Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Gelegenheitsgeschenke an Arbeitnehmer und Werbegeschenke an Geschäftsfreunde

Grundsätzliches

Für den Arbeitgeber (Zuwendender) stellt sich die Frage, ob und in welcher Höhe er die entstandenen Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen kann.

Für den Beschenkten stellt sich die Frage, ob das Geschenk als Einnahme versteuert werden muss.

Es muss sich generell um Sachzuwendungen handeln. Geldgeschenke sind nicht begünstigt.

Geschenkaufwendungen können nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn das Geschenk ausschließlich aus betrieblichem Anlass getätigt wurde. Damit wirken sich Geschenke aus privatem Anlass steuerlich überhaupt nicht aus. Es ist die Sicht des Zuwendenden maßgebend.

Bei der steuerlichen Beurteilung ist zwischen Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde (Nichtarbeitnehmer) und den Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer zu unterscheiden. Im § 4 Abs. 5 EStG steht dazu:

(5) Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern:
1. Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind. Satz 1 gilt nicht, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 35 Euro nicht übersteigen;
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Unterscheidung zwischen Gelegenheitsgeschenken (Geschenke an Arbeitnehmer) und Werbegeschenken (Geschenke an Geschäftsfreunde)

Geschenke an Arbeitnehmer - Gelegenheitsgeschenke Geschenke an Geschäftsfreunde - Werbegeschenke
Zu beachtende Grenzwerte:
  • Freigrenze von 60 € (bis 31.12.2014 waren es 40 €)
    Der Wert der Sachzuwendung beträgt maximal 60 € (inklusive Mehrwertsteuer).
    Die Sachzuwendung wird dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses übergeben. Die 60 € sind also keine Monatsgrenze, die ausgeschöpft werden kann. Liegt kein besonderes persönliches Ereignis vor, kann auch keine Sachzuwendung steuerfrei erfolgen. Es ist aber durchaus möglich, dass mehrmals pro Monat eine Sachzuwendung von maximal 60 € steuer- und beitragsfrei gewährt werden kann (Aufmerksamkeiten).
  • Freigrenze von 44 €
    Wenn der geldwerte Vorteil im Monat nicht über 44 € (inklusive Mehrwertsteuer) liegt, unterliegen Vorteile aus Sachbezügen generell nicht der Lohnsteuer (Bagatellgrenze).
    Der Arbeitgeber kann Sachbezüge bis 44 € monatlich ohne persönlichen Anlass gewähren und zusätzlich bei besonderen persönlichen Ereignissen Sachzuwendungen bis 60 € (bis 31.12.2014 waren es 40 €) pro Ereignis gewähren. Die eine Zuwendung schließt die andere Zuwendung nicht aus.
  • Betrag von 10.000 €
    (Pauschalierung der Lohnsteuer für bestimmte Sachzuwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 30%; § 37b EStG)
Zu beachtende Grenzwerte:
  • Freigrenze von 10 € (Streuwerbeartikel)
    Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, sind bei der Anwendung des § 37b EStG als Streuwerbeartikel anzusehen.
  • Freigrenze von 35 € pro Empfänger und Jahr
    Bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmern ist die 35-Euro-Grenze netto zu rechnen.
    Bei Unternehmern, die die Vorsteuer nicht abziehen dürfen, gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten.
    Die 35-Euro-Grenze findet bei Gegenständen, die ausschließlich beruflich und nicht privat genutzt werden können, keine Anwendung. In diesem Fall dürfen die Aufwendungen auch dann steuermindernd abgezogen werden, wenn die Aufwendungen die 35-Euro-Grenze überschreiten.
  • Betrag von 10.000 €
    (Pauschalierung der Lohnsteuer für bestimmte Sachzuwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 30%; § 37b EStG)

Hinweise zu Streuartikeln - Werbeartikel für Ihr Unternehmen

Eine Freigrenze ist ein Betrag, bis zu dem die Bemessungsgrundlage steuerfrei bleibt. Wird eine Freigrenze überschritten, ist aber die volle Bemessungsgrundlage zu besteuern. Es treten die Rechtsfolgen nicht nur für den die Freigrenze übersteigenden Betrag ein, sondern für den Gesamtbetrag.
Ausführliche Informationen zu Freibetrag und Freigrenze

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Frankfurt/Main hat am 10.10.2012 (S 2297b A - 1 - St 222) in Abstimmung mit dem Bundesministerium der Finanzen und den Ländern eine Verwaltungsanweisung zur Steuerfreiheit von Zuwendungen an Dritte herausgegeben. Danach soll ab sofort die für Arbeitnehmer für Sachbezüge bis 40 Euro geltende Begünstigung (R 19.6 LStR) auch für Zuwendungen des Steuerpflichtigen an Dritte gelten.
Damit bleiben bloße Aufmerksamkeiten, deren Wert 40 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt, und die aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses des Empfängers gewährt werden, steuerfrei. Bei Anwendung des § 37b EStG (Pauschalversteuerung für Sachzuwendungen) brauchen solche Aufmerksamkeiten nicht mehr in die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer einbezogen werden.
Ab dem 01.01.2015 gilt auch hier der Wert von 60 €.

Die Aufwendungen für Geschenke werden nur dann als Betriebsausgabe anerkannt, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah (innerhalb einer Frist von 10 Tagen) aufgezeichnet werden. Es muss der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein.

Geschenkannahme im Arbeitsvertrag regeln

Im Zusammenhang mit Geschenken taucht automatisch der Verdacht der Bestechlichkeit auf. Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr ist aber nach § 299 StGB (Strafgesetzbuch) strafbar:

(1) Wer als Angestellter oder Beauftragter eines geschäftlichen Betriebes im geschäftlichen Verkehr einen Vorteil für sich oder einen Dritten als Gegenleistung dafür fordert, sich versprechen läßt oder annimmt, daß er einen anderen bei dem Bezug von Waren oder gewerblichen Leistungen im Wettbewerb in unlauterer Weise bevorzuge, wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.
(2) Ebenso wird bestraft, wer im geschäftlichen Verkehr zu Zwecken des Wettbewerbs einem Angestellten oder Beauftragten eines geschäftlichen Betriebes einen Vorteil für diesen oder einen Dritten als Gegenleistung dafür anbietet, verspricht oder gewährt, daß er ihn oder einen anderen bei dem Bezug von Waren oder gewerblichen Leistungen in unlauterer Weise bevorzuge.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten auch für Handlungen im ausländischen Wettbewerb.

Der Arbeitgeber sollte die "Geschenkannahme" im Arbeitsvertrag klar regeln. Dabei sollte die Annahme von Geschenken ab einem bestimmten Betrag generell verboten werden.
Eine entsprechende Vereinbarung könnte so lauten (Quelle: PRO Personalrecht online, Lexikon des AOK-Bundesverband):

Verbot der Annahme von Geschenken

Dem Arbeitnehmer ist es untersagt, Geschenke oder sonstige Vergünstigungen von Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden der Firma entgegen zu nehmen. Übersandte Geschenke oder eingeräumte Vergünstigungen sind an die Firma herauszugeben. Der Arbeitnehmer wird die Firma unverzüglich benachrichtigen, wenn ihm Vergünstigungen oder Geschenke angeboten werden. Kleinere Aufmerksamkeiten oder geringwertige Gelegenheitsgeschenke wie Kalender, Kugelschreiber, Feuerzeug usw. sind hiervon nicht erfasst.

Ist in einem Arbeitsvertrag geregelt, dass Arbeitnehmer Geschenke nicht annehmen dürfen, so kann bei Zuwiderhandlung gekündigt werden.


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