Das Lohnsteuerabzugsverfahren - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Grundsätzliches

Bei den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen sind. Jeder Arbeitnehmer wurde Ende September bzw. Anfang Oktober 2011 schriftlich über seine Lohnsteuerabzugsmerkmale 2012 von der Finanzverwaltung informiert.

ELStAM bedeutet "Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale". Diese wurden bis zum Jahr 2011 nach und nach in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern aufgebaut. Die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und dem Finanzamt soll so beschleunigt werden und der Papierkram soll entfallen.

Mit der Einführung von ELStAM wird der zweite Schritt im elektronischen Lohnsteuer-Verfahren vollzogen. Im ersten Schritt wurden die Eintragungen, die der Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte vorzunehmen hatte (Lohnsteuerbescheinigung), in einem elektronischen Verfahren (elektronische Lohnsteuerbescheinigung) umgesetzt.

Zum 01.01.2012 sollte das neue Verfahren (ELStAM) erstmalig für den Lohnsteuerabzug eingesetzt werden. Wegen unerwarteter technischer Probleme wurde der Start der elektronischen Lohnsteuerkarte aber verschoben. Der Start des elektronischen Abrufverfahrens wurde zum 1. November 2012 mit Wirkung zum 1. Januar 2013 vollzogen. Die ELStAM mussten spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abgerufen und angewendet werden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 war verspätet.
Die Lohnsteuerkarte 2010 und weitere Papierbescheinigungen durften erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 vernichtet werden. Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Ablauf des Kalenderjahres 2014 hatte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 zurückzugeben.

Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber nur noch Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum mitteilen und ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Der Arbeitgeber kann mit diesen Angaben alle für den Lohnsteuerabzug notwendigen Daten abrufen.
§ 39e Absatz 4 EStG:

Der Arbeitnehmer hat jedem seiner Arbeitgeber bei Eintritt in das Dienstverhältnis zum Zweck des Abrufs der Lohnsteuerabzugsmerkmale mitzuteilen,
  1. wie die Identifikationsnummer sowie der Tag der Geburt lauten,
  2. ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt (§ 38b Absatz 1 Satz 2 Nummer 6) und
  3. ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll.
Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung abzurufen und sie in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer zu übernehmen. Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale hat sich der Arbeitgeber zu authentifizieren und seine Wirtschafts-Identifikationsnummer, die Daten des Arbeitnehmers nach Satz 1 Nummer 1 und 2, den Tag des Beginns des Dienstverhältnisses und etwaige Angaben nach Satz 1 Nummer 3 mitzuteilen. Zur Plausibilitätsprüfung der Identifikationsnummer hält das Bundeszentralamt für Steuern für den Arbeitgeber entsprechende Regeln bereit. Der Arbeitgeber hat den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich dem Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung mitzuteilen. Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit der Durchführung des Lohnsteuerabzugs, hat sich der Dritte für den Datenabruf zu authentifizieren und zusätzlich seine Wirtschafts-Identifikationsnummer mitzuteilen. Für die Verwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten die Schutzvorschriften des § 39 Absatz 8 und 9 sinngemäß.

Der Arbeitnehmer kann einen oder mehrere zum Abruf von ELStAM berechtigte Arbeitgeber benennen (Abrufberechtigung = Positivliste) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung ausschließen (Abrufsperre = Negativliste).
§ 39e Absatz 6 EStG:

Gegenüber dem Arbeitgeber gelten die Lohnsteuerabzugsmerkmale (§ 39 Absatz 4) mit dem Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale als bekannt gegeben. Einer Rechtsbehelfsbelehrung bedarf es nicht. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den nach Absatz 5 Satz 2 darin ausgewiesenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ausgehändigt oder elektronisch bereitgestellt hat. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind dem Steuerpflichtigen auf Antrag vom zuständigen Finanzamt mitzuteilen oder elektronisch bereitzustellen. Wird dem Arbeitnehmer bekannt, dass die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Gunsten von den nach § 39 zu bildenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen abweichen, ist er verpflichtet, dies dem Finanzamt unverzüglich mitzuteilen. Der Steuerpflichtige kann beim zuständigen Finanzamt
  1. den Arbeitgeber benennen, der zum Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen berechtigt ist (Positivliste) oder nicht berechtigt ist (Negativliste). Hierfür hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer seine Wirtschafts-Identifikationsnummer mitzuteilen. Für die Verwendung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gelten die Schutzvorschriften des § 39 Absatz 8 und 9 sinngemäß; oder
  2. die Bildung oder die Bereitstellung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale allgemein sperren oder allgemein freischalten lassen.
Macht der Steuerpflichtige von seinem Recht nach Satz 6 Gebrauch, hat er die Positivliste, die Negativliste, die allgemeine Sperrung oder die allgemeine Freischaltung in einem bereitgestellten elektronischen Verfahren oder nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck dem Finanzamt zu übermitteln. Werden wegen einer Sperrung nach Satz 6 einem Arbeitgeber, der Daten abrufen möchte, keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt, wird dem Arbeitgeber die Sperrung mitgeteilt und dieser hat die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln.

Mit dem Start des neuen Verfahrens kann der Arbeitnehmer seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale im ElsterOnline-Portal einsehen.

Nach dem Starttermin ist der Arbeitgeber verpflichtet, die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für den Abruf der ELStAM anzumelden und die ELStAM für die darauf folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen. Diese sind in das Lohnkonto zu übernehmen und gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe anzuwenden.

Der Arbeitgeber hat die ELStAM in der ersten auf den Abruf folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer deutlich erkennbar auszuweisen. Der Arbeitnehmer hat dem Finanzamt alle erforderlichen Änderungen mitzuteilen. Für den Arbeitgeber besteht eine Verpflichtung, die elektronisch bereitgestellten Änderungen zu den ELStAM abzurufen.

Definition der Lohnsteuerabzugsmerkmale

Lohnsteuerabzugsmerkmale sind nach § 39 Absatz 4 EStG:

  1. Steuerklasse (§ 38b Absatz 1) und Faktor (§ 39f),
  2. Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV (§ 38b Absatz 2),
  3. Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag (§ 39a),
  4. Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung (§ 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d) für die Dauer von zwölf Monaten, wenn der Arbeitnehmer dies beantragt,
  5. Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist, wenn der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber dies beantragt.

Beim Lohnsteuerabzug wird in der Steuerklasse II immer der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende für ein Kind (ab 2015: 1.908 €) berücksichtigt, auch wenn beim Arbeitnehmer mehrere berücksichtigungsfähige Kinder vorhanden sind. Ein Arbeitnehmer, dem für weitere in seinem Haushalt lebende Kinder ein Erhöhungsbetrag beim Entlastungsbetrag für Alleinerziehende zusteht, kann ab 2015 bei seinem zuständigen Wohnsitzfinanzamt die Bildung eines Freibetrags beantragen.
Das Finanzamt bildet dann den Freibetrag als ELStAM in Höhe von jeweils 240 € für das zweite und jedes weitere zu berücksichtigende Kind. Auf Antrag des Arbeitnehmers gilt dieser Freibetrag dann längstens für einen Zeitraum von zwei Jahren und muss danach wieder beim örtlich zuständigen Wohnsitzfinanzamt neu beantragt werden.

Dazu kommt die Mitteilung über die Zugehörigkeit des Arbeitnehmers zu einer kirchensteuererhebenden Religionsgemeinschaft (Kirchensteuerabzugsmerkmal). Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet, die Kirchensteuer einzubehalten (§ 51a EStG).

Fehler in der ELStAM-Datenbank

Das Bundeszentralamt für Steuern speichert die für den Lohnsteuerabzug maßgebenden Merkmale in einer zentralen Datenbank (ELStAM-Datenbank) und teilt diese den Arbeitgebern monatlich automatisch mit. Dabei kam es schon zu mehreren Pannen.
Auszug aus der Mitteilung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe vom 04.08.2015:

Für einzelne Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wurde den Arbeitgebern Anfang Juli die falsche Steuerklasse aus der ELStAM-Datenbank übermittelt. So erhielten verheiratete Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit bisher Steuerklasse 3 fälschlicherweise Steuerklasse 1 und zwar rückwirkend zum 1. Januar 2015. Sofern Arbeitgeber die mitgeteilte Steuerklasse angewandt und den Lohnsteuerabzug ab Beginn des Jahres korrigiert haben, haben die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Juli unverschuldet einen zu geringen oder gar keinen Arbeitslohn mehr erhalten.

Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe weist am 18.09.2015 auf einen erneuten Fehler in der ELStAM-Datenbank hin.
Auszug aus der Mitteilung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe:

Aufgrund eines bundesweiten technischen Fehlers in der ELStAM-Datenbank wurde für einzelne Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Steuerklasse automatisch von Steuerklasse 3 auf Steuerklasse 4 geändert und deren Arbeitgebern Anfang September elektronisch mitgeteilt.

Die Finanzämter können den Fehler selbst nicht erkennen, sondern sind auf die Hinweise der Betroffenen angewiesen. Deshalb müssen zur Fehlerberichtigung Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Korrektur bei ihrem Finanzamt formlos beantragen. Zu Beginn des auf die Antragsstellung folgenden Monats erhalten die Arbeitgeber die dann wieder zutreffende Steuerklasse elektronisch mitgeteilt.
Um bis zu diesem Zeitpunkt den richtigen Lohnsteuerabzug zu gewährleisten und einen finanziellen Nachteil für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu vermeiden, erhalten diese zusätzlich von ihrem Wohnsitzfinanzamt eine Papierbescheinigung mit der zutreffenden Steuerklasse zur Abgabe beim Arbeitgeber. Diese Bescheinigung tritt für den Arbeitgeber vorübergehend an die Stelle der elektronischen ELStAM. Die auf der Bescheinigung eingetragene Steuerklasse ist für den Lohnsteuerabzug maßgebend.

Überblick zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale - ELStAM)

Das Jahr 2011 und nach der Verzögerung der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) auch die Jahre 2012 und 2013 stellten einen Übergangszeitraum dar. Die folgende Tabelle soll den Zusammenhang erläutern.

Bisheriges Verfahren bis einschließlich 2010 Übergangszeitraum
(2011 und 2012)
Neues Verfahren war ab 01.01.2013 möglich
Ab Dezember­abrechnung 2013 müssen ELStAM angewendet werden.
Die Gemeinden haben für das erste und jedes weitere Dienstverhältnis die Lohnsteuerkarten mit den Besteuerungs­merkmalen auszustellen und dem Arbeitnehmer zu übermitteln.
Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte zu Beginn des Kalenderjahres bzw. des Beschäftigungs­verhältnisses vorzulegen.
Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug nach den auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte bescheinigten Lohnsteuer­abzugsmerkmalen durchzuführen.
Die Lohnsteuer­abzugsmerkmale sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.
Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art.
Die Gemeinden stellen für das Kalenderjahr 2011 keine Lohnsteuerkarten mehr aus.
Es sind grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Lohnsteuerabzugs­verfahrens anzuwenden.
Die Gültigkeit der Lohnsteuerkarten 2010 wird bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM verlängert.
Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter aufbewahren und darf sie nicht vernichten.
Bei einem Arbeitgeberwechsel oder bei der Beendigung des Dienstverhältnisses im Übergangszeitraum muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 nach Beendigung des Dienstverhältnisses aushändigen.
Für sämtliche Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 mit Wirkung ab dem 01.01.2011 geht die Zuständigkeit von den Gemeinden auf die Finanzverwaltung (Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers) über.
Der Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuerkarte 2010 vom Finanzamt ändern zu lassen, wenn die bescheinigten Daten (Steuerklasse, Kinderfreibeträge) von den tatsächlichen Verhältnissen zu seinen Gunsten abweichen.
Für Berufseinsteiger, die für 2011 bzw. 2012 zum ersten Mal eine Lohnsteuerkarte benötigen, stellen die Finanzämter einen Antragsvordruck als Ersatzbescheinigung zur Verfügung. Das gilt auch beim Verlust der Lohnsteuerkarte 2010.
Sonderregelung für ledige Arbeitnehmer, die im Jahr 2011 eine Ausbildung beginnen: Berufseinsteiger in die Ausbildung sollen ohne Ersatzbescheinigung nach Steuerklasse I besteuert werden können. Der Arbeitnehmer muss durch eine Erklärung bestätigen, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Die Sonderregelung wird bis zur Einführung der ELStAM auch im Jahr 2012 gelten.
Das Bundesministerium der Finanzen hat im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder den 1. November 2012 als Starttermin für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuer­abzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) bestimmt. Ab diesem Zeitpunkt besteht für die Arbeitgeber die Möglichkeit, die ELStAM der Arbeitnehmer mit Wirkung ab dem 1. Januar 2013 abzurufen und dem Lohnsteuerabzug 2013 zugrunde zu legen. Der Arbeitgeber hat die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungs­zeitraum abzurufen und anzuwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet.
Die ELStAM sind für die Dauer des Dienstverhältnisses anzuwenden.
Etwaige Änderungen stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber zum Abruf bereit.
Für ledige Auszubildende, die im Jahr 2013 eine Ausbildung als erstes Dienstverhältnis beginnen, gelten vereinfachende Regelungen (Fortführung der Sonderregelung aus 2011 und 2012. Der Arbeitgeber kann bei diesen Auszubildenden für den ELStAM-Abruf ein erstes Dienstverhältnis anmelden, wenn ihm dies der Auszubildende schriftlich bestätigt. Der Vorlage der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung bedarf es dabei nicht. Wendet der Arbeitgeber noch keine ELStAM an, kann er ebenfalls ohne Vorlage einer Papierbescheinigung die Steuerklasse I anwenden.

Anmeldung von geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer

Bei der Lohnabrechnung von geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber entscheiden, ob er die Lohnsteuer anhand der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder pauschal nach § 40a Absatz 2 EStG berechnet. Wenn der Arbeitgeber die Besteuerung individuell nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vornehmen will, ist auch bei geringfügig Beschäftigten eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank erforderlich.

Die Zahlung von steuerfreien Lohnbestandteilen, wie Direktversicherungsbeiträgen ist nur möglich, wenn es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Ein erstes Arbeitsverhältnis kann auch bei geringfügigen Beschäftigungen vorliegen. Um den sicheren Nachweis des ersten Arbeitsverhältnisses zu erhalten, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die ELStAM-Datenbank anmelden und sich dabei als Hauptarbeitgeber benennen. Durch die Anmeldung wird der Arbeitgeber nicht gezwungen, die Lohnsteuer nach den individuellen Merkmalen zu berechnen. Er kann trotzdem die Pauschalversteuerung durchführen.

Härtefallregelung

Für einen Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt beschäftigt, gibt es eine Härtefallregelung.
§ 39e Abs. 7 EStG:

Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass er nicht am Abrufverfahren teilnimmt. Dem Antrag eines Arbeitgebers ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt im Sinne des § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt, ist stattzugeben. Der Arbeitgeber hat dem Antrag unter Angabe seiner Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Verzeichnis der beschäftigten Arbeitnehmer mit Angabe der jeweiligen Identifikationsnummer und des Tages der Geburt des Arbeitnehmers beizufügen. Der Antrag ist nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck jährlich zu stellen und vom Arbeitgeber zu unterschreiben. Das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt dem Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs für ein Kalenderjahr eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers (Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug) sowie etwaige Änderungen. Diese Bescheinigung sowie die Änderungsmitteilungen sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen und bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren. Absatz 5 Satz 1 und 2 sowie Absatz 6 Satz 3 gelten entsprechend. Der Arbeitgeber hat den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt mitzuteilen.

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