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Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Arbeitnehmer
Arbeitnehmerbegriff
Die Frage, ob jemand eine selbstständige Tätigkeit oder abhängige Beschäftigung ausübt ist ein zentrales Problem. Die Feststellung der sogenannten Arbeitnehmereigenschaft hat im Lohnsteuerrecht und im Sozialversicherungsrecht eine entscheidende Bedeutung.
Zunehmend versuchen Unternehmer weisungsabhängige Tätigkeiten aus ihrem Betrieb auszulagern und an selbständige Subunternehmer zu übertragen. Die Arbeitgeber versprechen sich bei der Ausgliederung die Einsparung von Lohnnebenkosten und die Verringerung arbeitsrechtlicher Risiken. Manche Arbeitnehmer sehen die selbstständige Tätigkeit als gewinnträchtiger an.
Arbeitnehmer im steuerlichen Sinne ist:
- Wer in den Betrieb eines Arbeitgebers eingebunden ist
- Wer Weisungsgebunden ist
- Wer kein Unternehmerrisiko trägt
Nach § 1 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung sind alle Personen die im öffentlichen oder privaten Dienst angestellt oder beschäftigt sind oder waren und die aus diesem Dienstverhältnis oder einem Früheren Arbeitslohn beziehen Arbeitnehmer.
Arbeitnehmer im sozialversicherungsrechtlichen Sinne ist, wer persönlich und wirtschaftlich vom Arbeitgeber abhängig ist.
Besteht Unklarheit über die Arbeitnehmereigenschaft, können Selbstständige (Arbeitnehmer) oder ihre Auftraggeber bei der Deutschen Rentenversicherung Bund eine Statusfeststellung einleiten, durch die eine Tätigkeit als selbstständig oder Beschäftigung definiert wird.
Der Arbeitgeber kann auch eine Auskunft beim Finanzamt (Anrufungsauskunft nach § 42e EStG) einholen.
Abgrenzung einer abhängigen Beschäftigung von einer selbstständigen Tätigkeit
Ausschlaggebend für die Abgrenzung einer abhängigen Beschäftigung von einer selbstständigen Tätigkeit sind immer die Gesamtumstände des Einzelfalles. Die Rechtsprechung hat eine Reihe von Merkmalen entwickelt, die bei der Abgrenzung helfen.
Merkmale für eine selbstständige Tätigkeit sind:
- Tätigwerden für mehrere Arbeitgeber
- Beschäftigung von versicherungspflichtigen Arbeitnehmern, gegenüber denen Weisungsbefugnis besteht
Merkmale für eine abhängige Beschäftigung sind:
- die Verpflichtung, in Räumen des Auftraggebers zu arbeiten
- die uneingeschränkte Verpflichtung, allen Weisungen des Auftraggebers Folge zu leisten
- die Verpflichtung, dem Auftraggeber regelmäßig in kurzen Abständen detaillierte Berichte abzugeben
- das Verbot, eigene Arbeitnehmer einzustellen
Im Zweifelsfall kann man einen Bescheid der Krankenkasse verlangen oder das Statusfeststellungsverfahren bei der Rentenversicherung einleiten.
Statusfeststellungsverfahren für geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH sowie mitarbeitende Ehegatten und Lebenspartner des Arbeitgebers
Die Beurteilung der Frage, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt, ist bei Gesellschaftern und Mitunternehmern, die im Betrieb mitarbeiten, besonders schwierig. Entscheidend ist in erster Linie die Rechtsform des Unternehmens.
Bei der Beschäftigung von Ehegatten gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Die Neuregelung der Problematik der Sozialversicherungspflicht für mitarbeitende Familienangehörige erfolgte mit dem IV. Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt ("Hartz IV") zum 01.01.2005.
Beschäftigungsverhältnisse zwischen Ehegatten führen zur Versicherungspflicht in der Sozialversicherung, wenn nicht nur eine Mithilfe auf Grund der Familienzugehörigkeit, sondern ein Vertragsverhältnis besteht, wie es auch zwischen Dritten üblich ist. Das Arbeitsverhältnis muss klar vereinbart, ernsthaft gewollt und tatsächlich durchgeführt werden.
Seit dem 01.01.2008 werden auch die Beschäftigungen von sog. Abkömmlingen (Kinder und Enkel), einer besonderen Überprüfung unterzogen.
Im Datensatz "Meldung zur Sozialversicherung" sind zwei Statuskennzeichen enthalten.
- Das Statuskennzeichen 1 ist für ein Beschäftigungsverhältnis zum Arbeitgeber als Ehegatte, Lebenspartner oder Abkömmling anzugeben.
- Das Statuskennzeichen 2 ist für eine Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH anzugeben.
Aufgrund des Statuskennzeichens 1 prüft die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund von Amt wegen, ob diese zu Recht als versicherungspflichtig Beschäftigte angemeldet wurden. Es wird also ohne Antrag der Betroffenen oder ihrer Arbeitgeber ihr Status als Beschäftigter sozialversicherungsrechtlich überprüft. Anschließend wird eine verbindliche Entscheidung in Form eines Verwaltungsakts getroffen.
Die Zuständigkeit für die Beurteilung der Versicherungsverhältnisse war bis 31.05.2010 zweigeteilt.
Anmeldungen mit dem Statuskennzeichen 2 (geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH) erhielt die Clearingstelle der DRV Bund ohne weitere Prüfungen durch die Einzugsstellen (Krankenkassen).
Wurde das Statuskennzeichen 1 gemeldet, hat die Einzugstelle erst einmal einen Fragebogen an den Betrieb versandt. Bei Feststellung der Versicherungspflicht (keine Anzeichen für Mitunternehmerschaft) wurde der Rentenversicherungsträger informiert. Diese Entscheidung war bindend für den Rentenversicherungsträger und die Bundesagentur für Arbeit. Damit war ausgeschlossen, dass die Bundesagentur bei einer Arbeitslosigkeit des Ehepartners/Lebenspartners (trotz jahrelanger Beitragszahlung) die Zahlung von Arbeitslosengeld ablehnt, weil sie von einer Mitunternehmereigenschaft ausgeht.
Ab 01.06.2010 führt allein die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund das Statusfeststellungsverfahren durch. Alle Anmeldungen mit dem Abgabegrund 10 (Beginn der Beschäftigung) und dem Statuskennzeichen 1 oder 2 werden von den Einzugstellen (Krankenkassen) direkt an die Clearingstelle der DRV Bund weitergeleitet. Diese versendet dann den entsprechenden Fragebogen an den Arbeitgeber. Innerhalb von 4 Wochen nach Eingang aller Angaben bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund soll der verbindliche Bescheid beim Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer vorliegen. Im DEÜV-Meldeverfahren ändert sich für die Arbeitgeber nichts.
Rundschreiben zur Statusfeststellung von Erwerbstätigen vom 13.04.2010
Steuerpflicht
Ein Arbeitnehmer kann unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig sein.
Unbeschränkt steuerpflichtig sind Personen, die im Inland ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Es ist davon auszugehen, dass bei einem Aufenthalt von mehr als sechs Monaten bereits die Voraussetzungen für einen gewöhnlichen Aufenthalt und somit für die unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland erfüllt sind.
Als beschränkt steuerpflichtig gelten Personen, die in Deutschland keinen Wohnsitz oder keinen gewöhnlichen Aufenthalt haben. Mit ihren Einkünften, die sie in Deutschland beziehen, sind sie beschränkt steuerpflichtig. Die Steuerpflicht beschränkt sich auf die in § 49 EStG aufgeführten inländischen Einkünfte.
Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte (siehe Arbeitspapiere)
vorlegen. Eine Lohnsteuerkarte erhalten jedoch nur unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer von Ihrer
Wohnortgemeinde ausgestellt. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer erhalten eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung.
Ab 2013 wird die Lohnsteuerkarte durch ein elektronisches System (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ersetzt. Die Jahre 2011
und 2012 stellen einen Übergangszeitraum dar. Die Besonderheiten werden auf der Seite
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale erläutert.
Datenschutz von Arbeitnehmern
Für den Datenschutz von Arbeitnehmern gilt seit dem 01.09.2009 der neue § 32 des Bundesdatenschutzgesetzes. Der Gesetzgeber hat damit eine besondere Bestimmung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Beschäftigtendaten geschaffen, die auch Papierakten und handschriftliche Aufzeichnungen umfasst.
Senkung der Steuer- und Abgabenlast
Eine Lohnerhöhung führt häufig zu überproportional steigenden Steuern und Sozialabgaben. Durch steuerfreie Arbeitgeberleistungen kommt die Lohnerhöhung ungeschmälert beim Arbeitnehmer an. Davon profitieren beide Seiten. Der Arbeitnehmer hat mehr davon und der Arbeitgeber spart die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
Durch steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Lohnbestandteile kann die Steuer- und Abgabenlast von Arbeitnehmern reduziert werden. Viele steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Zuwendungen sind auch von der Sozialversicherungspflicht befreit.
Die Website www.einfachmehrgeld.de bietet eine Vorstellung der wichtigsten steuerfreien und steuerbegünstigten Arbeitgeberleistungen unter Leistungen.
Ausländische Saisonkräfte
Bei Saisonkräften aus anderen EU-Staaten stellt sich die Frage, ob deutsches Recht Anwendung findet.
Ein Arbeitnehmer soll nur in dem System eines Staates versichert sein. Je nach Zugehörigkeit zu einer bestimmten Personengruppe, richtet sich die Sozialversicherung also entweder nach den Vorschriften des Wohnstaates oder nach deutschem Recht.
Für nicht erwerbstätige Personen (Hausfrauen, Rentner, Studenten, Arbeitslose) gilt deutsches Recht in der Sozialversicherung.
Sind Saisonkräfte in ihrem Wohnstaat weiterhin beschäftigt, bleiben sie auch in ihrem Wohnstaat versichert (Arbeitseinsatz in Deutschland während eines bezahlten Urlaubs). Die Zugehörigkeit zum System ihres Wohnstaates weisen sie durch Vorlage der Bescheinigung A1 (bis 30.04.2010 Bescheinigung E 101) nach. Diese Bescheinigung muss rechtzeitig vor dem Arbeitseinsatz in Deutschland beim zuständigen Sozialversicherungsträger im Heimatland beantragt werden. Nachdem Recht des Heimatstaates entscheidet es sich, ob für die in Deutschland verrichtete Saisonarbeit Beiträge zur ausländischen Sozialversicherung zu entrichten sind. Der deutsche Arbeitgeber muss dann gegebenenfalls die nach dem Recht des Heimatstaates bestehenden Arbeitgeberpflichten erfüllen und die Beiträge aus dem in Deutschland gezahlten Arbeitsentgelt an den ausländischen Sozialversicherungsträger überweisen.
Wenn die ansonsten im EU-Ausland beschäftigte Person eine Saisonarbeit in Deutschland während eines unbezahlten Urlaubs ausübt, gilt deutsches Recht in der Sozialversicherung.
In ihrem Wohnstaat selbstständig Tätige, die als Saisonkräfte nach Deutschland kommen, werden grundsätzlich nach dem Recht ihres Wohnstaates behandelt.
Damit ergibt sich folgende Übersicht:
| Personenkreis | Gültiges Versicherungsrecht in der Sozialversicherung |
|---|---|
| Saisonkräfte sind in ihrem Wohnstaat weiterhin beschäftigt (Arbeitseinsatz in Deutschland während eines bezahlten Urlaubs) | Zugehörigkeit zum System ihres Wohnstaates. |
| Saisonkräfte sind in ihrem Wohnstaat selbstständig tätige Personen | Zugehörigkeit zum System ihres Wohnstaates. |
| Saisonkräfte sind in ihrem Wohnstaat nicht erwerbstätige Personen (Hausfrauen, Rentner, Studenten, Arbeitslose) | Es gilt deutsches Recht in der Sozialversicherung. |
| Saisonkräfte sind in ihrem Wohnstaat weiterhin beschäftigt (Arbeitseinsatz in Deutschland während eines unbezahlten Urlaubs) | Es gilt deutsches Recht in der Sozialversicherung. |
Für ausländische Personen, die durch die Bescheinigung A1 (bis 30.04.2010 Bescheinigung E 101) nachgewiesen
haben, dass sie den Vorschriften ihres Wohnstaates in der Sozialversicherung unterliegen, waren
früher Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) zu entrichten. Mit
dem Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 26.08.2009 trat hier folgende Änderung ein:
Saisonarbeitskräfte, die im Besitz einer Bescheinigung A1 (bis 30.04.2010 Bescheinigung E 101) sind und im
Rahmen dessen auch Anspruch auf Geldleistungen im Krankheitsfall und bei Mutterschaft haben, sind nicht in das
Verfahren zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen nach dem AAG eingebunden. Sie bleiben daher bei der
Feststellung der Arbeitnehmerzahl unberücksichtigt. Für diese Personen sind Umlagebeträge nicht zu entrichten.
Etwaige Aufwendungen des Arbeitgebers für Entgeltfortzahlung bzw. im Falle der Mutterschaft sind nicht
erstattungsfähig.
EG-Verordnung Nr. 883-2004
Die EG-Verordnung Nr. 1408/71 wurde für EG-Staatsangehörige sowie Staatenlose und Flüchtlinge mit Wohnsitz in einem EG-Staat und in Bezug auf Sachverhalte mit anderen EG-Staaten ab 01.05.2010 von der EG-Verordnung Nr. 883/2004 abgelöst.
Die neuen Regelungen gelten für alle EU-Staaten. Flüchtlinge und Staatenlose, die ihren Wohnort in einem EU-Staat haben, werden mit einbezogen. Die Regelungen gelten aber nicht für Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz.
Für Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz sowie für Personen die keine EU-Staatsangehörige sind, gelten weiterhin die Rechtsvorschriften der EG-Verordnung Nr. 1408/71.
Die neue Verordnung regelt unverändert, dass jeweils nur das Sozialversicherungsrecht eines Staats gelten soll. Es bleibt bei der allgemeinen Regel, dass eine Person grundsätzlich dort sozialversichert ist, wo sie arbeitet. Eine wesentliche Änderung besteht in der Ausdehnung der Entsendefrist von 12 auf 24 Monate. Entsandte Arbeitnehmer unterliegen nun bis zu 24 Monate lang weiterhin den Rechtsvorschriften des ursprünglichen Mitgliedstaats. Sie dürfen allerdings keine andere Person ablösen. Bei Entsendungen über 24 Monate sind weiterhin Ausnahmegenehmigungen möglich. Für selbstständig Tätige gelten entsprechende Regeln.
Der Nachweis über das anzuwendende Sozialversicherungsrecht wird ab 01.05.2010 mit der Bescheinigung A1 (bisher E101) erbracht.
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