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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Auslagenersatz
Grundsätzliches
Im Prinzip gibt es zwei Begriffe zu diesem Thema, die voneinander zu trennen sind. Das wären:
- Durchlaufende Gelder
Hierbei handelt es sich um Geldbeträge, die ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber bekommt, um sie für den Arbeitgeber auszugeben.
Es geht hier also um Gelder, die der Arbeitnehmer vor der Aufwendung erhält. - Auslagenersatz
Hierbei handelt es sich um Geldbeträge, die ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber bekommt, weil er sie für den Arbeitgeber ausgegeben hat.
Es geht hier also um Gelder, die der Arbeitnehmer nach der Aufwendung erhält.
In beiden Fällen müssen die Ausgaben ausschließlich oder bei weitem überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt und von diesem veranlasst oder gebilligt sein.
Der Aulagenersatz und die durchlaufenden Gelder sind nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Folgende Bedingungen müssen für die Steuerfreiheit erfüllt sein:
- die Ausgaben werden für Rechnung des Arbeitgebers getätigt
(der Arbeitnehmer kann dabei sowohl im eigenen Namen als auch im Namen des Arbeitgebers auftreten) - im Grundsatz ist eine Einzelabrechnung über die Beträge zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber notwendig (pauschaler Auslagenersatz ist nur bei regelmäßiger Wiederkehr und einem entsprechendem Nachweis von 3 Monaten möglich)
- ein eigenes Interesse an den Aufwendungen darf der Arbeitnehmer nicht haben
(die Ersatzleistung darf nicht zur Bereicherung beim Arbeitnehmer führen) - das Risiko der Aufwendungen muss beim Arbeitgeber liegen.
Folgende Beispiele sind denkbar:
- Bewirtung von Kunden durch den Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers
- Geschenke an Kunden durch den Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers
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