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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Schüler
Grundsätzliches
Der Nachweis der Schülereigenschaft ist durch die Vorlage einer Schulbesuchsbescheinigung zu erbringen. Diese Bescheinigung ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
Die Schülereigenschaft endet mit dem Bestehen der Abschlussprüfung oder, wenn eine solche nicht vorgesehen ist, mit der tatsächlichen Beendigung des Abschnitts der Ausbildung. Die Schülereigenschaft endet auch mit dem Schulabbruch.
Für die Beschäftigung von Personen, die noch nicht 18 Jahre alt sind, ist das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) zu beachten. Der §2 JArbSchG unterscheidet zwischen Kindern und Jugendlichen. Kind im Sinne des JArbSchG ist, wer noch nicht 15 Jahre alt ist. Jugendlicher im Sinne des JArbSchG ist, wer schon 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist. Jugendliche, die der Vollzeitschulpflicht unterliegen, gelten nach §2 Abs. 3 JArbSchG als Kinder.
Nach §5 Abs.1 JArbSchG ist die Beschäftigung von Kindern neben dem Unterricht im Grundsatz verboten. Für Kinder über 13 Jahre bestehen Ausnahmen, wenn die Personensorgeberechtigten (normalerweise die Eltern), einwilligen. Die Beschäftigung muss leicht und für Kinder geeignet sein. Die zulässige Arbeitszeit ist für Kinder auf maximal 2 Stunden am Tag und höchstens fünf Tage in der Woche begrenzt.
Vollzeitschulpflichtige Jugendliche über 15 Jahre dürfen während der Schulferien für höchstens vier Wochen im Kalenderjahr beschäftigt werden (§5 Abs. 4 JArbSchG).
Die Schutzvorschriften nach den §§ 8 bis 31 JArbSchG sind unbedingt zu beachten.
- Arbeitszeit und Freizeit (§§ 8 bis 21b)
- Beschäftigungsverbote und -beschränkungen (§§ 22 bis 27)
- Sonstige Pflichten des Arbeitgebers (§§ 28 bis 31)
Damit ergibt sich folgende Übersicht:
| Kinder | Jugendliche | Erwachsene |
|---|---|---|
| Es gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz | Es gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz | Es gilt das Arbeitsschutzgesetz |
| wer noch nicht 15 Jahre alt ist | wer schon 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist | wer schon 18 Jahre alt ist |
| Beschäftigung neben dem Unterricht im Grundsatz verboten. Ausnahmen bestehen für Kinder über 13 Jahre, wenn die Eltern einwilligen. Beschäftigung muss leicht und für Kinder geeignet sein. Maximal 2 Stunden am Tag und höchstens fünf Tage in der Woche; in landwirtschaftlichen Familienbetrieben nicht mehr als drei Stunden täglich. Kinder, die der Vollzeitschulpflicht nicht mehr unterliegen, dürfen außerhalb eines Berufsausbildungsverhältnisses nur mit leichten und für sie geeigneten Tätigkeiten bis zu sieben Stunden täglich und 35 Stunden wöchentlich beschäftigt werden. |
Bei Vollzeitschulpflicht gelten Regelungen wie für Kinder. Jugendliche dürfen aber während der Schulferien für maximal vier Wochen im Kalenderjahr beschäftigt werden. Das sind 20 Arbeitstage. Die Verteilung auf die Ferien ist frei wählbar. Jugendliche, die nicht mehr der Schulpflicht unterliegen, dürfen nicht mehr als acht Stunden täglich und nicht mehr als 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden. Jugendliche dürfen nur in der Zeit von 6 bis 20 Uhr beschäftigt werden. In einigen Branchen gibt es Ausnahmen (§14 JArbSchG). |
Keine Einschränkungen mehr.
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Der Arbeitgeber sollte sich vom Schüler bzw. dessen Eltern die Dauer und den Umfang vorangegangener Beschäftigungen belegen lassen. Wenn die Beschäftigung wegen Kurzfristigkeit versicherungsfrei bleiben soll, ist eine Befristung in jedem Fall schriftlich festzuhalten.
Für einen Schüler ist grundsätzlich eine Rentenversicherungsnummer (SV-Ausweis) zu beantragen. Die Anmeldung bei der Krankenkasse (in der Regel Minijob-Zentrale) kann aber erst einmal nur mit Name, Geburtsort und Geburtsdatum erfolgen, wenn der SV-Ausweis noch nicht vorliegt.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Schülern
Für Beschäftigungen, die von Schülern ausgeübt werden, sind die Regelungen zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Arbeitnehmern anzuwenden. Danach unterliegen Beschäftigungen von Schülern grundsätzlich der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung.
Ausgenommen von der Versicherungspflicht sind geringfügige Beschäftigungen (geringfügig entlohnt oder kurzfristig).
Für eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Dauerbeschäftigung) muss der Arbeitgeber einen Pauschalbeitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung von 15% und ggf. einen Pauschalbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung von 13% entrichten.
Für eine geringfügige kurzfristige Beschäftigung braucht der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge entrichten (Versicherungsfreiheit wegen Kurzfristigkeit).
Eine geringfügige Beschäftigung als kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn diese im Laufe eines Kalenderjahrs auf längstens 2 Monate oder 50 Arbeitstage begrenzt ist (siehe unter Geringfügige Beschäftigungen).
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt nicht mehr vor, wenn sie berufsmäßig ausgeübt wird. Hier gibt es bei Schülern einen wesentlichen Unterschied:
- Schulentlassene, die bis zum Beginn ihrer Berufsausbildung eine Beschäftigung ausüben, gelten
ausnahmslos als berufsmäßig beschäftigt.
Versicherungsfreiheit wegen Kurzfristigkeit kommt deshalb nicht in Betracht. - Schulentlassene (Abitur), die bis zum Beginn des Studiums eine Beschäftigung ausüben, gelten nicht
als berufsmäßig beschäftigt. Das gilt auch für Beschäftigungen zwischen Abitur und Wehr- oder Zivildienst,
wenn die Aufnahme eines Studiums beabsichtigt ist.
Es besteht damit Versicherungsfreiheit wegen Kurzfristigkeit.
Schüler von allgemein bildenden Schulen, die eine Beschäftigung neben der Schule oder in den Ferien ausüben, sind versicherungsfrei in der Arbeitslosenversicherung.
Zu den allgemein bildenden (öffentlichen oder privaten) Schulen gehören Hauptschulen, Realschulen, Gymnasien, Gesamtschulen sowie Sonderschulen, Schulen für Behinderte und Förderschulen.
Geringfügig beschäftigte Schüler müssen bei der Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See gemeldet werden.
Unter Beachtung der Festlegungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes ergibt sich folgende Übersicht:
| Arbeitszeit liegt in den Ferien Maximal 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage |
Mehr als 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage Maximal 400 € pro Monat |
Mehr als 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage Mehr als 400 € pro Monat |
|---|---|---|
| Sozialversicherungsfrei (kurzfristige Beschäftigung) | Sozialversicherungsfrei (geringfügig entlohnte Beschäftigung) Arbeitgeber muss Pauschalbeiträge entrichten. |
Sozialversicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Versicherungsfrei in der Arbeitslosenversicherung (Übersicht der Sozialversicherungsbeiträge 2012). |
Berechnung der Lohnsteuer für Schüler
Schüler, die neben dem Unterricht oder in den großen Ferien arbeiten, sind Arbeitnehmer. Sie unterliegen mit ihrem Arbeitslohn dem Lohnsteuerabzug nach den allgemeinen Vorschriften. Auch ein Schüler muss dem Arbeitgeber zu Beginn der Beschäftigung normalerweise eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Nur wenn es sich um eine geringfügige Beschäftigung handelt, für die eine Pauschalierung der Lohnsteuer in Betracht kommt, braucht keine Lohnsteuerkarte vorgelegt zu werden.
Um bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung (400-Euro-Job) die 2% Pauschalsteuer als Arbeitgeber zu sparen, sollte man auch in diesem Fall eine Lohnsteuerkarte verlangen.
Auch bei höheren Monatslöhnen (z. B. bei Ferienarbeit eines 18-jährigen Schülers) ist die Versteuerung nach Lohnsteuerkarte günstiger als die Pauschalversteuerung. Da ein Schüler die Jahresarbeitslohngrenze nicht erreicht, wird die evtl. einbehaltene Lohnsteuer nach Ablauf des Kalenderjahrs vom Finanzamt wieder erstattet.
Einen Lohnsteuerjahresausgleich darf der Arbeitgeber für den Schüler nicht durchführen, weil der Schüler nicht ganzjährig beschäftigt ist.
Der Verdienst eines Schülers konnte bis 2011 Auswirkungen auf das Kindergeld haben. Bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres
wurde Kindergeld auch ohne Anrechnung von Einkünften und Bezügen des Kindes gewährt. Bei Kindern über 18 Jahre durften die Einkünfte und Bezüge
des Kindes im Jahr 2011 den Betrag von 8.004 € pro Kalenderjahr nicht überschreiten.
Der Anspruch ist dabei in voller Höhe und nicht nur in Höhe des übersteigenden Teils entfallen.
Ab 2012 entfällt die Einkommensüberprüfung bei volljährigen Kindern unter 25 Jahren für Kindergeld und Kinderfreibeträge.
Ab 2012 wird das Kindergeld einkommensunabhängig gewährt. Für ein über 18 Jahre altes Kind kann bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres
Kindergeld weitergezahlt werden, solange es für einen Beruf ausgebildet wird. Zur Ausbildung für einen Beruf gehört auch der Besuch einer
allgemeinbildenden Schule.
Meldepflichten
Geringfügig beschäftigte Schüler müssen bei der Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See gemeldet werden.
Für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse gelten die Meldepflichten wie für andere Arbeitnehmer.
Während der Ferienarbeit besteht Unfallversicherungsschutz über die Berufsgenossenschaft des Arbeitgebers. Die Schüler müssen bei der Berufsgenossenschaft des Arbeitgebers angemeldet werden. Das geschieht mit der jährlichen Meldung über geleistete Stunden und gezahlte Löhne.
Vor Beginn der Beschäftigung muss der Arbeitgeber die Schüler über die möglichen Unfall- und Gesundheitsgefahren und deren Vermeidung am Arbeitsplatz unterweisen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitsplatz und die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass die Schüler bei ihrer Tätigkeit vor gesundheitlichen Gefahren geschützt sind.
Mögliche Arbeitsverhältnisse
Grundsätzlich ergeben sich 3 mögliche Varianten:
- Kurzfristige Beschäftigung
Pauschsteuersatz von 25% oder Abgabe der Lohnsteuerkarte - Geringfügig entlohnte Beschäftigung (400-Euro-Job)
Pauschalierungsmöglichkeit mit 2% oder Abgabe der Lohnsteuerkarte - Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung
Versteuerung nach Lohnsteuerkarte
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