Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Fahrkostenersatz

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Hier soll nur der Fahrkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (früher regelmäßige Arbeitsstätte) betrachtet werden. Kosten die im Zusammenhang mit Fahr- bzw. Reisetätigkeit stehen, werden auf der Seite Reisekosten behandelt.

§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG:

(1) Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Sie sind bei der Einkunftsart abzuziehen, bei der sie erwachsen sind. Werbungskosten sind auch
....
  1. Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Sinne des Absatzes 4. Zur Abgeltung dieser Aufwendungen ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro anzusetzen, höchstens jedoch 4 500 Euro im Kalenderjahr; ein höherer Betrag als 4 500 Euro ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt. Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung nach § 3 Nummer 32. Für die Bestimmung der Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend; eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird. Nach § 8 Absatz 2 Satz 11 oder Absatz 3 steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mindern den nach Satz 2 abziehbaren Betrag; ist der Arbeitgeber selbst der Verkehrsträger, ist der Preis anzusetzen, den ein dritter Arbeitgeber an den Verkehrsträger zu entrichten hätte. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Wohnungen, so sind die Wege von einer Wohnung, die nicht der ersten Tätigkeitsstätte am nächsten liegt, nur zu berücksichtigen, wenn sie den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird.

Der Fahrkostenersatz lässt sich in 2 Gruppen einteilen:

Fahrkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (früher regelmäßige Arbeitsstätte) ist
steuerfrei
wenn
Fahrkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (früher regelmäßige Arbeitsstätte) ist
steuerpflichtig
wenn
einer der folgenden Sonderfälle auftritt:
  • Sammelbeförderung (§ 3 Nr. 32 EStG),
  • Arbeitnehmer mit beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit
    unter diesem Oberbegriff sind die früheren Reisekostenarten Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit und Dienstreise zusammengefasst (§ 3 Nr. 16 EStG),
  • Arbeitnehmer, die einen beruflich veranlassten doppelten Haushalt führen; Doppelte Haushaltsführung (§ 3 Nr. 16 EStG).

Ist der Fahrkostenersatz steuerfrei, ist er auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Das benutzte Verkehrsmittel spielt bei den aufgeführten Fällen keine Rolle.

Die Steuerfreiheit des Arbeitgeberersatzes für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel durch den Arbeitnehmer wurde ab 01.01.2004 gestrichen.

Sammelbeförderung ist nach § 3 Nr. 32 EStG die unentgeltliche oder verbilligte Beförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem vom Arbeitgeber gestellten Fahrzeug, wenn diese Beförderung für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist.
Für Strecken mit einer steuerfreien Sammelbeförderung gilt die Entfernungspauschale nicht mehr. Es ist eine gesonderte Aufzeichnung im Lohnkonto vorzunehmen und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe F einzutragen.
keiner der links stehenden Sonderfälle vorliegt.

Das benutzte Verkehrsmittel spielt dabei keine Rolle.

Die Lohnsteuer kann ab dem 1. Entfernungskilometer mit 15% pauschaliert werden, und zwar in Höhe der Entfernungspauschale von derzeit 0,30 € pro Entfernungskilometer. Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15% ist bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel bis zur Höhe der dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen möglich und nicht auf die Entfernungspauschale begrenzt.

Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte waren seit dem 01.01.2007 bis zur Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts (09.12.2008) erst ab dem 21. Entfernungskilometer steuerlich abziehbar.
Die Pauschalierung der Lohnsteuer löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Die Möglichkeit der Pauschalierung mit 15% besteht auch bei Aushilfskräften und Teilzeitbeschäftigten. Die pauschal mit 15% versteuerten Fahrkostenzuschüsse werden nicht auf die 450-Euro-Grenze bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen angerechnet.
Zahlt der Arbeitgeber einen Fahrkostenzuschuss und pauschaliert ihn mit 15%, so mindert sich der Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers um diesen Betrag. Es ist eine gesonderte Aufzeichnung im Lohnkonto vorzunehmen und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in der Zeile 18 der pauschal besteuerte Betrag einzutragen.

Mit dem "Gesetz zur Fortführung der Gesetzeslage 2006 bei der Entfernungspauschale" wurde die frühere gesetzliche Regelung wiederhergestellt.

  • Zahlung der Pauschale von 30 Cent ab dem ersten Entfernungskilometer.
  • Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, die die Entfernungspauschale überschreiten, sind wieder steuerlich abziehbar. Diese Regelung war 2007 gestrichen worden.
  • Die Kosten für einen Unfall, der sich auf dem Hin- bzw. Rückweg zwischen erster Tätigkeitsstätte und Wohnort ereignet, sind wieder als außergewöhnliche Aufwendungen absetzbar (sie sind nicht mehr durch die Entfernungspauschale abgegolten).
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Abgeltungswirkung der Entfernungspauschale

Nach § 9 Absatz 2 Satz 1 EStG sind durch die Entfernungspauschale sämtliche Aufwendungen abgegolten, die durch die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten entstehen. Damit sind z. B. auch folgende Aufwendungen abgegolten:

  • Parkgebühren für das Abstellen des Kraftfahrzeugs während der Arbeitszeit,
  • Finanzierungskosten (Bundesfinanzhof Urteil vom 15.4.2010, VI R 20/08 - Durch die Entfernungspauschale wird auch eine Leasingsonderzahlung abgegolten.),
  • Beiträge für Kraftfahrerverbände,
  • Versicherungsbeiträge für einen Insassenunfallschutz,
  • Aufwendungen infolge Diebstahls sowie die
  • Kosten eines Austauschmotors anlässlich eines Motorschadens auf einer Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder einer Familienheimfahrt.

Unfallkosten, die auf einer Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder auf einer zu berücksichtigenden Familienheimfahrt entstehen, sind als außergewöhnliche Aufwendungen im Rahmen der allgemeinen Werbungskosten nach § 9 Absatz 1 Satz 1 EStG weiterhin neben der Entfernungspauschale zu berücksichtigen (BMF-Schreiben vom 31.10.2013).
In diesem Punkt hat die Finanzverwaltung eine andere Meinung als die der Rechtsprechung. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 20.03.14 (VI R 29/13) entschieden, dass die Reparaturaufwendungen nicht als Werbungskosten neben der Entfernungspauschale abziehbar sind, da auch außergewöhnliche Aufwendungen durch die Entfernungspauschale abgegolten sind. Dies folge aus dem Wortlaut des § 9 Abs. 2 Satz 1 des Einkommensteuergesetzes ("sämtliche Aufwendungen"), aus der Systematik und dem Sinn und Zweck der Vorschrift.
Unfallkosten sollten sie in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Die Meinung der Finanzverwaltung ist für den Steuerpflichtigen günstiger. Nach den Lohnsteuerrichtlinien werden Unfallkosten auf den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte neben der Entfernungspauschale berücksichtigt.

Unfälle auf dem Weg von und zur Arbeit gelten als Arbeitsunfälle (Wegeunfälle).

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Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken. Maßgebend bei Flügen sind nur die tatsächlich angefallenen Flugkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
Ausführliche Informationen zur Entfernungspauschale ab 2014
Ausführliche Informationen zur Entfernungspauschale (alte Regelung)

Beispiel zur Pauschalierung der Lohnsteuer für den Fahrkostenersatz

Ein Arbeitnehmer hat eine Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 50 Kilometern.

Bis 31.12.2006 konnte ein Betrag von 15 €/Arbeitstag (50 Km * 0,30 €/Km) pauschal versteuert und damit SV-frei als Fahrkostenzuschuss durch den Arbeitgeber gezahlt werden.
Auf die 15 € wären 15% pauschale Lohnsteuer (2,25 €) zu entrichten.
Zusätzlich ist noch der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5% der pauschalen Lohnsteuer zu entrichten (0,12 €).
Zusätzlich ist auch noch die pauschale Kirchensteuer in einer je nach Bundesland unterschiedlichen Höhe zu entrichten. In Sachsen beträgt die pauschale Kirchensteuer 5%. Damit müssten 5% der pauschalen Lohnsteuer (0,11 €; es ist beim Solidaritätszuschlag und der Kirchensteuer immer auf den Cent abzurunden) als pauschale Kirchensteuer abgeführt werden.

Ab 01.01.2007 ist die Pauschalierung auf den Betrag begrenzt worden, den der Arbeitnehmer wie Werbungskosten geltend machen konnte. Das waren nur noch 9 €/Arbeitstag (30 Km * 0,30 €/Km).
Die 30 Km ergeben sich als Differenz von 50 Entfernungskilometern und den ersten 20 Kilometern die nicht mehr angesetzt werden durften.
Ab Dezember 2008 gilt wieder die alte Regelung. Eine rückwirkende Beitragserstattung war möglich.
Durch die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15% verliert der Arbeitnehmer den Werbungskostenabzug in der Höhe des gezahlten Fahrkostenersatzes.

Aus Vereinfachungsgründen kann unterstellt werden, dass das Kraftfahrzeug an 15 Arbeitstagen monatlich zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird (R 40.2 Abs. 6 Lohnsteuer-Richtlinien). Der Pauschalierung kann aber auch die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage zugrunde gelegt werden.

Überlassung eines Job-Tickets

Jobtickets sind Monats- oder Jahres-Fahrkarten, die Unternehmen oder Behörden bei einem Verkehrsunternehmen erwerben können und die sie entgeltlich oder unentgeltlich an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgeben.

Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Jobtickets für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stellen steuerrechtlich einen Sachbezug dar. Wenn der geldwerte Vorteil die Bagatellgrenze von 44 Euro pro Monat nicht übersteigt, ist der Sachbezug steuerfrei.

Problematisch ist hier die Frage, ob den Arbeitsnehmern bei einer Jahreskarte der geldwerte Vorteil einmalig für das gesamte Jahr oder monatlich aufgeteilt zufließt.
Zu dem Thema gibt es ein Urteil des Bundesfinanzhofs (VI R 56/11 vom 14.11.2012)
Geldwerter Vorteil beim Erwerb einer vergünstigten Jahresnetzkarte (Jobticket)
Leitsätze:

1. Ein Sachbezug i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG liegt auch dann vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durch Vereinbarung mit einem Verkehrsbetrieb das Recht zum Erwerb einer vergünstigten Jahresnetzkarte (Jobticket) einräumt, soweit sich dies für den Arbeitnehmer als Frucht seiner Arbeit für den Arbeitgeber darstellt.
2. Dieser geldwerte Vorteil fließt den Arbeitnehmern mit Ausübung des Bezugsrechts, also dem Erwerb der Jahresnetzkarten, zu.
3. Auf diesen Zeitpunkt ist der Vorteil aus der Verwertung des Bezugsrechts nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewerten.
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Der Bundesfinanzhof hat damit entschieden, dass der geldwerte Vorteil den Arbeitnehmern mit der Ausübung des Bezugsrechts, also dem Erwerb der Jahresnetzkarte, zufließt. Dass die Arbeitnehmer das Jobticket monatlich bezahlten und der Arbeitgeber je Arbeitnehmer einen monatlichen Zuschuss an die Verkehrsbetriebe leistete, ist für den Zuflusszeitpunkt ohne Bedeutung. Ein anteiliger Zufluss verteilt über einen Zeitraum von zwölf Monaten wurde damit vom Bundesfinanzhof verneint. Für einen zeitanteiligen Ansatz des geldwerten Vorteils ist es notwendig, dass es sich um eine Monatskarte oder eine monatliche Fahrberechtigung für ein Jobticket handelt.

Wird die Grenze von 44 Euro pro Monat überschritten, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig. Auch hier besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 15%. Der gesamte geldwerte Vorteil kann mit 15% pauschal versteuert werden. Eine Begrenzung auf den Betrag, den der Arbeitnehmer wie Werbungskosten geltend machen kann, gibt es nicht (§ 9 Abs. 2 EStG in Verbindung mit § 40 Abs. 2 EStG).

Beantragung eines Freibetrags (ELSTAM-Verfahren) früher Eintragung eines Freibetrags auf der Lohnsteuerkarte

Werbungskosten des Arbeitnehmers können als Freibetrag in die Lohnsteuerabzugsmerkmale (früher auf der Lohnsteuerkarte) eingetragen werden. Werbungskosten sind die Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung des Arbeitslohns (alle Aufwendungen, die durch den Beruf veranlasst sind).

Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte führen zu Werbungskosten. Nach dem Urteil des Bundesverfassungsgerichts vom 09.12.2008 zählen dazu auch wieder die ersten 20 Kilometer des Arbeitswegs.

Steuerlich abziehbare Aufwendungen kann sich der Arbeitnehmer vom Finanzamt als Freibetrag eintragen lassen.

Die Eintragung eines Freibetrags führt zu einer verringerten Lohnsteuer beim Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer für das betreffende Kalenderjahr eine Steuererklärung abgeben und wird zur Einkommensteuer veranlagt.

Bei der Eintragung eines Freibetrags gibt es noch zwei Grenzen zu beachten.

  • Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000 €
    Werbungskosten zählen nur mit, wenn der schon in die Lohnsteuertabellen eingearbeitete Arbeitnehmerpauschbetrag überschritten ist.
  • Antragsgrenze von 600 €
    Erst bei Überschreitung dieses Werts durch Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen erfolgt die Eintragung eines Freibetrags.

Das Finanzamt geht in der Regel von 230 Arbeitstagen pro Jahr aus.

Kalenderjahr 365 Tage
Sonntage - 52 Tage
Samstage - 52 Tage
Feiertage (durchschnittlich) - 11 Tage
Urlaubstage - 20 Tage
Arbeitstage = 230 Tage

Wenn ein Arbeitnehmer mehr Fahrten abrechnen will, muss er diese genau nachweisen. Sinnvoll wären Arbeitszeitnachweise die vom Arbeitgeber oder einem Vorgesetzten gegengezeichnet werden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer fährt mit seinem Pkw zur ersten Tätigkeitsstätte (30 km). Er möchte sich die Entfernungspauschale als Freibetrag eintragen lassen.

Entfernungspauschale: 0,30 € x 30 km x 230 Arbeitstage = 2.070 €
abzüglich Arbeitnehmerpauschbetrag: 1.000 €
Werbungskosten:
Da die Antragsgrenze von 600 € überschritten ist, wird ein jährlicher Freibetrag von 1.070 € eingetragen.
1.070 €
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