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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Fahrkostenersatz
Hier soll nur der Fahrkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte betrachtet werden. Kosten die im Zusammenhang mit Fahr- bzw. Reisetätigkeit stehen, werden im Kapitel Reisekosten behandelt.
Der Fahrkostenersatz lässt sich in 2 Gruppen einteilen:
| Fahrkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist steuerfrei wenn |
Fahrkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist steuerpflichtig wenn |
|---|---|
einer der folgenden Sonderfälle auftritt:
Das benutzte Verkehrsmittel spielt bei den aufgeführten Fällen keine Rolle. Die Steuerfreiheit des Arbeitgeberersatzes für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel durch den Arbeitnehmer wurde ab 01.01.2004 gestrichen. Sammelbeförderung ist nach § 3 Nr. 32 EStG die unentgeltliche oder verbilligte Beförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einem vom Arbeitgeber gestellten Fahrzeug, wenn diese Beförderung für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist. Für Strecken mit einer steuerfreien Sammelbeförderung gilt die Entfernungspauschale nicht mehr. Es ist eine gesonderte Aufzeichnung im Lohnkonto vorzunehmen und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe F einzutragen.
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keiner der links stehenden Sonderfälle vorliegt.
Das benutzte Verkehrsmittel spielt dabei keine Rolle. Die Lohnsteuer kann ab dem 1. Entfernungskilometer mit 15 % pauschaliert werden, und zwar in Höhe der Entfernungspauschale von derzeit 0,30 € pro Entfernungskilometer. Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15% ist bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel bis zur Höhe der dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen möglich und nicht auf die Entfernungspauschale begrenzt. Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte waren seit dem 01.01.2007 bis zur Entscheidung des Bundesgerichtshofs (09.12.2008) erst ab dem 21. Entfernungskilometer steuerlich abziehbar.Die Pauschalierung der Lohnsteuer löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Die Möglichkeit der Pauschalierung mit 15 % besteht auch bei Aushilfskräften und Teilzeitbeschäftigten. Die pauschal mit 15 % versteuerten Fahrkostenzuschüsse werden nicht auf die 400-Euro-Grenze angerechnet. Zahlt der Arbeitgeber einen Fahrkostenzuschuss und pauschaliert ihn mit 15 %, so mindert sich der Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers um diesen Betrag. Es ist eine gesonderte Aufzeichnung im Lohnkonto vorzunehmen und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in der Zeile 18 der pauschal besteuerte Betrag einzutragen. Mit dem "Gesetz zur Fortführung der Gesetzeslage 2006 bei der Entfernungspauschale" wurde die frühere gesetzliche Regelung wiederhergestellt.
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Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken. Maßgebend bei Flügen sind nur die tatsächlich angefallenen Flugkosten.
Beispiel zur Pauschalierung der Lohnsteuer für den Fahrkostenersatz:
Ein Arbeitnehmer hat eine Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von 50 Kilometern.
Bis 31.12.2006 konnte ein Betrag von 15 €/Arbeitstag (50 Km * 0,30 €/Km) pauschal versteuert und
damit SV-frei als Fahrkostenzuschuss durch den Arbeitgeber gezahlt werden.
Auf die 15 € wären 15 % pauschale Lohnsteuer (2,25 €) zu entrichten.
Zusätzlich ist noch der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5% der pauschalen Lohnsteuer zu entrichten (0,12 €).
Zusätzlich ist auch noch die pauschale Kirchensteuer in einer je nach Bundesland unterschiedlichen Höhe zu entrichten.
In Sachsen beträgt die pauschale Kirchensteuer 5%. Damit müssten 5% der pauschalen Lohnsteuer (0,11 €; es ist
beim Solidaritätszuschlag und der Kirchensteuer immer auf den Cent abzurunden) als pauschale Kirchensteuer abgeführt
werden.
Ab 01.01.2007 ist die Pauschalierung auf den Betrag begrenzt worden, den der Arbeitnehmer wie Werbungskosten geltend
machen konnte. Das waren nur noch 9 €/Arbeitstag (30 Km * 0,30 €/Km).
Die 30 Km ergeben sich als Differenz von 50 Entfernungskilometern und den ersten 20 Kilometern die nicht mehr
angesetzt werden durften.
Ab Dezember 2008 gilt wieder die alte Regelung. Eine rückwirkende Beitragserstattung war
möglich.
Durch die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 % verliert der Arbeitnehmer den Werbungskostenabzug in der
Höhe des gezahlten Fahrkostenersatzes.
Überlassung eines Job-Tickets
Jobtickets sind Monats- oder Jahres-Fahrkarten, die Unternehmen oder Behörden bei einem Verkehrsunternehmen erwerben können und die sie entgeltlich oder unentgeltlich an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgeben.
Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Jobtickets für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stellen steuerrechtlich einen Sachbezug dar. Wenn der geldwerte Vorteil die Bagatellgrenze von 44 Euro pro Monat nicht übersteigt, ist der Sachbezug steuerfrei. Wird die Grenze von 44 Euro pro Monat überschritten, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig. Auch hier besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 15%. Der gesamte geldwerte Vorteil kann mit 15 % pauschal versteuert werden. Eine Begrenzung auf den Betrag, den der Arbeitnehmer wie Werbungskosten geltend machen kann, gibt es nicht. Siehe § 9 Abs. 2 EStG:
Durch die Entfernungspauschalen sind sämtliche Aufwendungen abgegolten, die durch die Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und durch die Familienheimfahrten veranlasst sind. Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können angesetzt werden, soweit sie den als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen.
Eintragung eines Freibetrags auf der Lohnsteuerkarte
Werbungskosten des Arbeitnehmers können als Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden. Werbungskosten sind die Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung des Arbeitslohns (alle Aufwendungen, die durch den Beruf veranlasst sind).
Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte führen zu Werbungskosten. Nach dem Urteil des Bundesverfassungsgerichts zählen dazu auch wieder die ersten 20 Kilometer des Arbeitswegs.
Steuerlich abziehbare Aufwendungen kann sich der Arbeitnehmer vom Finanzamt als Freibetrag auf seiner Lohnsteuerkarte eintragen lassen.
Die Eintragung eines Freibetrags auf der Lohnsteuerkarte führt zu einer verringerten Lohnsteuer beim Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer für das betreffende Kalenderjahr eine Steuererklärung abgeben und wird zur Einkommensteuer veranlagt.
Bei der Eintragung eines Freibetrags gibt es noch zwei Grenzen zu beachten.
- Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000 € (2012)
Werbungskosten zählen nur mit, wenn der schon in die Lohnsteuertabellen eingearbeitete Arbeitnehmerpauschbetrag überschritten ist. - Antragsgrenze von 600 €
Erst bei Überschreitung dieses Werts durch Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen erfolgt die Eintragung eines Freibetrags.
Das Finanzamt geht in der Regel von 230 Arbeitstagen pro Jahr aus.
| Kalenderjahr | 365 Tage |
|---|---|
| Sonntage | - 52 Tage |
| Samstage | - 52 Tage |
| Feiertage (durchschnittlich) | - 11 Tage |
| Urlaubstage | - 20 Tage |
| Arbeitstage | = 230 Tage |
Wenn ein Arbeitnehmer mehr Fahrten abrechnen will, muss er diese genau nachweisen. Sinnvoll wären Arbeitszeitnachweise die vom Arbeitgeber oder einem Vorgesetzten gegengezeichnet werden.
Beispiel 1:
Ein Arbeitnehmer fährt mit seinem Pkw zur Arbeitsstätte (30 km). Er möchte sich die Entfernungspauschale als Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen.
| Entfernungspauschale: 0,30 € x 30 km x 230 Arbeitstage = | 2.070 € |
| abzüglich Arbeitnehmerpauschbetrag: | 1.000 € |
| Werbungskosten: Da die Antragsgrenze von 600 € überschritten ist, wird ein jährlicher Freibetrag von 1.070 € eingetragen. |
1.070 € |
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