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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Arbeitszeitkonten
Inhalt
AktuellesWertguthaben im Sinne des §7b SGB IV, die als Langzeitkonten geführt und für eine spätere Freistellung von der Arbeitsleistung verwendet werden, sind in der gesetzlichen Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung erst mit der Auszahlung zu verbeitragen (Zuflussprinzip). Dies gilt nicht für die gesetzliche Unfallversicherung. Hier unterliegen die Wertguthaben (ab 01.01.2010) schon mit dem Entstehen einer Beitragspflicht (Entstehungsprinzip). Der Grund hierfür ist, dass die Beiträge für den Zeitraum gezahlt werden sollen, in dem das Risiko eines Arbeitsunfalls besteht. Die bisherige Praxis der Berufsgenossenschaften orientierte sich an den anderen Sozialversicherungszweigen. Danach waren Arbeitsentgelte, die in ein Wertguthaben eingebracht werden, erst im Jahr der Auszahlung in den Lohnnachweis aufzunehmen. In Absprache mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales wurde die bisherige Praxis zum 01.01.2010 an die gesetzliche Vorgabe angepasst. Mit dem Gesetz zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen (Flexi II) und zur Änderung anderer Gesetze vom 21. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2940) treten einige Änderungen zur sozialrechtlichen Absicherung flexibler Arbeitszeiten in Kraft (im Wesentlichen ab 01.01.2009).
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Grundsätzliches
Die Notwendigkeit zur Flexibilisierung der Arbeitszeit hat eine ganze Reihe von verschiedenen Arbeitszeitmodellen entstehen lassen. Zur Umsetzung dieser Arbeitszeitmodelle ist in der Regel ein Arbeitszeitkonto notwendig.
Arbeitszeitmodelle sehen häufig vor, dass die Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum keine Arbeitsleistung zu erbringen haben. In dieser Zeit erhalten die Arbeitnehmer ein Arbeitsentgelt, das durch eine Arbeitsleistung vor oder nach der Freistellungsphase erarbeitet wird.
Mit Arbeitszeitkonten wird der Bezug von Arbeitsentgelt und deren Besteuerung auf einen beliebigen Zeitpunkt in der Zukunft verschoben (von der Ansparphase in die Freistellungsphase).
Die Versicherungs- und Beitragspflicht hängt aber davon ab, dass auf Grund eines Arbeitsverhältnisses eine Arbeitsleistung erbracht und dafür Arbeitsentgelt gezahlt wurde. Das ist aber durch die Einführung von Arbeitszeitmodellen nicht in jedem Fall gegeben. Das Gesetz zur sozialrechtlichen Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen beinhaltet dafür bestimmte Regelungen (§7 Abs. 1a SGB IV). Das Gesetz ist ein sogenanntes Artikelgesetz, das eine Reihe von anderen Gesetzen geändert hat. Es werden sowohl Unterbrechungen des Arbeitslebens als auch Freistellungsphasen sozialversicherungsrechtlich abgesichert. Die Beschäftigung muss nach der Freistellungsphase nicht fortgesetzt werden.
Die Vereinbarung über Arbeitszeitkonten (Zeitwertkonten) wird in der Regel als Betriebsvereinbarung abgeschlossen. Die Mitarbeiter können Arbeitszeit oder Arbeitsentgelt in das Zeitwertkonto einbringen. Das Konto selbst kann in Zeit oder in Geld geführt werden (unabhängig von der Form der Einbringung). Der jeweilige Stand des Zeitwertkontos wird als Wertguthaben bezeichnet.
Lebensarbeitszeitkonten und Langzeitkonten werden im Gegensatz zu Kurzzeitkonten (Gleitzeitkonto) in der Praxis überwiegend in Geld geführt.
Ab 01.01.2009 sind Wertguthaben als Arbeitsentgeltguthaben einschließlich des darauf entfallenden
Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu führen. Die Arbeitszeitguthaben sind in Arbeitsentgelt umzurechnen (§7d SGB IV).
Für bestehende Wertguthaben wurden aber Übergangsregelungen (§116 SGB IV) geschaffen.
Unternehmen, die bisher ihre Wertguthaben in Zeitwerten führen, können das beibehalten oder diese auf Entgeltguthaben umstellen. Das gilt
auch für neu vereinbarte Wertguthabenvereinbarungen auf der Grundlage früherer Vereinbarungen.
Das Wertguthaben umfasst seit 01.01.2009 neben den Arbeitsentgelten aus einer Beschäftigung auch die auf diese Arbeitsentgelte entfallenden Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag (§7d Abs. 1 SGB IV). Bei geringfügig entlohnten Beschäftigten sind das die vom Arbeitgeber zu entrichtende Pauschalbeiträge. Das Wertguthaben besteht also aus dem Entgeltguthaben und den auf dieses Entgeltguthaben entfallenden Arbeitgeberbeitragsanteilen.
Die Einstellung des Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag mit dem Arbeitsentgelt in das Wertguthaben ist ab dem 01.01.2009 zwingend.
In folgenden Fällen sind jedoch auch die auf die Entgeltbestandteile des Wertguthabens für Zeiten vor dem 01.01.2009 entfallenden Arbeitgeberbeitragsanteile ins Wertguthaben einzubringen:
- vor der Übertragung von Wertguthaben auf einen neuen Arbeitgeber,
- vor der Übertragung von Wertguthaben auf die Deutsche Rentenversicherung Bund oder
- vor der Umwandlung von Zeitguthaben in Entgeltguthaben,
Wenn die Beschäftigung in der Arbeitsphase mehr als geringfügig entlohnt ausgeübt wurde, darf das regelmäßige Arbeitsentgelt in der Freistellungsphase monatlich 400 EUR nicht unterschreiten. Es wird also ausgeschlossen, dass Wertguthaben aus einer versicherungspflichtigen Beschäftigung im Rahmen einer geringfügig entlohnten Beschäftigung versicherungsfrei abgebaut werden können.
Arbeitsrechtliche Unterteilung von Arbeitszeitkonten-Vereinbarungen
- Verstetigungs-Modell
Das Arbeitsentgelt wird unabhängig von der konkret erbrachten Arbeitsleistung stetig gezahlt. Das Modell ist für Gleitzeitkonten oder Jahresarbeitszeitkonten typisch. Die Umsetzung erfolgt über Plus- bzw. Minusstunden, als Abweichung von der Rahmenarbeitszeit. - Aufschub-Modell
Die in der Ansparphase entstehenden Entgeltansprüche werden in bestimmter Höhe gestundet und auf ein Konto überführt. Der Arbeitnehmer erbringt seine Arbeitsleistung aber in voller Höhe. Während der Freistellungsphase wird der Arbeitnehmer von seiner Arbeitspflicht befreit und bekommt das angesparte Entgelt ausgezahlt.
Grundsätzlich sind folgende zwei Phasen zu unterscheiden:
| Ansparphase | Freistellungsphase |
|---|---|
| Einbringen von Wertguthaben | Bezüge aus dem Wertguthaben |
| Auf die Einzahlungen sind keine Steuern und keine Sozialabgaben zu zahlen. | Bei Abbau des Wertguthabens in der Freistellungsphase werden Steuern und Sozialabgaben abgeführt. |
Funktionsweise von Arbeitszeitkonten
Arten von Arbeitszeitkonten
| Kurzzeitkonto | Kurzzeitkonten sollen Beschäftigungsschwankungen auffangen und ausgleichen. Arbeitszeiten, die von der vertraglich festgesetzten Regelarbeitszeit abweichen (positiv oder negativ), werden auf dem Konto verbucht und innerhalb des festgesetzten Zeitraums (in der Regel ein Jahr) ausgeglichen. |
|---|---|
| Langzeitkonto | Langzeitkonten werden nicht innerhalb eines Kalenderjahres abgerechnet. Sie sammeln mehrjährige Arbeitszeitguthaben an. Es soll ein umfangreiches Arbeitszeitguthaben angesammelt werden, um verschiedene Freistellungsphasen zu ermöglichen. |
| Lebensarbeitszeitkonto | Ein spezielles Langzeitkonto ist das Lebensarbeitszeitkonto. Mit Hilfe von Lebensarbeitszeitkonten kann die letzte Phase des Erwerbslebens verkürzt und der Übergang in den Ruhestand flexibel gestaltet werden. Der Arbeitgeber muss nicht sofort vollständig auf die Erfahrung und das Know-how älterer Arbeitnehmer verzichten. Der Arbeitnehmer kann sich bereits vor Erreichen des gesetzlichen Rentenalters ohne finanzielle Probleme aus dem Arbeitsleben langsam zurückziehen. |
Abgrenzung der Wertguthabenvereinbarungen von anderen Formen flexibler Arbeitszeitmodelle
Bis 31.12.2008 galten alle Vereinbarungen, die die Verwendung von Arbeitszeiten oder Arbeitsentgelt für Freistellungen von der Arbeit ermöglichen, als flexible Arbeitszeitregelungen. Ab 01.01.2009 wird zwischen Wertguthabenvereinbarungen und sonstigen Arbeitszeitvereinbarungen unterschieden (§ 7b SGB IV).
- Eine Wertguthabenvereinbarung liegt nur dann vor, wenn diese Vereinbarung nicht das Ziel der flexiblen Gestaltung der werktäglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit oder den Ausgleich betrieblicher Produktions- und Arbeitszeitzyklen verfolgt. Flexible Arbeitszeitgestaltungen führen nur dann zu einer Verschiebung der Beitragsfälligkeit in der Sozialversicherung, wenn sie das Ansparen von Wertguthaben für längere Freistellungsphasen zum Ziel haben. Wertguthaben können nur noch in Entgelt geführt werden (es gibt aber Übergangsregelungen).
- Als sonstige Arbeitszeitvereinbarungen gelten Vereinbarungen, die die flexible Gestaltung der Arbeitszeit oder den Ausgleich betrieblicher Arbeitszyklen ermöglichen.
Wichtig ist die Unterscheidung bei den damit verbundenen Arbeitgeberpflichten sowie der Insolvenzsicherung und Werterhaltungsgarantie.
| Wertguthabenvereinbarungen | sonstige Arbeitszeitvereinbarungen (andere Formen flexibler Arbeitszeitmodelle) |
|---|---|
| Langfristiger Aufbau und Abbau (Ziel: längere Freistellungsphasen) | Kurzfristiger Aufbau und Abbau (Ziel: flexible Gestaltung der Arbeitszeit oder Ausgleich betrieblicher Arbeitszyklen) |
| Gesetzlich festgelegter Insolvenzschutz (mit Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung) | Freiwilliger Insolvenzschutz |
| Besondere Aufzeichnungspflichten gelten. Bilden der SV-Luft ist vorgeschrieben |
Keine Führung der SV-Luft |
| Guthaben muss gesondert angelegt werden | Guthaben verbleibt im Betriebsvermögen |
| Freistellungsphase muss länger als einen Monat dauern. | Freistellungsphase darf maximal einen Monat betragen. |
Eine definierte Stundengrenze für die Zulässigkeit sonstiger Arbeitszeitvereinbarungen (normale Arbeitszeitkonten) gibt es nicht. Für sonstige Arbeitszeitvereinbarungen wurde ab 01.01.2009 klargestellt, dass es in Zeiten der Freistellung von der Arbeitsleistung bis zu einem Monat einer Beschäftigungsfiktion sowie der Verschiebung der Beitragsfälligkeit für aufgrund eines Auszahlungsverzichts in Wertguthaben eingestellten Arbeitsentgelt nicht bedarf.
Arbeitgeberbeitragsanteil im Wertguthaben
Seit dem 01.01.2009 ist der Arbeitgeberbeitragsanteil Bestandteil des Wertguthabens. Der Arbeitgeberbeitragsanteil ist auf die volle Höhe des Arbeitsentgelts bezogen (also ohne Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze) einzustellen.
Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bei Arbeitszeitkonten
Die bis Ende 2008 geltende 250-Stunden-Grenze für Wertguthaben entfällt. Danach bestand eine allgemeine Aufzeichnungspflicht nach §8 Abs. 2 Nr. 10 Beitragsverfahrensverordnung (diese Nr. 10 ist entfallen; danach waren Aufzeichnungen über Wertguthaben bis 250 Stunden zu den Entgeltunterlagen zu nehmen).
Bei Wertguthaben über 250 Stunden bestand die besondere Aufzeichnungspflicht nach §23b Abs. 2 SGB IV.
Durch die Trennung in Wertguthabenvereinbarungen und andere Formen flexibler Arbeitszeitmodelle, wurden die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten neu geregelt.
Nach §8 Abs. 1 Nr. 7 Beitragsverfahrensverordnung hat der Arbeitgeber in den Entgeltunterlagen über den Beschäftigten
- das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge),
- den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie
- den Abrechnungsmonat für jede Änderung und
- einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz
aufzunehmen. Hierbei ist sicherzustellen, dass die Entwicklung des Wertguthabens an einer Stelle dargestellt wird.
Wertguthaben, die zum Teil aus Arbeitsleistungen im Rechtskreis West als auch im Rechtskreis Ost erzielt wurden, sind nach (§7 Abs. 1a Satz 6 SGB IV) getrennt darzustellen.
Anzeige der Wertguthaben in der Classic Line von Sage
Das Wertguthaben ist nach der Entstehung in folgenden Kategorien getrennt zu führen:
- lohnsteuerpflichtig
- lohnsteuerfrei (z. B. bei eingebrachten steuerfreien Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit)
- sozialversicherungspflichtig
- sozialversicherungsfrei (z. B. bei eingebrachten sozialversicherungsfreien Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit oder aus einer geringfügigen Beschäftigung)
Wertguthabenvereinbarungen für geringfügig entlohnte Beschäftigte
Seit 01.01.2009 können auch versicherungsfreie geringfügig entlohnte Beschäftigte Wertguthaben aufbauen. Soll bei einem Stundenlohn und schwankender Arbeitszeit lediglich die Zahlung eines verstetigten Arbeitsentgelts erreicht werden, ist dies auch über eine sonstige flexible Arbeitszeitregelung möglich.
Sinn und Zweck von Wertguthabenvereinbarungen schließen aus, dass aus einer versicherungsfreien geringfügigen Beschäftigung ein sozialversicherungsrechtlicher Schutz in einer versicherungspflichtigen Beschäftigung begründet werden kann. Damit ist der Abbau (Entsparung) von Wertguthaben aus einer geringfügigen Beschäftigung auch nur in geringfügig entlohntem Umfang möglich.
Sonstige flexible Arbeitszeitregelungen sind auch im Rahmen einer versicherungsfreien geringfügig entlohnten Beschäftigung möglich, soweit die Voraussetzungen der Geringfügigkeit erfüllt werden (§8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV). Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt darf dabei im Durchschnitt einer Jahresbetrachtung 400 EUR nicht übersteigen.
In versicherungsfreien kurzfristigen Beschäftigungen (§8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) sind Wertguthabenvereinbarungen weiterhin nicht möglich.
Anspruch auf Wertguthabenverwendung bei gesetzlicher Freistellung
Ab 2009 kann die Verwendung des Wertguthabens bei gesetzlichen Freistellungen auch ohne eine entsprechende Regelung in der Wertguthabenvereinbarung vom Arbeitnehmer beansprucht werden (§ 7c Abs. 1 Nr. 1 SGB IV).
Das wird insbesondere in folgenden Fällen Anwendung finden:
- Beanspruchung der Pflegezeit nach dem Pflegezeitgesetz.
- Beanspruchung der Elternzeit nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz.
- Teilzeitbeschäftigung nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz.
Die Vertragsparteien können darüber hinaus andere Verwendungszwecke vereinbaren (§ 7c Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). Die Vertragsparteien können die Verwendungszwecke auch beschränken (§ 7c Abs. 2 SGB IV).
Wertguthabenverwendung für die betriebliche Altersversorgung
Die Möglichkeit ein Wertguthaben in die betriebliche Altersversorgung zu übertragen, ohne das es zu einem Störfall (wegen der nicht vereinbarungsgemäßen Verwendung) kommt, besteht nur noch für individuelle Wertguthabenvereinbarungen, die vor dem 14.11.2008 geschlossen wurden.
Die Übertragung kann dabei nur in folgenden Fällen erfolgen:
- Beendigung der Beschäftigung wegen des Eintritts einer Erwerbsminderung.
- Bei Erreichen einer Altersgrenze, von der an eine Rente wegen Alters beansprucht werden kann.
- Wegen des Todes des Arbeitnehmers.
Die Verwendung des Wertguthabens für die betriebliche Altersversorgung in den genannten Fällen muss bereits bei Abschluss der Wertguthabenvereinbarung vorgesehen worden oder im Zusammenhang mit einer später abgeschlossenen betrieblichen Altersversorgung erfolgt sein.
Für individuelle Wertguthabenvereinbarungen die nach dem 14.11.2008 geschlossen wurden ist eine sozialversicherungsfreie Überführung in die betriebliche Altersversorgung nicht mehr möglich. Dabei ist es unerheblich, ob für den Beschäftigungsbetrieb eine tarifliche Regelung oder Betriebsvereinbarung eine entsprechende Übertragungsmöglichkeit vorsieht.
Insolvenzsicherung und Werterhaltungsgarantie
Nur Wertguthaben sind sicherungspflichtig. Arbeitszeitkonten, die nach einem Verstetigungs-Modell geführt werden (sonstige Arbeitszeitvereinbarungen zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit), sind nicht sicherungspflichtig. Die Insolvenzsicherungspflicht tritt hier selbst bei großen Guthaben nicht ein.
Die Anlage der Wertguthaben hat seit 01.01.2009 im Rahmen der für die Sozialversicherungsträger geltenden Vermögensanlagevorschriften des SGB IV (§§ 80 ff SGB IV) zu erfolgen (§7d Abs. 3 SGB IV). Ein Wertguthaben ist so anzulegen und zu verwalten, dass ein Verlust ausgeschlossen erscheint, ein angemessener Ertrag erzielt wird und eine ausreichende Liquidität gewährleistet ist. Abweichend von den Anlagevorschriften kann das Wertguthaben bis zu 20% in Aktien oder Aktienfonds angelegt werden (§7d Abs. 3 SGB IV).
Bei der Anlage von Wertguthaben ist der Rückfluss des Wertguthabens zum Zeitpunkt von dessen Inanspruchnahme mindestens in der Höhe des angelegten Betrages zu gewährleisten. Diese Werterhaltungsgarantie gilt nur für die planmäßige Entsparung des Wertguthabens und nicht im Fall der nicht vereinbarungsgemäßen Verwendung des Wertguthabens (Störfall) oder der Übertragung des Wertguthabens bei Beendigung der Beschäftigung.
Die Verpflichtung zur Insolvenzsicherung des Wertguthabens besteht seit 01.01.2009 bereits, wenn
- das Wertguthaben die monatliche Bezugsgröße (vorher erst beim Dreifachen der monatlichen Bezugsgröße) übersteigt und
- für die beabsichtigte Zeit der Freistellung ein Anspruch auf Insolvenzgeld nicht besteht.
Bezugsgröße 2010 in der Renten- und Arbeitslosenversicherung (monatlich):
Alte Bundesländer: 2.555 EUR
Neue Bundesländer: 2.170 EUR
In einem Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrages in einer Betriebsvereinbarung kann ein anderer Betrag, ab dem die Insolvenzsicherungspflicht entsteht, vereinbart werden.
Das bisherige zusätzliche Kriterium eines vereinbarten Mindestausgleichszeitraums für das Wertguthaben von 27 Monaten ist nicht mehr Voraussetzung für die Insolvenzsicherungspflicht.
Der §7e Abs. 5 SGB IV legt fest: Hat der Beschäftigte den Arbeitgeber schriftlich aufgefordert, seinen Verpflichtungen zum Insolvenzschutz nachzukommen und weist der Arbeitgeber dem Beschäftigten nicht innerhalb von zwei Monaten nach der Aufforderung die Erfüllung seiner Verpflichtung zur Insolvenzsicherung des Wertguthabens nach, kann der Beschäftigte die Vereinbarung nach §7b SGB IV mit sofortiger Wirkung kündigen; das Wertguthaben ist nach Maßgabe des §23b Abs. 2 SGB IV aufzulösen.
Die Einhaltung der Standards zur Insolvenzsicherung und Werterhaltung werden bei den von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführten Betriebsprüfungen überwacht.
Bei den Anlagevorschriften und der Werterhaltungsgarantie handelt es sich um arbeitsrechtliche Regelungen zum Schutz des Wertguthabens. Die Nichtbeachtung der Regelungen kann Schadensersatzansprüche auslösen. Mindestens einmal im Jahr haben die Arbeitgeber die Arbeitnehmer schriftlich über die Höhe ihres im Wertguthaben enthaltenen Entgeltguthabens zu informieren.
Übertragung von Wertguthaben
Bisher mussten Wertguthaben beim Arbeitgeberwechsel häufig als Störfall aufgelöst und ausgezahlt werden. Es kam also zum Lohnsteuerabzug und zur Zahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung.
Der neu geschaffene §7f Abs. 1 SGB IV sorgt für die Möglichkeit der Erhaltung des Wertguthabens. Es gibt dafür zwei Varianten:
- Der Beschäftigte kann bei Beendigung der Beschäftigung gegenüber dem bisherigen Arbeitgeber verlangen, dass das Wertguthaben
auf den neuen Arbeitgeber übertragen wird, wenn dieser mit dem Beschäftigten eine Wertguthabenvereinbarung abgeschlossen und der
Übertragung zugestimmt hat.
Der Arbeitgeber, der das Wertguthaben für eine Freistellungsphase oder im Störfall auszahlt, ist Schuldner der Sozialversicherungsbeiträge. - Der Beschäftigte kann auch eine Übertragung auf die Deutsche Rentenversicherung Bund verlangen (ab dem 01.07.2009), wenn das
Wertguthaben einschließlich des Gesamtsozialversicherungsbeitrages einen Betrag in Höhe des Sechsfachen der monatlichen Bezugsgröße
übersteigt. Im Jahr 2010 sind das 15.330 EUR in den alten und 13.020 EUR in den neuen Bundesländern.
Eine Rückübertragung ist aber ausgeschlossen.
Vor der Übertragung ist außerdem der Arbeitgeberbeitragsanteil für vor dem 01.01.2009 angespartes Entgeltguthaben ins Wertguthaben einzustellen.
Bei der Wertguthabenübertragung auf die Deutsche Rentenversicherung Bund besteht keine Möglichkeit, das Wertguthaben durch weitere Ansparungen zu vermehren. Das geht nur bei der Übertragung des Wertguthabens auf einen anderen Arbeitgeber. Bei der Deutschen Rentenversicherung Bund wird der Betrag als geschlossenes Konto geführt.
Der Beschäftigte kann das Wertguthaben für Zeiten der Freistellung von der Arbeitsleistung und Zeiten der Verringerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nach § 7c Absatz 1 SGB IV sowie auch außerhalb eines Arbeitsverhältnisses für die in § 7c Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe a genannten Zeiten in Anspruch nehmen. Der Antrag ist spätestens einen Monat vor der begehrten Freistellung schriftlich bei der Deutschen Rentenversicherung Bund zu stellen (§ 7f Absatz 2 SGB IV).
Die Überführung auf den neuen Arbeitgeber muss bei beiden Varianten innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Arbeitsverhältnisses durchgeführt werden.
Betriebsvereinbarung über ein Arbeitszeitkonto
Folgende Punkte sind mindestens in einer Betriebsvereinbarung über ein Arbeitszeitkonto zu regeln:
- Zielsetzung
Ausgleich von Beschäftigungsschwankungen, Verbesserung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, Absicherung bestehender Arbeitsplätze usw. - Geltungsbereich
Welche Betriebsteile bzw. Arbeitnehmergruppen - Rahmen der flexiblen Arbeitszeit
Regelungen zur Lage und Verteilung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit, Mindestarbeitszeit und Höchstarbeitszeit (Arbeitszeitkorridor), Ankündigungsfrist gegenüber den Arbeitnehmern - Grenzwerte des Arbeitszeitkontos (Plusstunden und Minusstunden)
- Ausgleichszeitraum
- Information der Arbeitnehmer über Kontenstände
Kann über den Lohnbeleg erfolgen - Regelungen zur zuschlagspflichtigen Mehrarbeit
- Der Verfall von Stunden ist unzulässig. Der Abbau von Arbeitszeitkonten kann nur über bezahlten Freizeitanspruch oder Auszahlung (Geld) erfolgen.
- Regelungen für den Krankheits- und Urlaubsfall
- Verzinsung von Guthaben
- Insolvenzsicherung
- Geltungsdauer
Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick
| Jahresarbeitszeit | In Zeitkonten können Zeitguthaben und Zeitdefizite in einem fest gelegten Umfang gebildet werden. Die Mehrzahl der Regelungen sieht Grenzwerte vor, die bei Plus- oder Minusstunden nicht überschritten werden dürfen. Die Information der Beschäftigten über den Kontostand erfolgt in der Regel monatlich. |
|---|---|
| Langzeitkonto | Das Langzeitkonto dient der Anpassung der Arbeitszeit an Schwankungen im Arbeitsanfall über mehr als ein Jahr. Es kann sich über das gesamte Arbeitsleben ausdehnen (Lebensarbeitszeitkonto). |
| Variable Arbeitszeiten | Auf der Grundlage einer bestimmten, individuell vereinbarten monatlichen oder jährlichen Sollarbeitszeit werden Dauer und Lage der Arbeitszeit festgelegt. Der Einsatz erfolgt z. B. in Wechselschichtsystemen. |
| Gleitende Arbeitszeit | Bis auf eine Kernzeit, in der alle Mitarbeiter anwesend sein müssen, können Beginn und Ende der Arbeitszeit selbst festgelegt werden. Für die Verteilung der Arbeitsstunden gibt es jedoch häufig einen Rahmen (ab einer gewissen Uhrzeit morgens bis zu einer bestimmten Uhrzeit abends). |
| Teilzeit | Wenn die regelmäßige Wochenarbeitszeit weniger Stunden als die Regelarbeitszeit der vergleichbaren Vollzeitkräfte beträgt, handelt es sich um Teilzeitarbeit. Die Verteilung der Arbeitszeit kann in sehr flexiblen Formen erfolgen. |
| Altersteilzeit | Die Möglichkeit zur Altersteilzeit eröffnet sich Arbeitnehmern/-innen, die das 55. Lebensjahr vollendet haben und innerhalb der letzten fünf Jahre vor Beginn der Altersteilzeit mindestens 1.080 Kalendertage in einer versicherungspflichtigen Beschäftigung gestanden haben. Diese besondere Form der Teilzeit soll den gleitenden Übergang in den Ruhestand fördern. Die Regelung zur staatlich geförderten Altersteilzeit läuft zum 31.12.2009 aus. |
| Job-Sharing (Arbeitsplatzteilung) | Die Arbeitsplatzteilung ist ein Arbeitszeitmodell, welches auf Teilzeitarbeit basiert. Zwei oder mehr Arbeitnehmer teilen einen Arbeitsplatz unter sich auf. Die Arbeitnehmer bestimmen dabei die Lage und Verteilung der individuellen Arbeitszeit zum größten Teil in gegenseitiger Absprache. |
| Kurzarbeit | Wenn in Betrieben oder Betriebsabteilungen die regelmäßige betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit infolge wirtschaftlicher Ursachen oder eines unabwendbaren Ereignisses vorübergehend verkürzt wird, kann der Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen. |
| zeitautonome Arbeitsgruppe | Besondere Form der gleitenden Arbeitszeit. Ein Arbeitsteam regelt in eigener Kompetenz, wie langer jeder Einzelne arbeitet und wie die Arbeitszeit verteilt wird. Der Kompetenzumfang kann bis zur Urlaubsplanung und der Arbeitszeitverteilung im Jahresverlauf reichen. |
| Vertrauensarbeitszeit | Die Arbeitnehmer können im Rahmen eines festgelegten Zeitkorridors die Lage und Verteilung ihrer Arbeitszeit selbst bestimmen. Der Arbeitgeber verzichtet auf die Erfassung und die Kontrolle der Arbeitszeit. Die Leistungsbeurteilung erfolgt anhand des Arbeitsergebnisses. |
Lohnsteuerliche Behandlung - Normale Verwendung des Guthabens
Die Gutschrift (Geld oder Zeit) auf dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters führt nicht zum lohnsteuerlichen Zufluss von Arbeitlohn. Die Auszahlung des Arbeitslohns in der Ansparphase wird durch eine arbeitsrechtlich verbindliche Vereinbarung auf eine spätere Zeit (Entnahmephase) verschoben. In der Entnahmephase wird der Arbeitnehmer von der Arbeitsleistung freigestellt. Nur der dem Arbeitnehmer zufließende Teil des Arbeitslohns unterliegt im Zeitpunkt der Auszahlung dem Lohnsteuerabzug.
Die Besteuerung beim Mitarbeiter erfolgt also erst bei Zufluss der Leistungen, also bei Auflösung des Wertguthabens (nach gelagerte Besteuerung). Die Besteuerung erfolgt nach den Grundsätzen für laufenden Arbeitslohn.
Der Aufbau des Guthabens wird nur so lange steuerlich anerkannt, wie gewährleistet ist, dass das Guthaben im Rahmen einer Freistellung auch vollständig abgebaut werden kann. Das Ende des Freistellungszeitraumes kann also nicht nach dem Erreichen der Regelaltersgrenze liegen.
Lohnsteuerliche Behandlung - Vorzeitige Verwendung des Guthabens
Wird das auf dem Wertkonto angesammelte Wertguthaben nicht zweckbestimmt verwendet, tritt ein so genannter Störfall ein. Denkbar sind Fälle wie die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, z. B. Kündigung oder Eintritt der Erwerbsunfähigkeit.
Wird das Arbeitsverhältnis vor Beginn der Entnahmephase beendet und das Guthaben des Arbeitszeitkontos in einem Betrag ausgezahlt, gibt es mehrere Möglichkeiten. Es handelt sich immer um eine Nachzahlung von laufendem Arbeitslohn.
a) Arbeitszeitguthaben betrifft nur das laufende Kalenderjahr
Besteuerung als laufender Arbeitslohn durch Aufrollen der bereits abgerechneten Lohnzahlungszeiträume oder Besteuerung als sonstiger Bezug nach einem besonderen Verfahren unter Anwendung der Jahrestabelle. Der Arbeitnehmer kann der Besteuerung als sonstiger Bezug widersprechen.
b) Arbeitszeitguthaben betrifft ganz oder zum Teil das Vorjahr
Besteuerung als sonstiger Bezug nach einem besonderen Verfahren unter Anwendung der Jahrestabelle.
c) Arbeitszeitguthaben betrifft mindestens zwei Kalenderjahre und einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten
Besteuerung als sonstiger Bezug nach der Fünftelregelung. Der sonstige Bezug wird bei der Steuer nur mit einem Fünftel angesetzt. Die sich dabei ergebende Steuer wird verfünffacht. Die Fünftelregelung ist nur anzuwenden, wenn sie zu einer niedrigeren Lohnsteuer führt als die Besteuerung als sonstiger Bezug unter Anwendung der Jahrestabelle.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung - Grundsätze
Grundsätzlich ist die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts zur Sozialversicherung an die geleistete Arbeit gebunden (Beitragsberechnung nach dem Entstehungsprinzip). Für die im Rahmen einer Vereinbarung nach §7 Abs. 1a SGB IV gebildeten Wertguthaben werden die Sozialversicherungsbeiträge aber auf die Freistellungszeiträume verschoben (Beitragsberechnung nach dem Zuflussprinzip).
Das gilt bei Wertguthaben nicht für die gesetzliche Unfallversicherung. Für Arbeitsentgelt das ab 01.01.2010 in ein Wertguthaben eingebracht wird, gilt das Entstehungsprinzip. In der Arbeitsphase ist also das volle Arbeitsentgelt in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtig. In der Freistellungsphase ohne betriebliches Unfallrisiko besteht keine Beitragspflicht.
Für sonstige Arbeitszeitvereinbarungen (andere Formen flexibler Arbeitszeitmodelle) bleibt es in der gesetzlichen Unfallversicherung beim Zuflussprinzip.
Eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt und damit sozialversicherungsrechtliche Absicherung besteht in Zeiten der Freistellung von Arbeitsleistung nur unter folgenden Bedingungen.
- Die Freistellung muss aufgrund einer schriftlichen Vereinbarung erfolgen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelarbeitsvertrag).
- In der Freistellungsphase muss Arbeitsentgelt fällig sein.
Dieses Arbeitsentgelt muss mit einer vor oder nach der Freistellungsphase erbrachten Arbeitsleistung erzielt worden sein bzw. werden.
Die Höhe des für die Zeit der Freistellung gezahlten Arbeitsentgelts darf nicht unangemessen von dem Arbeitsentgelt der vorausgegangenen zwölf Kalendermonate abweichen.
Das Arbeitsentgelt während der Freistellungsphase gilt dann noch als angemessen, wenn es im Monat mindestens 70 % und maximal 130 % des durchschnittlich gezahlten Arbeitsentgelts der unmittelbar vorangegangenen zwölf Kalendermonate der Arbeitsphase beträgt (Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger vom 31.03.2009). - Die Arbeitsentgelte müssen während der Arbeitsphase und während der Freistellung die Geringfügigkeitsgrenze (z. Z. 400 €) übersteigen.
Unabhängig davon ist es ab 2009 auch möglich, Wertguthaben für geringfügig entlohnte Arbeitnehmer zu bilden. Bei diesen 400-Euro-Jobs beträgt das Entgelt im Gegensatz zum versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis nicht mehr als 400 € monatlich.
Das in der Freistellungsphase aus dem Wertguthaben abfließende Arbeitsentgelt ist die beitragspflichtige Einnahme (§23b Abs. 1 SGB IV). Es bildet die Grundlage für die Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags und stellt ausnahmslos beitragspflichtiges laufendes Arbeitsentgelt dar. Das gilt auch, wenn einmalig gezahltes Arbeitsentgelt für den Aufbau des Wertguthabens herangezogen wurde sowie für Wertzuwächse durch Zinsen.
Wenn das Wertguthaben in Zeiteinheiten geführt wird, muss die in der Freistellungsphase aus dem Wertguthaben abfließende Arbeitsstunde mit dem Stundenlohn bewertet werden, der zum Zeitpunkt der Arbeitsfreistellung gilt.
Der Arbeitgeber muss die Höhe des für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogenen Wertguthabens dokumentieren. Es müssen alle Monate aufgezeichnet werden, in dem eine Veränderung des Wertguthabens erfolgte.
Seit dem 01.01.2009 ist der Arbeitgeberbeitragsanteil Bestandteil des Wertguthabens. Es gibt keine Nachschusspflicht des Arbeitgebers, falls die Beitragssätze während der Freistellungsphase höher liegen als während der Ansparphase. Zu einem ähnlichen Effekt kommt es auch aufgrund eines Wertzuwachses des Entgeltguthabens. Auch für diesen Fall existiert keine Nachschusspflicht des Arbeitgebers. Soweit Wertguthaben den Arbeitgeberbeitragsanteil beinhalten, ist dieser daher in der Freistellungsphase nach den aktuellen Rechengrößen aus dem vorhandenen Wertguthaben zu finanzieren (vorbehaltlich der Werterhaltungsgarantie bei planmäßiger Freistellung).
Wenn die Beitragssätze während der Freistellungsphase niedriger liegen als während der Ansparphase, hat der Arbeitgeber aber auch kein Entnahmerecht hinsichtlich der Arbeitgeberbeitragsanteile.
Wenn die während der Entsparung des Wertguthabens vom Arbeitgeber zu tragenden Beiträge höher sind als die in der Ansparphase eingestellten Arbeitgeberbeitragsanteile, vermindert sich das Entgeltguthaben des Arbeitnehmers entsprechend. Im umgekehrten Fall erhöht sich das Entgeltguthaben.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung - Nicht vereinbarungsgemäße Verwendung des Wertguthabens (Störfälle)
Der §23b Abs. 2 SGB IV regelt die Beitragsberechnung in Störfällen. Danach gelten Wertguthaben auch dann als beitragspflichtige Einnahme, wenn
- das Wertguthaben nicht gemäß einer Vereinbarung nach §7 Abs. 1a SGB IV verwendet wird, insbesondere nicht laufend für eine Zeit der Freistellung gezahlt wird oder wegen vorzeitiger Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses in einer Zeit der Freistellung von der Arbeitsleistung nicht mehr gezahlt werden kann oder
- im Falle der Zahlungsunfähigkeit des Arbeitgebers der Gesamtsozialversicherungsbeitrag für das Wertguthaben gezahlt wird.
Das gebildete Wertguthaben ist nach §23b Abs. 2 SGB IV in Störfällen so zu behandeln, als habe der Arbeitnehmer nicht an einem Wertkontenmodell teilgenommen. Die Berechnung ähnelt dem Vorgehen bei der Anwendung der Märzklausel nach §23a Abs. 4 SGB IV (Besonderheit bei einmaligen Zuwendungen).
Besteht im Zeitpunkt der vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf dem Arbeitszeitkonto ein negativer Saldo, so bleibt der Versicherungsschutz des Arbeitnehmers erhalten. Ein rückwirkender Eingriff in den Sozialversicherungsschutz ist nach §7 Abs. 1a Satz 3 SGB IV ausgeschlossen.
Beispiele für Störfälle (Fälle, in denen das Wertguthaben nicht wie vereinbart für eine Zeit der Freistellung verwendet wird):
- Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses z. B. durch Kündigung,
- Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses wegen Zubilligung einer Rente wegen Erwerbsminderung ohne Wiedereinstellungsgarantie,
- vollständige oder teilweise Auszahlung des Wertguthabens nicht für Zeiten einer Freistellung,
- Übertragung von Wertguthaben auf andere Personen oder
- Tod des Arbeitnehmers.
Solche Störfälle führen für den nicht für eine Freistellung verwendeten Teil des Wertguthabens zur Beitragspflicht nach §23b Abs. 2 oder Abs. 2a SGB IV.
In der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind vier Summenfelder (je Sozialversicherungszweig eins) zu führen und fortzuschreiben (Summenfelder-Modell).
Bei einem Störfall gilt als beitragpflichtiges Arbeitsentgelt dass Wertguthaben, höchstens jedoch die Differenz zwischen der für die Dauer der Arbeitsphase seit der ersten Bildung des Wertguthabens maßgebenden Beitragsbemessungsgrenze für den jeweiligen Versicherungszweig und dem in dieser Zeit beitragspflichtigen Arbeitsentgelt.
Die sich aus dem Summenfelder-Modell ergebenden Beitragbemessungsgrundlagen sind in der Entgeltabrechnung (Lohnkonto) mindestens kalenderjährlich darzustellen.
Die Beitragsbemessungsgrundlagen sind die Differenzen zwischen dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt und der Beitragsbemessungsgrenze des jeweiligen Versicherungszweiges (sog. SV-Luft) für die Dauer der Arbeitsphase seit der erstmaligen Bildung des Wertguthabens.
Die Differenz zwischen dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt und der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze ist nur
in der Arbeitsphase zu ermitteln.
Bei der Zahlung von Arbeitsentgelt aus dem Wertguthaben (Freistellungsphase) sind diese Differenzen nicht zu
berechnen. Das für die Freistellungsphase ausgezahlte Arbeitsentgelt aus dem Wertguthaben verringert
aber die SV-Luft. Die SV-Luft darf durch diese Verringerung aber nicht niedriger werden, als der Gesamtbetrag des
verbleibenden Wertguthabens ist.
Zur Erläuterung:
Ein Arbeitnehmer hat aus den Vormonaten eine SV-Luft in der Renten- und Arbeitslosenversicherung von 1.080 €
und ein Wertguthaben von 1.320 €. Im laufenden Monat erfolgt eine Zahlung aus dem Wertguthaben
(Freistellungsphase) in Höhe von 484 €. Nach der Zahlung beträgt das Wertguthaben noch 836 €.
Die SV-Luft in der Renten- und Arbeitslosenversicherung verringert sich damit nur um 244 €.
Da 1.080 € abzüglich der Zahlung von 484 € weniger wären als das verbleibende Wertguthaben,
werden nur 244 € abgezogen (1.080 € - 244 € = 836 €).
Wurden Wertguthaben in beiden Rechtskreisen (Ost/West) erzielt, ist die SV-Luft getrennt darzustellen.
Anzeige der SV-Luft in der Classic Line von Sage
Beispiel:
| Beginn der Bildung des Wertguthabens | 01.03.2007 |
| Eintritt des Störfalls | 31.12.2008 |
| monatliches beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bis 30.06.2008 | 3.100 € |
| monatliches beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ab 01.07.2008 | 3.250 € |
| Monatlich werden als Wertguthaben verwendet (bis 30.06.2008) | 500 € |
| Monatlich werden als Wertguthaben verwendet (ab 01.07.2008) | 600 € |
| Rechtskreis | West (alte Bundesländer) |
| Beitragsbemessungsgrenze 2007 (Kranken- und Pflegeversicherung) | 42.750 € |
| Beitragsbemessungsgrenze 2007 (Renten- und Arbeitslosenversicherung) | 63.000 € |
| Beitragsbemessungsgrenze 2008 (Kranken- und Pflegeversicherung) | 43.200 € |
| Beitragsbemessungsgrenze 2008 (Renten- und Arbeitslosenversicherung) | 63.600 € |
Beim Summenfeldermodell ist also die Differenz zwischen der Beitragsbemessungsgrenze des jeweiligen Versicherungszweiges und des in diesem Jahr erzielten beitragspflichtigen Arbeitsentgelts festzuhalten.
| 2007 | Kranken- versicherung |
Pflege- versicherung |
Renten- versicherung |
Arbeitslosen- versicherung |
|---|---|---|---|---|
| Beitragsbemessungsgrenzen für 2007 (anteilig 10 Monate; also Jahresgrenze durch 12 mal 10) | 35.625 € | 35.625 € | 52.500 € | 52.500 € |
| Arbeitsentgelt für 2007 (10 x 3.100 €) |
31.000 € | 31.000 € | 31.000 € | 31.000 € |
| Die Differenz der beiden Zeilen ergibt die SV-Luft für das Jahr | 4.625 € | 4.625 € | 21.500 € | 21.500 € |
| 2008 | Kranken- versicherung |
Pflege- versicherung |
Renten- versicherung |
Arbeitslosen- versicherung |
|---|---|---|---|---|
| Beitragsbemessungsgrenzen für 2008 | 43.200 € | 43.200 € | 63.600 € | 63.600 € |
| Arbeitsentgelt für 2008 (6 x 3.100 € + 6 x 3.250 €) |
38.100 € | 38.100 € | 38.100 € | 38.100 € |
| Die Differenz der beiden Zeilen ergibt die SV-Luft für das Jahr | 5.100 € | 5.100 € | 25.500 € | 25.500 € |
Nach der erstmaligen Bildung von Wertguthaben ist die SV-Luft auch in den Monaten zu bilden, in denen kein weiteres Wertguthaben gebildet wird.
Der Störfall tritt zum 31.12.2008 ein.
| 31.12.2008 | Kranken- versicherung |
Pflege- versicherung |
Renten- versicherung |
Arbeitslosen- versicherung |
|---|---|---|---|---|
| SV-Luft insgesamt (2007 und 2008) | 9.725 € | 9.725 € | 47.000 € | 47.000 € |
| Gesamtes Wertguthaben (16 x 500 € + 6 x 600 €) |
11.600 € | 11.600 € | 11.600 € | 11.600 € |
| Beitragspflichtiges Wertguthaben | 9.725 € | 9.725 € | 11.600 € | 11.600 € |
Ist das Wertguthaben größer als die SV-Luft, so ist es nur bis in Höhe der SV-Luft beitragspflichtig. Ist das Wertguthaben gleich oder kleiner als die SV-Luft, so ist es in voller Höhe beitragspflichtig.
Das Beispiel in Form einer tabellarischen Übersicht als PDF-Datei
Weitere Informationen
Rundschreiben "Sozialrechtliche Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen; Auswirkungen des Gesetzes zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen und zur Änderung anderer Gesetze auf das Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht" vom 31. März 2009