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ÜberblickEine Betriebsprüfung stellt einen tiefen staatlichen Eingriff in die Rechtssphäre von Unternehmen dar. Falls es im Zuge einer Betriebsprüfung zu größeren Beanstandungen kommt, kann das für das Unternehmen existentielle Konsequenzen haben. In der Lohnabrechnung sind folgende Prüfungen zu beachten:
Mit der Einführung des §42f Abs. 4 EStG soll die gesetzliche Möglichkeit geschaffen werden, Außenprüfungen von Steuerverwaltung und Rentenversicherungsträgern zeitgleich durchzuführen. Ab 2010 werden die Steuer- und die Betriebsprüfung auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Der Arbeitgeber muss dazu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt stellen. Ein Rechtsanspruch auf zeitgleiche Außenprüfungen besteht jedoch nicht. Ablauf von Betriebsprüfungen
Schwerpunkte von Betriebsprüfungen aus Sicht der Lohnabrechnung
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Die größte Frechheit die sich Prüfer leisten, ist das in Frage stellen der Kilometerpauschale von 0,30 €. Sollte der Mitarbeiter ein altes und sparsames Fahrzeug benutzen, kann nach Ansicht des Finanzamts die Pauschale zu hoch sein. Ich frage mich hier, wozu werden solche Pauschalen erst gemacht
Seit 2002 hat das Finanzamt die Möglichkeit, Betriebsprüfungen digital bzw. elektronisch durchzuführen (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Die Betriebe sind verpflichtet, dem Finanzamt alle eigenen Daten in prüfungskonformer, elektronischer Form zu übergeben.
Beim unmittelbaren Datenzugriff ist den Prüfern ein entsprechender Nur-Lesezugriff auf das firmeneigene EDV-System zu gestatten.
Von der Finanzverwaltung wird dabei das Programm IDEA eingesetzt. Es bietet vielfache analytische Prüfungsmöglichkeiten. Unregelmäßigkeiten und Manipulationen können schnell und hinreichend sicher ermittelt werden.
Für weitere Informationen zum Datenzugriff gehen sie auf die Seite des Bundesministerium der Finanzen. Dort geben sie im Suchfeld das Wort Datenzugriff ein.
GDPdU Portal - rund um die digitale Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der steuerlichen Verhältnisse eines Steuerpflichtigen. Die gesetzliche Grundlage bildet die Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung (Betriebsprüfungsordnung - BpO 2000)
Im §1 BpO 2000 wird gleich von Außenprüfungen der Landesfinanzbehörden und des Bundesamtes für Finanzen gesprochen. Die Außenprüfung wird vom Betriebsstättenfinanzamt im Außendienst vorgenommen. Es ist eine Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte. Beschränkt sich die Prüfung auf die Lohnsteuer, so handelt es sich um eine Lohnsteuer-Außenprüfung. Das Betriebsstättenfinanzamt überwacht mit turnusmäßigen Lohnsteuer-Außenprüfungen die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuern vom Lohn (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag).
Die Prüfungsanordnung ist dem Steuerpflichtigen eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen (§5 Abs. 4 BpO 2000).
Nach §5 Abs. 5 BpO 2000 kann die Verlegung der Prüfung beantragt werden. Es müssen wichtige Gründe z.B. Erkrankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eines für Auskünfte maßgeblichen Betriebsangehörigen, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt vorhanden sein, damit die Verlegung anerkannt wird. Dem Antrag des Steuerpflichtigen kann auch unter Auflage, z.B. Erledigung von Vorbereitungsarbeiten für die Prüfung, stattgegeben werden.
Pflichten des Arbeitgebers:
Wenn sich während einer Außenprüfung Anhaltspunkte für eine Straftat ergeben, deren Ermittlung der Finanzbehörde obliegt, so ist nach §10 BpO 2000 die für die Bearbeitung dieser Straftat zuständige Stelle unverzüglich zu unterrichten. Dies gilt auch, wenn lediglich die Möglichkeit besteht, dass ein Strafverfahren durchgeführt werden muss. Richtet sich der Verdacht gegen den Steuerpflichtigen, dürfen die Ermittlungen bei ihm erst fortgesetzt werden, wenn ihm die Einleitung des Strafverfahrens mitgeteilt worden ist. Der Steuerpflichtige ist darüber zu belehren, dass seine Mitwirkung im Besteuerungsverfahren nicht mehr erzwungen werden kann. Die Belehrung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen und auf Verlangen schriftlich zu bestätigen.
Wenn nach §11 BpO 2000 eine Schlussbesprechung stattfindet, so sind die Besprechungspunkte und der Termin der Schlussbesprechung dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor der Besprechung bekannt zu geben (Schriftform ist nicht erforderlich).
Nach §12 BpO 2000 muss die Außenprüfung entweder durch Steuerfestsetzung oder durch Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung abgeschlossen werden.
Um keine Probleme mit der Gewährung geldwerter Vorteile durch Dritte zu bekommen, sollte ein Unternehmen alle Mitarbeiter die mit der Außenwelt betrieblich in Berührung kommen schriftlich zu folgenden Punkten belehren:
Es gibt zwar im §3 Nr. 38 EStG einen Betrag der steuerfrei bleibt, dieser müsste dann aber überwacht werden.
Nach §3 Nr. 38 EStG sind steuerfrei Sachprämien, die der Steuerpflichtige für die persönliche Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Unternehmen unentgeltlich erhält, die diese zum Zwecke der Kundenbindung im allgemeinen Geschäftsverkehr in einem jedermann zugänglichen planmäßigen Verfahren gewähren, soweit der Wert der Prämien 1.080 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigt.
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer unterliegen einerseits als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer, sind andererseits in vielen Fällen aber auch umsatzsteuerpflichtig. Zu beachten ist insbesondere der §3 UStG (Abs. 1b Nr. 2, Abs. 9a Nr. 1 und 2).
Die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger ist mindestens alle 4 Jahre durchzuführen. Die Prüfung bei den Arbeitgebern ist im §28p SGB IV definiert. Danach kann der Arbeitgeber auch kürzere Abstände als 4 Jahre verlangen. Für die Durchführung dieser Prüfung gelten im Wesentlichen die gleichen Grundsätze wie bei der Lohnsteuer-Außenprüfung.
Die Beitragsverfahrensverordnung ist die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages
Mit Wirkung ab 15.06.2007 wurde der Deutschen Rentenversicherung die Aufgabe übertragen, die Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse zu überwachen (§28p Abs. 1a SGB IV).
Umfang der Prüfung:
Häufige Fehler:
Die Deutsche Rentenversicherung bietet die kostenlose Schriftenreihe Summa Summarum an. Diese informiert Betriebe, Steuerberater und Lohnbüros über alle Belange der Betriebsprüfung.
Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung wird durch eigenständige Prüfdienste der Berufsgenossenschaften überprüft. Diese Prüfung geht ab 2010 (für Prüfzeiträume ab 2009) von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen auf den Rentenversicherungsträger über.
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