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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Reisekosten
Inhalt
- Aktuelles
- Grundsätzliches
- Reisekosten
- Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten
- Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten
- Verpflegungsmehraufwendungen für Leiharbeitnehmer
- Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten
- Reisenebenkosten bei Auswärtstätigkeiten
- Auslandsreisekosten
- Doppelte Haushaltsführung
- Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
- Kosten der Unterkunft (Übernachtungen) bei doppelter Haushaltsführung
- Kosten für die erste und letzte Fahrt bei doppelter Haushaltsführung
- Kosten für eine wöchentliche Heimfahrt bei doppelter Haushaltsführung
Aktuelles
Ab 2010 haben Geschäftsreisende ein Frühstücksproblem im Hotel. Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz sinkt der Umsatzsteuersatz ab dem 01.01.2010 im Hotel von 19% auf 7%. Die Änderung beschränkt sich auf die reine Beherbergungsleistung. Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz gilt damit auch nicht für das Frühstück im Hotel. Damit müssen in der Rechnung die Leistungen für Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen werden, denn beide Leistungen haben unterschiedliche Umsatzsteuersätze.
Hotelübernachtungen werden in der Praxis einschließlich Frühstück gebucht. In Hotelrechnungen wurde bis Ende 2009 der Preis für das Frühstück in der Regel nicht offen ausgewiesen. Die Kosten für die Unterkunft können vom Arbeitgeber zeitlich unbegrenzt in der tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden. Bei einem Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück wurden bisher die Kosten des Frühstücks bei einer Übernachtung im Inland mit 4,80 € (20% des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit) angesetzt und vom Rechnungspreis abgezogen. Der Arbeitnehmer konnte dann die Kosten für die Übernachtung abzüglich 4,80 € und die jeweils geltende Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber ersetzt bekommen.
Wenn die Hotelrechnung den Preis für das Frühstück offen in der Rechnung ausweist, dann musste dieser Preis auch schon bisher von den steuerfrei zu erstattenden Übernachtungskosten abgezogen werden.
Ab 2010 muss das Frühstück immer offen in der Rechnung ausgewiesen werden.
Wenn der Arbeitgeber das Frühstück vor Reiseantritt schriftlich beim Hotel mitbucht und der Frühstückswert nicht über 40 € liegt, spielt der Rechnungsausweis für das Frühstück keine Rolle mehr, da der Ansatz des Sachbezugswerts für ein Frühstück in Betracht kommt. Der amtliche Sachbezugswert (2010: 1,57 € pro Frühstück) kann als Arbeitslohn versteuert oder von den zu erstattenden Spesen abgezogen werden.
Das Bundesfinanzministerium hat dazu ein Schreiben herausgegeben. Dort wird klargestellt: Wenn in einer Hotelrechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem Regelsteuersatz von 19% unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen sind, ist die bisherige Vereinfachungsregelung auf diesen Sammelposten anzuwenden. Für das Frühstück sind dann 20% des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsaufwendungen (4,80 €) für die Lohnsteuer anzusetzen.
Grundsätzliches
Der in der untenstehenden Grafik verwendete Begriff "Auslösungen" ist kein steuerrechtlicher Begriff. Er kommt aus dem Arbeitsrecht und bezeichnet die Entschädigungen, die Arbeitgeber an ihre Arbeitnehmer zur Abgeltung der Mehraufwendungen bei auswärtiger Beschäftigung zahlen.
Die §670 BGB und §675 BGB regeln, das der Arbeitnehmer bei auswärtiger Beschäftigung einen Anspruch auf Aufwendungsersatz hat. Da die Höhe gesetzlich nicht geregelt ist, bedarf es einer Regelung in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder in einem Arbeitsvertrag. Nach den getroffenen Vereinbarungen kann aber bereits das Arbeitsentgelt zur Abgeltung der Mehraufwendungen bestimmt sein.
Steuerfreiheit tritt nur bei Reisekosten oder doppelter Haushaltsführung ein (§3 Nr. 16 EStG). Sind Auslösungen steuerfrei, so sind sie auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Mit den Lohnsteuerrichtlinien 2008 wurde das Reisekostenrecht neu geregelt.
Die unterschiedlichen Reisekostenarten (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) werden unter dem Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" zusammengefasst.
Reisekosten
Reisekosten sind:
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten.
Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird (frühere Dienstreise). Das ist bei befristeten Abordnungen, nicht jedoch bei Versetzungen der Fall. Wenn der Mitarbeiter nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (frühere Einsatzwechseltätigkeit) oder auf einem Fahrzeug (frühere Fahrtätigkeit) tätig wird, liegt ebenfalls eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor.
Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers (es muss sich nicht um eine Einrichtung des Arbeitgebers handeln). Regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Unerheblich sind Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Durch die Länge eines Auswärtseinsatzes (ab drei Monaten) kann keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr begründet werden. Wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr mindestens an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird, ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen.
Nach der Rechtssprechung des Bundesfinanzhofs ist die betriebliche Einrichtung eines Kunden keine regelmäßige Arbeitsstätte. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer dort längerfristig oder mit einer gewissen Nachhaltigkeit eingesetzt ist (BFH, Urteil vom 10.07.2008 - VI R 21/07).
Zur regelmäßigen Arbeitsstätte und Auswärtstätigkeit bei einer beruflichen Tätigkeit außerhalb einer betrieblichen Einrichtung des eigenen Arbeitgebers existiert ein BMF-Schreiben.
Die Dreimonatsfrist entfällt also für Fahrt- und Übernachtungskosten. Nur für Verpflegungspauschbeträge gilt weiterhin die Dreimonatsfrist.
Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten
Unter Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen zu verstehen.
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Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen. Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können folgende pauschalen Kilometersätze je gefahrenen Kilometer höchstens angesetzt werden:
Der Ansatz eines Gesamtkostenanteils (Anteil der Dienstfahrten an den Gesamtfahrten) oder eines errechneten Kilometersatzes (Gesamtkosten/Gesamtkilometer) ist ebenfalls möglich jedoch ungebräuchlich wegen des Aufwandes. |
Eine erhebliche Vereinfachung für die Reisekostenerstattung ist ab dem Jahr 2008 durch die Abschaffung der bisherigen 30-km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit eingetreten. Bis zum 31.12.2007 konnten bei Arbeitnehmern, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausübten, die Fahrtkosten nur dann als Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle mehr als 30 km betrug. Ab 2008 ist ein Fahrtkostenersatz ohne Rücksicht auf die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle und zudem ohne zeitliche Beschränkung möglich.
Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten
Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Auslandsreisen) dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.
Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden (§4 Abs.5 Nr.5 EStG):
| Dauer der Abwesenheit | Pauschbetrag |
|---|---|
| 24 Stunden | 24 Euro |
| mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden | 12 Euro |
| mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden | 6 Euro |
Maßgebend ist allein die Dauer der Abwesenheit. Die Abwesenheitszeiten sind kalendertagsbezogen. Führt ein Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Kalendertag durch, dann sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen. Beginnt eine Dienstreise nach 16:00 Uhr eines Kalendertages und endet sie vor 8:00 Uhr des folgenden Kalendertages ohne Übernachtung (sog. Mitternachtsregelung), ist die Gesamtabwesenheit der beiden Tage zusammen zu rechnen und dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzuordnen.
Beispiel 1:
Auswärtstätigkeit über 2 Tage ohne Übernachtung
Abfahrt am ersten Tag: 16:30 Uhr
Rückkehr am zweiten Tag: 04:30 Uhr
Abwesenheit gesamt: 12 Stunden (7,5 + 4,5)
Steuerfreier Pauschbetrag: 12 Euro
Beispiel 2:
Auswärtstätigkeit über 3 Tage
Abfahrt am ersten Tag: 14:00 Uhr
Rückkehr am dritten Tag: 16:00 Uhr
Steuerfrei ersetzt werden können:
am ersten Tag: 6 Euro (Abwesenheit 10 Stunden)
am zweiten Tag: 24 Euro (Abwesenheit 24 Stunden)
am dritten Tag: 12 Euro (Abwesenheit 16 Stunden)
Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. Wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird, ist die Dreimonatfrist nicht anzuwenden. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung bei derselben Auswärtstätigkeit hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Andere Unterbrechungen, z. B. durch vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat (R 9.6 LStR).
Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die oben genannten Pauschbeträge zahlen. Nach §40 Abs.2 Nr.4 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Damit ergibt sich folgende Übersicht:
| Dauer der Abwesenheit | Steuerfreier Pauschbetrag (SV-frei) | Pauschalierungsfähig mit 25% (SV-frei) | Steuerpflichtig und SV-pflichtig |
|---|---|---|---|
| 24 Stunden | 24 Euro | 24 Euro | Beträge über 48 Euro |
| mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden | 12 Euro | 12 Euro | Beträge über 24 Euro |
| mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden | 6 Euro | 6 Euro | Beträge über 12 Euro |
Verpflegungsmehraufwendungen für Leiharbeitnehmer
Der Bundesfinanzhof hat mit seinem Urteil vom 17.06.2010 (VI R 35/08) entschieden, dass ein Leiharbeitnehmer typischerweise nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt und damit grundsätzlich Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen kann. Das Gericht entschied dabei aber nur über kurzfristige Einsätze.
Das Gericht ließ allerdings die Frage offen, ob ein Leiharbeitnehmer, der für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses dem Entleiher überlassen wird, über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt.
Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten
Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen (R 9.7 LStR).
Die aus Anlass einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen
- in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen (z.B. Hotelrechnung), oder
- bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro pro Übernachtung.
Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Arbeitsverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich (bzw. teilweise unentgeltlich) zur Verfügung gestellt wurde.
Die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge ist auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 LStR).
Werden dem Arbeitnehmer die entstandenen Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt, kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten nicht den Pauschbetrag von 20 Euro pro Übernachtung geltend machen. Als Werbungskosten gelten in diesem Fall nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten.
Reisenebenkosten bei Auswärtstätigkeiten
Reisenebenkosten sind Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit noch entstehen. Darunter fallen z. B. Kosten für Taxi- oder Mietwagenbenutzung, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Kosten für Ferngespräche oder die Aufgabe eines Telegramms, Porto, Kosten für eine Garage, Parkplatzgebühren, Straßenbenutzungsgebühren und Reparaturkosten am Pkw infolge eines Unfalls.
Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.
Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber erstattet werden.
Auslandsreisekosten
Bei Auslandsreisen können die Fahrtkosten, Flugkosten und die Nebenkosten ebenso wie bei Inlandsreisen in der nachgewiesenen Höhe lohnsteuerfrei ersetzt werden. Benutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug, gelten die gleichen Kilometersätze wie bei Inlandsreisen.
Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder sind die maßgebenden Auslandstagegelder festgelegt.
Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht.
Die Schreiben gelten entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.
Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die in der Übersicht nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die maßgebenden Auslandstagegelder zahlen. Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Doppelte Haushaltsführung
Bis einschließlich 2007 ging eine Dienstreise mit auswärtiger Übernachtung nach Ablauf von drei Monaten regelmäßig in eine doppelte Haushaltsführung über. Das gilt ab 2008 nicht mehr.
Nach §9 Abs. 1 Nr. 5 EStG liegt eine doppelte Haushaltsführung nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes beschäftigt ist, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält und auch am auswärtigen Beschäftigungsort übernachtet.
Eine doppelte Haushaltsführung wird sowohl bei Verheirateten als auch bei Ledigen nur dann steuerlich berücksichtigt, wenn sie beruflich veranlasst ist. Eine berufliche Veranlassung liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer eine Zweitwohnung am neuen Beschäftigungsort wegen einer Versetzung, wegen eines Arbeitgeberwechsels oder wegen der erstmaligen Begründung eines Arbeitsverhältnisses bezieht.
Wenn ein verheirateter Arbeitnehmer außerhalb des Wohnortes seiner Familie beschäftigt ist, und am Beschäftigungsort übernachtet, so führt er immer einen doppelten Haushalt.
Eine doppelte Haushaltsführung wurde früher nicht anerkannt, wenn jemand aus privaten Gründen vom Arbeitsort
wegzog. Der Bundesfinanzhof hat mit zwei Urteilen vom 05.03.2009 (VI R 23/07, VI R 58/06) seine Rechtsprechung
zur doppelten Haushaltsführung nach Wegverlegung des Familienwohnsitzes vom Beschäftigungsort geändert.
Danach liegt eine aus beruflichem Anlass begründete doppelte Haushaltsführung auch dann vor, wenn ein
Steuerpflichtiger seinen Haupthausstand aus privaten Gründen vom Beschäftigungsort wegverlegt. Das
Bundesfinanzministerium hat sich der Auffassung angeschlossen.
Eine beruflich begründete doppelte Haushaltsführung setzt voraus, dass aus beruflicher Veranlassung am
Beschäftigungsort ein zweiter Haushalt unterhalten wird. Beruflich veranlasst ist der Haushalt dann, wenn ihn der
Steuerpflichtige nutzt, um seinen Arbeitsplatz von dort aus erreichen zu können.
Ein lediger Arbeitnehmer muss mit seiner Unterschrift versichern, dass er neben seiner Zweitwohnung am neuen Beschäftigungsort auch einen eigenen Hausstand am bisherigen Beschäftigungsort unterhält. Wenn der Arbeitgeber diese Erklärung bekommen hat (und als Beleg zum Lohnkonto nimmt), können für den ledigen Arbeitnehmer dieselben steuerfreien Beträge gezahlt werden, wie für einen verheirateten Arbeitnehmer.
Wenn ein lediger Arbeitnehmer keinen eigenen Hausstand besitzt (wohnt z. B. bei den Eltern), kann er auch keinen doppelten Haushalt führen. Es gibt keine Ausnahmen. Bedingung ist also in jedem Fall ein eigener Hausstand.
Wenn die oben aufgeführten Voraussetzungen für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vorliegen, können folgende Beträge steuerfrei gezahlt werden:
- Verpflegungsmehraufwendungen (nur für die ersten 3 Monate)
- Kosten der Unterkunft (Übernachtungen)
- Kosten für die erste und letzte Fahrt
- Kosten für eine wöchentliche Heimfahrt (Familienheimfahrt bzw. Wochenendheimfahrt)
Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Verpflegungsmehraufwendungen dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.
Bei doppelter Haushaltsführung können die folgenden Pauschbeträge nur drei Monate lang steuerfrei ersetzt werden:
| Dauer der Abwesenheit | Pauschbetrag |
|---|---|
| 24 Stunden | 24 Euro |
| mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden | 12 Euro |
| mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden | 6 Euro |
Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von der Wohnung, in der der Arbeitnehmer seinen eigenen Hausstand hat.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer mit eigenem Hausstand wird vom Betriebssitz in Bitterfeld nach Aue versetzt. Er behält seine
Wohnung in Bitterfeld und mietet sich eine kleine Wohnung in Aue. Er fährt jeden Montag 6:00 Uhr in Bitterfeld ab
und kommt jeden Freitag nach der Arbeit nach Bitterfeld zurück.
Für die ersten 3 Monate kann pro Woche ein Pauschbetrag von 96 € steuerfrei ersetzt werden.
3 x 24 € (Dienstag, Mittwoch und Donnerstag); da die Abwesenheit von Bitterfeld 24 Stunden beträgt
2 x 12 € (Montag und Freitag); da die Abwesenheit von Bitterfeld mindestens 14 Stunden beträgt
Kosten der Unterkunft (Übernachtungen) bei doppelter Haushaltsführung
Die aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder bis zur Höhe eines Pauschbetrages ersetzen.
- in den ersten 3 Monaten können pauschal 20 € je Übernachtung steuerfrei gezahlt werden
- nach den ersten 3 Monaten können pauschal nur noch 5 € je Übernachtung steuerfrei gezahlt werden (gilt zeitlich unbegrenzt; die früher geltende Zweijahresfrist ist weggefallen)
Die Pauschbeträge dürfen durch den Arbeitgeber nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung nicht in einer vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt gestellten Unterkunft erfolgt.
Werden die notwendigen Kosten der Unterbringung in der nachgewiesenen Höhe anstelle der Pauschbeträge steuerfrei
ersetzt, gibt es laut Bundesfinanzhof eine Obergrenze.
Nach einem Urteil des Bundesfinanzhof sind Unterkunftskosten am Beschäftigungsort notwendig (i.S. von
§9 Abs.1 Nr.5 EStG), wenn sie den
Durchschnittsmietzins einer 60 qm-Wohnung am Beschäftigungsort nicht überschreiten
(Urteil des Bundesfinanzhof).
Beispiel:
Der Durchschnittsmietzins am Beschäftigungsort des Arbeitnehmers beträgt 7 € pro qm.
Bis zur Höhe von 420 € pro Monat (60 qm x 7 € pro qm) wären die Unterkunftskosten am
Beschäftigungsort notwendig.
Unser Arbeitnehmer könnte also auch in eine Baracke mit 200 qm und 2,10 € pro qm ziehen. Die dabei
entstehenden 420 € Mietkosten wären im Rahmen.
Würde der Arbeitnehmer aber in eine Wohnung mit 50 qm und 10 € pro qm ziehen, könnten nur 420 €
Mietkosten (und nicht 500 €) vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden.
Bekommt der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine Übernachtungskosten erstattet, kann er die Übernachtungskosten bei seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Als Werbungskosten kann der Arbeitnehmer nur die nachgewiesenen Kosten der Unterkunft ansetzen. Die Pauschbeträge scheiden beim Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer aus.
Kosten für die erste und letzte Fahrt bei doppelter Haushaltsführung
Die tatsächlichen Fahrkosten für die erste Fahrt zum neuen Beschäftigungsort und für die letzte Fahrt vom Beschäftigungsort zum Wohnort (eigener Hausstand) können steuerfrei ersetzt werden.
Wenn der Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug benutzt, können die für Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten geltenden Kilometersätze steuerfrei gezahlt werden. Das wären bei einem PKW 0,30 € pro gefahrenen Kilometer.
Bei Erbringung der entsprechenden Nachweise können auch die höheren tatsächlichen Kosten steuerfrei gezahlt werden.
Hat der Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung entsteht für diese Fahrten kein geldwerter Vorteil.
Die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer gilt nicht für Flugstrecken. Maßgebend bei Flügen sind nur die tatsächlich angefallenen Flugkosten.
Kosten für eine wöchentliche Heimfahrt bei doppelter Haushaltsführung
Für diese Fahrten gilt die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer. Das ist die Obergrenze für eine steuerfreie Erstattung dieser Fahrkosten.
Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken. Maßgebend bei Flügen sind nur die tatsächlich angefallenen Flugkosten.
Hat der Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung entsteht für diese Fahrten (eine wöchentliche
Heimfahrt) kein geldwerter Vorteil.
Für jede weitere wöchentliche Heimfahrt entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser ist mit 0,002% des Bruttolistenpreises
je Fahrt und Entfernungskilometer anzusetzen.