Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit

Inhalt

Aktuelles

Der Bundestag ist am 17.01.2013 den Vorschlag des Vermittlungsausschusses zum Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts gefolgt. Der am 12.12.2012 erzielte Einigungsvorschlag wurde auch vom Bundesrat auf seiner 906. Sitzung am 01.02.2013 angenommen.
Folgende Änderungen gelten ab 2014:

Es wird auf einen Teil der Mindestabwesenheitszeiten verzichtet und statt der bisherigen dreistufigen Staffelung eine zweistufige Staffelung der Pauschalen (12 Euro und 24 Euro) eingeführt (Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro). Der Pauschbetrag von 12 Euro wird bereits bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden gewährt. Dieser Betrag gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.
Im Bereich der Fahrtkosten bei Fahrten zur sog. regelmäßigen Arbeitsstätte wird zur Steuervereinfachung gesetzlich festgelegt, dass es höchstens noch eine solche Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis gibt. Die Regelungen zur Berücksichtigung der Entfernungspauschale bleiben unverändert bestehen. Es wird aber der bisherige Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" durch den neuen Begriff "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt. Für nur noch eine Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis gibt es einen beschränktem Werbungskostenabzug.
Um den Bereich der doppelten Haushaltsführung zu vereinfachen, wird für das Inland auf die Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete verzichtet und stattdessen auf die tatsächlichen Unterkunftskosten abgestellt. Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland sind daher ab 2014 die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft oder Wohnung anzusetzen, höchstens jedoch 1.000 Euro im Monat. Dieser Betrag umfasst alle für die Unterkunft oder Wohnung entstehenden Aufwendungen die vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Ab 2014 setzt das Vorliegen eines eigenen Hausstands am Lebensmittelpunkt beim Arbeitnehmer das Innehaben einer Wohnung und eine angemessene finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus.
Mahlzeiten sollen zukünftig bis zu einem Preis von 60 Euro typisierend mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn angesetzt werden. Wenn dem Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale zustehen würde, sollen solche Mahlzeiten nicht besteuert werden.

Grundsätzliches

Der in der untenstehenden Grafik verwendete Begriff Auslösungen ist kein steuerrechtlicher Begriff. Er kommt aus dem Arbeitsrecht und bezeichnet die Entschädigungen, die Arbeitgeber an ihre Arbeitnehmer zur Abgeltung der Mehraufwendungen bei auswärtiger Beschäftigung zahlen.

Die §  670 BGB und § 675 BGB regeln, das der Arbeitnehmer bei auswärtiger Beschäftigung einen Anspruch auf Aufwendungsersatz hat. Da die Höhe gesetzlich nicht geregelt ist, bedarf es einer Regelung in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder in einem Arbeitsvertrag. Nach den getroffenen Vereinbarungen kann aber bereits das Arbeitsentgelt zur Abgeltung der Mehraufwendungen bestimmt sein.

Steuerfreiheit tritt nur bei Reisekosten oder doppelter Haushaltsführung ein (§ 3 Nr. 16 EStG). Sind Auslösungen steuerfrei, so sind sie auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Mit den Lohnsteuerrichtlinien 2008 wurde das Reisekostenrecht neu geregelt.

Die unterschiedlichen Reisekostenarten (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) werden unter dem Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" zusammengefasst.

Reisekosten

Reisekosten sind:

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten.

Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Regelmäßige Arbeitsstätte - Ab 2014: "erste Tätigkeitsstätte"

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird (frühere Dienstreise). Das ist bei befristeten Abordnungen, nicht jedoch bei Versetzungen der Fall. Wenn der Mitarbeiter nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (frühere Einsatzwechseltätigkeit) oder auf einem Fahrzeug (frühere Fahrtätigkeit) tätig wird, liegt ebenfalls eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor.

Die erste Tätigkeitsstätte ist für die Besteuerung von Arbeitnehmern von zentraler Bedeutung. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale von derzeit 0,30 € pro Entfernungskilometer. Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit hingegen können 0,30 € pro gefahrenen Kilometer durch den Arbeitgeber erstattet werden bzw. durch den Arbeitnehmer als Werbungskosten abgesetzt werden (also doppelt so viel).

Ausführliche Informationen zur regelmäßigen Arbeitsstätte (Gültig bis 31.12.2013) und zur ersten Tätigkeitsstätte (Gültig ab 01.01.2014).

Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten

Unter Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, zu verstehen.
Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.
Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können folgende pauschalen Kilometersätze je gefahrenen Kilometer höchstens angesetzt werden:

Pauschale Kilometersätze Bis 31.12.2013 Ab 01.01.2014
Benutzung eines Kraftwagens, z. B. PKW
Mitnahmeentschädigung für jede weitere Person
0,30 €/km
0,02 €/km
0,30 €/km
keine Mitnahmeentschädigung mehr
Benutzung Motorrad (oder Motorroller)
Mitnahme einer Person
0,13 €/km
0,01 €/km
für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 €/km
keine Mitnahmeentschädigung mehr
Benutzung Moped (oder Mofa) 0,08 €/km
Benutzung Fahrrad 0,05 €/km entfallen

Eine Pauschale für die Mitnahme von weiteren Personen ist ab 2014 nicht mehr vorgesehen.

Ausführliche Informationen zu Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten

Als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die zusätzlich anfallenden Kosten, wenn sich eine Person aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält. In diesem Fall kann man sich nicht so günstig wie zu Hause oder am Betriebssitz verpflegen.

Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Auslandsreisen) dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag bis 31.12.2013
Regelung im § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG
Pauschbetrag ab 01.01.2014
Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts
Regelung im § 9 Abs. 4a EStG
24 Stunden 24 Euro 24 Euro
mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden 12 Euro 12 Euro
Abwesenheit: mehr als 8 Stunden
Gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit).
mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden 6 Euro

Ab 2014 wird statt der bisherigen dreistufigen Staffelung eine zweistufige Staffelung der Pauschalen (12 Euro und 24 Euro) eingeführt (Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro). Der Pauschbetrag von 12 Euro wird bereits bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden gewährt. Dieser Betrag gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. Wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird, ist die Dreimonatsfrist nicht anzuwenden.

Ausführliche Informationen zu Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwendungen und Fahrtkosten für Leiharbeitnehmer

Der Bundesfinanzhof hat mit seinem Urteil vom 17.06.2010 (VI R 35/08) entschieden, dass ein Leiharbeitnehmer typischerweise nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt und damit grundsätzlich Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen kann. Das Gericht entschied dabei aber nur über kurzfristige Einsätze.
Mit Urteil vom 15.05.2013 (VI R 41/12) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass auch Leiharbeitnehmern nur Verpflegungsmehraufwand in den Grenzen der Dreimonatsfrist zusteht.

Mit der Reisekostenreform zum 01.01.2014 ist die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs überholt.
Ab 2014 können Leiharbeiter im Betrieb des Entleihers eine erste Tätigkeitsstätte haben, wenn die Tätigkeit

  • während des gesamten Leiharbeiterverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten andauert.

Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen (R 9.7 LStR).

Die aus Anlass einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen

  • in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen (z.B. Hotelrechnung), oder
  • bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro pro Übernachtung.

Ab dem Jahr 2014 können nach Ablauf von 48 Monaten bei einer beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, die tatsächlich entstehenden Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 Euro pro Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, gilt also ein Höchstbetrag von 1.000 Euro pro Monat für den Ansatz von Unterkunftskosten. Das ist die gleiche monatliche Obergrenze, die ab 2014 für die Kosten der Unterkunft bei doppelter Haushaltsführung von Beginn an gilt.

Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Arbeitsverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich (bzw. teilweise unentgeltlich) zur Verfügung gestellt wurde.

Die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge ist auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 LStR).

Bundesfinanzhof Urteil vom 28.3.2012, VI R 48/11
Übernachtungskosten und regelmäßige Arbeitsstätte bei LKW-Fahrern
Leitsätze:

1. Übernachtet ein Kraftfahrer in der Schlafkabine seines LKW, sind die Pauschalen für Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen nicht anzuwenden. Liegen Einzelnachweise nicht vor, sind die tatsächlichen Aufwendungen zu schätzen.
2. Bei Kraftfahrern im Fernverkehr erfüllen weder der LKW-Wechselplatz noch das Fahrzeug die Merkmale einer regelmäßigen Arbeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG.

Werden dem Arbeitnehmer die entstandenen Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt, kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten nicht den Pauschbetrag von 20 Euro pro Übernachtung geltend machen. Als Werbungskosten gelten in diesem Fall nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten.

Einem LKW-Fahrer, der anlässlich seiner Fahrtätigkeit in der Schlafkabine seines LKW übernachtet, entstehen Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern mit Übernachtung anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind. Dazu gehören:

  • Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten,
  • Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.

Ein BMF-Schreiben vom 04.12.2012 definiert im Hinblick auf das Urteil vom Bundesfinanzhof einen vereinfachten Nachweis von Reisenebenkosten.
Auszug aus dem BMF-Schreiben IV C 5 - S 2353/12/10009:

Aus Gründen der Vereinfachung ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft macht. Dabei ist zu beachten, dass bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen sind, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge.
Hat der Arbeitnehmer diesen Nachweis erbracht, kann der tägliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für den repräsentativen Zeitraum ergibt, für den Ansatz von Werbungskosten oder auch für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber (nach Maßgabe der §§ 3 Nummer 13 und 16 EStG) so lange zu Grunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.
Beispiel:
Nachweis durch Belege des Arbeitnehmers:
  • Monat Oktober 2012: Aufwendungen gesamt 60 Euro (20 Tage Auswärtstätigkeit)
  • Monat November 2012: Aufwendungen gesamt 80 Euro (25 Tage Auswärtstätigkeit)
  • Monat Dezember 2012: Aufwendungen gesamt 40 Euro (15 Tage Auswärtstätigkeit)
Summe der Aufwendungen: 180 Euro: 60 Tage Auswärtstätigkeit = 3 Euro täglicher Durchschnittswert.
Der so ermittelte Wert kann bei LKW-Fahrern, die in ihrer Schlafkabine übernachten, für jeden Tag der Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden.

Reisenebenkosten bei Auswärtstätigkeiten

Reisenebenkosten sind Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit noch entstehen. Darunter fallen z. B. Kosten für Taxi- oder Mietwagenbenutzung, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Kosten für Ferngespräche oder die Aufgabe eines Telegramms, Porto, Kosten für eine Garage, Parkplatzgebühren, Straßenbenutzungsgebühren und Reparaturkosten am Pkw infolge eines Unfalls.

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber erstattet werden.

Das Bundesfinanzministerium hat im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 folgendes veröffentlicht.
Auszug aus dem Ergänzten BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014:

Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:
  1. Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck;
  2. Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern;
  3. Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
  4. Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird.
  5. Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können (vgl. BFH-Urteil vom 5. Juli 2012, VI R 50/10, BStBl 2013 II S. 282).
Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden. Zur Berücksichtigung von Reisenebenkosten bei LKW-Fahrern, die in ihrer Schlafkabine übernachten, vgl. BMF-Schreiben vom 4. Dezember 2012, BStBl I S. 1249.

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B.:

  1. Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen, private Telefongespräche mit Ausnahme der Gespräche i. S. d. Rz. 124 Nr. 5, Massagen, Minibar oder Pay-TV,
  2. Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Auswärtstätigkeit verhängt werden,
  3. Verlust von Geld oder Schmuck,
  4. Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängen,
  5. Essensgutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons.

Essengutscheine gehören nicht zu den Reisenebenkosten, da zur Abgeltung der tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung eine Verpflegungspauschale angesetzt werden kann.

Auslandsreisekosten

Bei Auslandsreisen können die Fahrtkosten, Flugkosten und die Nebenkosten ebenso wie bei Inlandsreisen in der nachgewiesenen Höhe lohnsteuerfrei ersetzt werden. Benutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug, gelten die gleichen Kilometersätze wie bei Inlandsreisen.

Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder sind die maßgebenden Auslandstagegelder festgelegt.

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu (fast) jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht.

Ausführliche Informationen zu Auslandsreisekosten

Doppelte Haushaltsführung

Bis einschließlich 2007 ging eine Dienstreise mit auswärtiger Übernachtung nach Ablauf von drei Monaten regelmäßig in eine doppelte Haushaltsführung über. Das gilt ab 2008 nicht mehr.

Nach § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG liegt eine doppelte Haushaltsführung nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus.

Eine doppelte Haushaltsführung wird sowohl bei Verheirateten als auch bei Ledigen nur dann steuerlich berücksichtigt, wenn sie beruflich veranlasst ist.

Wenn die Voraussetzungen für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vorliegen, können folgende Beträge steuerfrei gezahlt werden:

  • Verpflegungsmehraufwendungen (nur für die ersten 3 Monate)
  • Kosten der Unterkunft (Übernachtungen)
  • Kosten für die erste und letzte Fahrt
  • Kosten für eine wöchentliche Heimfahrt (Familienheimfahrt bzw. Wochenendheimfahrt)

Ausführliche Informationen zur doppelten Haushaltsführung ab 2014
Ausführliche Informationen zur doppelten Haushaltsführung (Rechtsstand bis 31.12.2013)


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