde bzw. der Höhe nach noch vorliegen.
....

2. Andere Nachweise
Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, im Übergangszeitraum 2012 von der Lohnsteuerkarte 2010 oder von der Ersatzbescheinigung 2011 abweichende Besteuerungsmerkmale nachzuweisen; siehe hierzu unter Tz. II. 1.
II. Arbeitnehmer
1. Nachweis der Lohnsteuerabzugsmerkmale für das Kalenderjahr 2012 (Vereinfachungsregelung)
Sind aufgrund geänderter Lebensverhältnisse für das Kalenderjahr 2012 gegenüber den Verhältnissen des Jahres 2011 abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale maßgebend, kann das Finanzamt die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011 berichtigen. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses die im Übergangszeitraum 2012 anzuwendenden Lohnsteuerabzugsmerkmale auch anhand folgender amtlicher Bescheinigungen nachweisen:

Mitteilungsschreiben des Finanzamts zur "Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)" nach § 52b Absatz 9 EStG oder

Ausdruck oder sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts mit den ab dem 1. Januar 2012 oder zu einem späteren Zeitpunkt im Übergangszeitraum 2012 gültigen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Das Mitteilungsschreiben oder der Ausdruck bzw. die sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts sind nur dann für den Arbeitgeber maßgebend, wenn ihm gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011 für das erste Dienstverhältnis des Arbeitnehmers vorliegt (Steuerklassen I bis V).
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2. Arbeitgeberwechsel
Wechselt der Arbeitnehmer im Übergangszeitraum 2012 seinen Arbeitgeber, hat er sich die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011 sowie eine ggf. vom Finanzamt ausgestellte amtliche Bescheinigung (Tz. II. 1) vom bisherigen Arbeitgeber aushändigen zu lassen und dem neuen Arbeitgeber vorzulegen.

3. Anzeigepflichten des Arbeitnehmers gegenüber dem Finanzamt
Weicht die Eintragung der Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder der Ersatzbescheinigung 2011 von den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres 2012 zu Gunsten des Arbeitnehmers ab oder ist die Steuerklasse II bescheinigt und entfallen die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende (§ 24b EStG) im Laufe des Kalenderjahres 2012, besteht auch im Jahr 2012 - wie bisher - eine Anzeigepflicht des Arbeitnehmers gegenüber dem Finanzamt (§ 52b Absatz 2 Satz 2 und 3 EStG).
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4. Ersatzbescheinigung 2012
Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011, die im Übergangszeitraum 2012 Lohnsteuerabzugsmerkmale für ein neues oder weiteres Dienstverhältnis benötigen, haben beim Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2012 (Ersatzbescheinigung 2012) zu beantragen (§ 52b Absatz 3 EStG).
....

Überblick zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale - ELStAM)

Das Jahr 2011 und nach der Verzögerung der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) auch das Jahr 2012 stellen einen Übergangszeitraum dar. Die folgende Tabelle soll den Zusammenhang erläutern.

Wer im Jahr 2012 ein neues Arbeitsverhältnis beginnt und keine Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung für 2011 besitzt, muss beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung 2012 beantragen.

Bisheriges Verfahren bis einschließlich 2010	Übergangszeitraum (2011 und 2012)	Neues Verfahren ab 01.01.2013
Die Gemeinden haben für das erste und jedes weitere Dienstverhältnis die Lohnsteuerkarten mit den Besteuerungsmerkmalen auszustellen und dem Arbeitnehmer zu übermitteln. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte zu Beginn des Kalenderjahres bzw. des Beschäftigungsverhältnisses vorzulegen. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug nach den auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmalen durchzuführen. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.	Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art. Die Gemeinden stellen für das Kalenderjahr 2011 keine Lohnsteuerkarten mehr aus. Es sind grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Lohnsteuerabzugsverfahrens anzuwenden. Die Gültigkeit der Lohnsteuerkarten 2010 wird bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM verlängert. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter aufbewahren und darf sie nicht vernichten. Bei einem Arbeitgeberwechsel oder bei der Beendigung des Dienstverhältnisses im Übergangszeitraum muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 nach Beendigung des Dienstverhältnisses aushändigen. Für sämtliche Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 mit Wirkung ab dem 01.01.2011 geht die Zuständigkeit von den Gemeinden auf die Finanzverwaltung (Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers) über. Der Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuerkarte 2010 vom Finanzamt ändern zu lassen, wenn die bescheinigten Daten (Steuerklasse, Kinderfreibeträge) von den tatsächlichen Verhältnissen zu seinen Gunsten abweichen. Für Berufseinsteiger, die für 2011 bzw. 2012 zum ersten Mal eine Lohnsteuerkarte benötigen, stellen die Finanzämter einen Antragsvordruck als Ersatzbescheinigung zur Verfügung. Das gilt auch beim Verlust der Lohnsteuerkarte 2010. Sonderregelung für ledige Arbeitnehmer, die im Jahr 2011 eine Ausbildung beginnen: Berufseinsteiger in die Ausbildung sollen ohne Ersatzbescheinigung nach Steuerklasse I besteuert werden können. Der Arbeitnehmer muss durch eine Erklärung bestätigen, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Die Sonderregelung wird bis zur Einführung der ELStAM auch im Jahr 2012 gelten.	Die bisherigen Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer werden beibehalten. Den Arbeitgebern werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für die Arbeitnehmer maschinell verwertbar zum Abruf zur Verfügung gestellt. Der Arbeitgeber hat die ELStAM abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen. Die ELStAM sind für die Dauer des Dienstverhältnisses anzuwenden. Etwaige Änderungen stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber zum Abruf bereit.

Härtefallregelung

Für einen Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt beschäftigt, gibt es eine Härtefallregelung.
§ 39e Abs. 7 EStG:

Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass er nicht am Abrufverfahren teilnimmt. Dem Antrag eines Arbeitgebers ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt im Sinne des § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt, ist stattzugeben. Der Arbeitgeber hat dem Antrag unter Angabe seiner Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Verzeichnis der beschäftigten Arbeitnehmer mit Angabe der jeweiligen Identifikationsnummer und des Tages der Geburt des Arbeitnehmers beizufügen. Der Antrag ist nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck jährlich zu stellen und vom Arbeitgeber zu unterschreiben. Das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt dem Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs für ein Kalenderjahr eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers (Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug) sowie etwaige Änderungen. Diese Bescheinigung sowie die Änderungsmitteilungen sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen und bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren. Absatz 5 Satz 1 und 2 sowie Absatz 6 Satz 3 gelten entsprechend. Der Arbeitgeber hat den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt mitzuteilen.