Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Praktikanten

Aktuelles

Ab dem 01.01.2015 gilt der gesetzliche Mindestlohn von 8,50 Euro pro Stunde.
Es gibt aber weitreichende Ausnahmen für Praktikanten. In folgenden Fällen ist kein Mindestlohn fällig:

  • Die Praktikantinnen und Praktikanten leisten ein Praktikum verpflichtend auf Grund einer schul-rechtlichen Bestimmung, einer Ausbildungsordnung, einer hochschulrechtlichen Bestimmung oder im Rahmen einer Ausbildung an einer gesetzlich geregelten Berufsakademie,
  • Es handelt sich um ein Praktikum von bis zu drei Monaten zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums.
  • Die Praktikantinnen und Praktikanten leisten ein Praktikum von bis zu drei Monaten begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung, wenn nicht zuvor ein solches Praktikumsverhältnis mit demselben Ausbildenden bestanden hat.
  • Es handelt sich um eine Einstiegsqualifizierung nach § 54a des Dritten Buches Sozialgesetzbuch oder um eine Berufsausbildungsvorbereitung nach den §§ 68 bis 70 des Berufsbildungsgesetzes.
  • Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung.

Damit gilt der Mindestlohn für:

  • Praktikanten außerhalb einer Ausbildung oder eines Studiums mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung oder einem Studienabschluss.
  • Praktikanten in einem freiwilligen Praktikum begleitend zu Studium oder Ausbildung ab dem vierten Monat.
  • Praktikanten in einem freiwilligen Praktikum begleitend zu Studium oder Ausbildung, wenn bereits ein solches Praktikumsverhältnis mit demselben Ausbildenden bestanden hat.
  • Praktikanten in einem freiwilligen Praktikum zur Orientierung bei der Berufs- und Studienwahl ab dem vierten Monat.

Wenn das Praktikum laut Studien- bzw. Prüfungsordnung vorgeschrieben ist, gilt der Mindestlohn damit nicht.
Für freiwillige Betriebspraktika, die länger als drei Monate dauern, gilt ab 2015 eine gesetzliche Lohnuntergrenze von 8,50 Euro pro Stunde.
Wenn Sie sich unsicher sind, ob bei Ihnen das Praktikum nach Mindestlohn bezahlt werden muss, können Sie das Angebot des Bundesministerium für Arbeit und Soziales nutzen.
Das Bundesarbeitsministerium hat eine Broschüre über den Mindestlohn für Studierende veröffentlicht.
Mindestlohngesetz-MiLoG


Der Vorschlag der EU-Kommission zu einem Qualitätsrahmen für Praktika stand auf der Tagesordnung der 919. Sitzung des Bundesrates am 14.02.2014. Damit soll die Ausbeutung der "Generation Praktikum" eingedämmt werden. Die Empfehlung gilt nicht für Praktika, die Bestandteil eines akademischen Lehrplans oder eines formellen Bildungs- oder Berufsbildungskurses sind.
Praktika sollen den Einstieg in das Arbeitsleben erleichtern, müssen qualitativ hochwertige Lerninhalte und angemessene Arbeitsbedingungen bieten und sollten kein billiger Ersatz für reguläre Arbeitsplätze sein.
Auszug aus den Empfehlungen:

  • Praktika sollen eine schriftliche Vereinbarung als Grundlage haben, die vor dem Praktikum zwischen dem Praktikant bzw. der Praktikantin und dem Praktikumsanbieter geschlossen wird.
  • In den Praktikumsvereinbarungen sollen die Bildungsziele, die Arbeitsbedingungen, die Frage der Bezahlung oder Aufwandsentschädigung durch den Praktikumsanbieter, die Rechte und Pflichten der Parteien sowie die Dauer des Praktikums festgehalten werden.
  • Die Praktika sollen eine angemessene Länge haben; als Regel sollten sie höchstens sechs Monate dauern, es sei denn, eine längere Dauer ist gerechtfertigt.

Mit Hilfe der neuen Qualitätsstandards für Praktika will die Kommission mit den Missständen aufräumen, aber auch einen Beitrag im Kampf gegen die hohe Jugendarbeitslosigkeit leisten.

In einer Eurobarometerumfrage zu Praktika wurde jedes dritte Praktikum als nicht zufriedenstellend eingestuft. Fast 60% der Praktikanten erhielten während ihres letzten Praktikums kein finanzielles Entgelt.

Der Bundesrat hat von der Vorlage Kenntnis genommen (gem. § 35 Geschäftsordnung des Bundesrates).

Grundsätzliches

Ein Praktikum kann eine "Beschäftigung im Rahmen der betrieblichen Berufsausbildung" oder ein "in den Betrieb verlagerter Teil" des Unterrichts sein.

Praktikanten sind Personen, die sich im Zusammenhang mit einer schulischen Ausbildung praktische Kenntnisse in einem Unternehmen aneignen. Diese Kenntnisse sollen der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der Ausbildung für einen späteren Beruf dienen.

Neuregelung der Praktikantenverhältnisse im Tarifautonomiestärkungsgesetz
Auf Empfehlung des Ausschusses für Arbeit und Soziales ist in § 22 Abs. 1 Satz 2 Mindestlohngesetz eine neue gesetzliche Definition des Praktikantenverhältnisses eingefügt worden:

Praktikantin oder Praktikant ist unabhängig von der Bezeichnung des Rechtsverhältnisses, wer sich nach der tatsächlichen Ausgestaltung und Durchführung des Vertragsverhältnisses für eine begrenzte Dauer zum Erwerb praktischer Kenntnisse und Erfahrungen einer bestimmten betrieblichen Tätigkeit zur Vorbereitung auf eine berufliche Tätigkeit unterzieht, ohne dass es sich dabei um eine Berufsausbildung im Sinne des Berufsbildungsgesetzes oder um eine damit vergleichbare praktische Ausbildung handelt.

Gleichzeitig wurden Praktikanten in den Geltungsbereich des Nachweisgesetzes einbezogen.
§ 2 Abs. 1a Nachweisgesetz:

Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:
  1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
  2. die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele,
  3. Beginn und Dauer des Praktikums,
  4. Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit,
  5. Zahlung und Höhe der Vergütung,
  6. Dauer des Urlaubs,
  7. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.

Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Der Erwerb beruflicher Kenntnisse, Fertigkeiten oder Erfahrungen im Rahmen betrieblicher Berufsbildung ist nach § 7 Abs.2 SGB IV eine Beschäftigung im Sinne der Sozialversicherung. Praktika, die dazu dienen, Kenntnisse, Fertigkeiten oder Erfahrungen in Betrieben zu erlangen, unterliegen daher grundsätzlich der Sozialversicherungspflicht.

Schüler die ein Schülerpraktikum (in der Regel in der 9. Klasse als Orientierungshilfe zur Berufswahl) machen, erhalten keine Vergütung und bleiben während des Praktikums Schüler ihrer Schule. Sie sind weder Arbeitnehmer noch Auszubildende. Ein Schülerpraktikum ist eine Schulveranstaltung, wobei der Unterrichtsort in den Betrieb verlegt wird.

Geringverdienergrenze bei Praktikanten

Die Geringverdienergrenze beträgt bundeseinheitlich 325,00 €. Sie gilt für Versicherte, die zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind. Vorgeschriebene Vor- und Nachpraktika gehören zu den Beschäftigungen im Rahmen einer Berufsausbildung. Sofern für diese Praktika im Rahmen einer versicherungspflichtigen Beschäftigung Beiträge zu zahlen sind, muss diese der Arbeitgeber allein tragen, wenn das Arbeitsentgelt im Monat nicht mehr als 325 € beträgt. Ein Berechnungsbeispiel finden sie auf der Seite Geringverdiener.

Praktikum von Studenten

Für die richtige Beurteilung sind folgende Fragestellungen zu beantworten:

  1. Handelt es sich um ein
    • Vorpraktikum,
    • ein Zwischenpraktikum oder
    • ein Nachpraktikum?
  2. Ist das Praktikum laut Studien- bzw. Prüfungsordnung
    • vorgeschrieben oder
    • nicht vorgeschrieben?

Für Vor- und Nachpraktika gelten andere Regelungen als für Zwischenpraktika. Ein in der Studien- bzw. Prüfungsordnung vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum gilt als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung im Rahmen einer betrieblichen Berufsausbildung (Ausbildung im Sinne des § 26 BBiG; Einordnung als zur Berufsausbildung Beschäftigte und damit als Arbeitnehmer nach dem § 5 Abs. 1 BetrVG).
Vorgeschriebene Praktika liegen nur dann vor, wenn sie in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung normiert sind.

 
Die Grenze von 450 Euro für geringfügig entlohnte Beschäftigungen gilt ab 01.01.2013.

Vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum

Art des Praktikums Kranken- und Pflege­versicherung Renten- und Arbeitslosen­versicherung
Vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum
ohne Entgelt
Besondere Versicherung als Praktikant.
§ 5 Abs. 1 Nr. 10 SGB V und
§ 20 Abs. 1 Nr. 10 SGB XI
die Familien­versicherung ist ggf. vorrangig
Pflichtversichert;
Versicherung als zur Berufs­ausbildung Beschäftigter.
§ 1 Satz 1 Nr. 1 SGB VI und
§ 25 Abs. 1 SGB III
Da kein Entgelt gezahlt wird, erfolgt die Beitrags­berechnung aus einem fiktiven Entgelt.
Vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum
mit Entgelt;
die 450-Euro-Grenze spielt keine Rolle
Pflichtversichert;
Versicherung als zur Berufs­ausbildung Beschäftigter.
§ 5 Abs. 1 Nr. 1 SGB V und
§ 20 Abs. 1 Nr. 1 SGB XI
Geringverdiener­grenze ist zu beachten. Arbeitgeber trägt bis zu einem Entgelt von 325 € pro Monat die gesamten SV-Beiträge allein (AN- und AG-Anteile).
Keine Versicherungs­freiheit wegen Geringfügigkeit. Keine Anwendung der Gleitzonen­regelung.
Pflichtversichert;
Versicherung als zur Berufs­ausbildung Beschäftigter.
§ 1 Satz 1 Nr. 1 SGB VI und
§ 25 Abs. 1 SGB III
Geringverdiener­grenze ist zu beachten. Arbeitgeber trägt bis zu einem Entgelt von 325 € pro Monat die gesamten SV-Beiträge allein (AN- und AG-Anteile).
Keine Versicherungs­freiheit wegen Geringfügigkeit. Keine Anwendung der Gleitzonen­regelung.

Nicht vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum

Art des Praktikums Kranken- und Pflege­versicherung Renten- und Arbeitslosen­versicherung
nicht
Vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum

ohne Entgelt
Versicherungsfrei Versicherungsfrei
nicht
Vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum

mit Entgelt bis 450 Euro
Wenn die Beschäftigung auf 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist, besteht Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung.
Im Zusammenhang mit der Einführung des Mindestlohns kommt es ab 2015 zu einer befristeten Ausweitung der kurzfristigen Beschäftigung. Vom 1. Januar 2015 bis einschließlich 31. Dezember 2018 gelten längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage.
Kommt die Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung nicht in Frage, besteht eine versicherungsfreie geringfügige Beschäftigung mit pauschalen Beiträgen des Arbeitgebers zur Kranken­versicherung und Renten­versicherung.
Wenn die Beschäftigung auf 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist, besteht Versicherungsfreiheit als kurzfristige Beschäftigung.
Im Zusammenhang mit der Einführung des Mindestlohns kommt es ab 2015 zu einer befristeten Ausweitung der kurzfristigen Beschäftigung. Vom 1. Januar 2015 bis einschließlich 31. Dezember 2018 gelten längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage.
Kommt die Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung nicht in Frage, besteht eine versicherungs­freie geringfügige Beschäftigung mit pauschalen Beiträgen des Arbeitgebers zur Kranken­versicherung und Renten­versicherung.
In der gesetzlichen Renten­versicherung besteht für geringfügig entlohnte Beschäftigungen ab 01.01.2013 Renten­versicherungs­pflicht mit Befreiungs­möglichkeit für den Arbeitnehmer.
nicht
Vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum

mit Entgelt über 450 Euro
Wenn die Beschäftigung auf 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist, besteht Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung (Vom 01.01.2015 bis einschließlich 31.12.2018 gelten längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage). Kommt die Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung nicht in Frage, besteht Versicherungs­pflicht als Arbeitnehmer. Wenn die Beschäftigung auf 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist, besteht Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung (Vom 01.01.2015 bis einschließlich 31.12.2018 gelten längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage). Kommt die Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung nicht in Frage, besteht Versicherungs­pflicht als Arbeitnehmer.

Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Art des Praktikums Kranken- und Pflege­versicherung Renten- und Arbeitslosen­versicherung
Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum
ohne Entgelt
Versicherungs­frei nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V
aber Versicherung als Student beachten
(§ 5 Abs. 1 Nr. 9 SGB V und
§ 20 Abs. 1 Nr. 9 SGB XI)
die Familien­versicherung ist ggf. vorrangig
Versicherungs­frei
§ 5 Abs. 3 SGB VI und
§ 27 Abs. 4 Nr. 2 SGB III
Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum
mit Entgelt
Versicherungs­frei nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V
aber Versicherung als Student beachten
(§ 5 Abs. 1 Nr. 9 SGB V und
§ 20 Abs. 1 Nr. 9 SGB XI)
die Familien­versicherung ist ggf. vorrangig
Es besteht aber Umlagepflicht bezüglich der Umlage­kassen zur Erstattung der Aufwendungen bei Krankheit (U1), bei Mutterschaft (U2) sowie bei der Insolvenzgeld­umlage.
Der Praktikant ist mit dem Personen­gruppen­schlüssel 190 (Beschäftigte, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfall­versicherung versichert sind) und dem Beitrags­gruppen­schlüssel 0000 seiner Krankenkasse zu melden.
Versicherungs­frei
§ 5 Abs. 3 SGB VI und
§ 27 Abs. 4 Nr. 2 SGB III
Es besteht aber Umlagepflicht bezüglich der Umlage­kassen zur Erstattung der Aufwendungen bei Krankheit (U1), bei Mutterschaft (U2) sowie bei der Insolvenzgeld­umlage.
Der Praktikant ist mit dem Personen­gruppen­schlüssel 190 (Beschäftigte, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfall­versicherung versichert sind) und dem Beitrags­gruppen­schlüssel 0000 seiner Krankenkasse zu melden.

Nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Art des Praktikums Kranken- und Pflege­versicherung Renten- und Arbeitslosen­versicherung
nicht
vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

ohne Entgelt
Versicherungsfrei Versicherungsfrei
nicht
vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

mit Entgelt bis 450 Euro
Wenn das Studium im Vordergrund steht (siehe unter Studenten), besteht Versicherungs­freiheit.
Wenn die Beschäftigung auf 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist, besteht Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung (Vom 01.01.2015 bis einschließlich 31.12.2018 gelten längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage).
Steht das Studium nicht im Vordergrund und die Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung kommt nicht in Frage, besteht eine versicherungs­freie geringfügig entlohnte Beschäftigung (pauschale Beiträge des Arbeitgebers zur Kranken­versicherung und Renten­versicherung).
Die bisherige Versicherungs­freiheit in der gesetzlichen Renten­versicherung mit der Möglichkeit der vollen Versicherungs­pflicht für geringfügig entlohnte Beschäftigte wurde zum 01.01.2013 in eine Renten­versicherungs­pflicht mit Befreiungs­möglichkeit umgewandelt (Wechsel von Opt-in zu Opt-out).
Beiträge sind in diesen Fällen unter Berück­sichtigung des geltenden Beitrags­satzes zu zahlen. Der Arbeitgeber trägt dabei einen Beitragsanteil von 15 %; im Übrigen trägt der Beschäftigte die Beiträge.
Wie alle anderen Beschäftigten hat auch der Zwischen­praktikant die Möglichkeit, sich von der Versicherungs­pflicht befreien zu lassen. Der in diesen Fällen vom Arbeitgeber zu zahlende Pauschal­beitrag in Höhe von 15 % gilt aufgrund einer Sonder­regelung in § 172 Abs. 3 SGB VI nicht. Wenn also für das nicht vorgeschriebene Zwischen­praktikum ein Arbeitsentgelt von nicht mehr als 450 Euro gezahlt wird und der Praktikant sich von der Versicherungs­pflicht befreien lässt, sind zur Renten­versicherung keine Beiträge zu zahlen.
In der Arbeitslosen­versicherung besteht Versicherungs­freiheit.
nicht
vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

mit Entgelt über 450 Euro
Wenn das Studium im Vordergrund steht (siehe unter Studenten), besteht Versicherungs­freiheit.
Wenn die Beschäftigung auf 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist, besteht Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung (Vom 01.01.2015 bis einschließlich 31.12.2018 gelten längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage).
Steht das Studium nicht im Vordergrund und die Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung kommt nicht in Frage, besteht Versicherungs­pflicht als Arbeitnehmer.
Wenn die Beschäftigung auf 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist, besteht Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung (Vom 01.01.2015 bis einschließlich 31.12.2018 gelten längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage).
Kommt die Versicherungs­freiheit als kurzfristige Beschäftigung nicht in Frage, besteht in der Renten­versicherung Versicherungs­pflicht als Arbeitnehmer. Nicht vorgeschriebene Zwischen­praktika mit Entgelt über 450 Euro werden in der Arbeitslosen­versicherung beurteilt wie in der Kranken- und Pflege­versicherung (Wenn das Studium im Vordergrund steht, besteht Versicherungs­freiheit).

Sonderregelung für ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum mit Entgelt bis 450 Euro in § 172 Abs. 3 SGB VI:

Für Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 des Vierten Buches, die in dieser Beschäftigung nach § 6 Absatz 1b oder nach anderen Vorschriften von der Versicherungspflicht befreit sind oder die nach § 5 Abs. 4 versicherungsfrei sind, tragen die Arbeitgeber einen Beitragsanteil in Höhe von 15 vom Hundert des Arbeitsentgelts, das beitragspflichtig wäre, wenn die Beschäftigten versicherungspflichtig wären. Dies gilt nicht für Personen, die während der Dauer eines Studiums als ordentliche Studierende einer Fachschule oder Hochschule ein Praktikum ableisten, das nicht in ihrer Studienordnung oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist.

Die Versicherungsfreiheit als Arbeitnehmer schließt aber nicht die Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung der Studenten aus. Dabei geht es um die private Absicherung der Studenten. Damit hat ein Unternehmen nichts zu tun, wenn es Studenten beschäftigt.

Versicherungsrechtliche Beurteilung von Diplomanden und Personen, die sich zur Erstellung ihrer Abschlussarbeit im Rahmen eines Bachelor- oder Masterstudiengangs in einen Betrieb begeben.

Beitragsberechnung aus einem fiktiven Entgelt in der Renten- und Arbeitslosenversicherung

Für das vorgeschriebene unentgeltliche Vor- bzw. Nachpraktikum gilt die Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht.

Wenn kein Entgelt gezahlt wird und Beitragspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung besteht, erfolgt die Beitragsberechnung aus einem fiktiven Entgelt.

Die Monatliche Bemessungsgrundlage ist 1% der monatlichen Bezugsgröße in der Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Die Beiträge trägt der Arbeitgeber allein.

Hier finden Sie eine Übersicht über die Bemessungsgrundlage und die abzuführenden Beiträge in der Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Ein Praktikant, der ein vorgeschriebenes Vor- bzw. Nachpraktikum ausübt und kein Entgelt erhält, ist mit dem Personengruppenschlüssel 105 und dem Beitragsgruppenschlüssel 0110 seiner Krankenkasse zu melden.

Berechnung der Lohnsteuer für Praktikanten

Zahlt der Arbeitgeber eine Vergütung an den Praktikanten, so unterliegt diese dem Lohnsteuerabzug.
Zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers benötigt. Dazu gibt es das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren).

Nur wenn es sich um eine geringfügige Beschäftigung handelt, für die eine Pauschalierung der Lohnsteuer in Betracht kommt, werden keine Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers benötigt.


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