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Das Lohnsteuerabzugsverfahren - Lohnsteuerpauschalierung

Inhalt

• Grundsätzliches
• Varianten der Lohnsteuerpauschalierung
• Pauschalierung der Lohnsteuer von Teilen des Arbeitslohns mit festen Pauschsteuersätzen
• Pauschalierung der Lohnsteuer für bestimmte Sachzuwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 30% (Höchstbetrag 10.000 €)
• Pauschalierung der Lohnsteuer für den gesamten Arbeitslohn mit festen Pauschsteuersätzen
• Pauschalierung mit einem besonders ermittelten Pauschsteuersatz für sonstige Bezüge bis 1.000 € pro Jahr
• Pauschalierung der Lohnsteuer durch das Finanzamt (Nachholung/Nacherhebung von Lohnsteuer) bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung

Grundsätzliches

Normalerweise wird die Lohnsteuer entsprechend der Besteuerungsmerkmale der Lohnsteuerkarte aus einer Lohnsteuertabelle abgelesen. Bei bestimmten Voraussetzungen kann die Lohnsteuer pauschaliert (Anwendung eines Prozentsatzes) werden.

Pauschaliert der Arbeitgeber die Lohnsteuer, so muss er auch die anfallende Kirchensteuer pauschalieren und den Solidaritätszuschlag erheben. Nur bei 400-Euro-Jobs, für die eine Pauschalsteuer von 2% erhoben wird, fällt keine zusätzliche pauschale Kirchensteuer und kein Solidaritätszuschlag an. Die 2 %ige Pauschalsteuer ist eine Abgeltungssteuer und deckt auch den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer mit ab.

Varianten der Lohnsteuerpauschalierung

1. Pauschalierung der Lohnsteuer von Teilen des Arbeitslohns mit festen Pauschsteuersätzen. Diese Pauschalierungen lösen Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
2. Pauschalierung der Lohnsteuer für bestimmte Sachzuwendungen ( §37 b EStG) mit einem Pauschsteuersatz von 30% (Höchstbetrag 10.000 € pro Jahr). Diese Pauschalierung löst bei Zuwendung an eigene Arbeitnehmer keine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Ab 01.01.2009 werden Sachzuwendungen an Arbeitnehmer anderer Unternehmen in der Sozialversicherung nicht mehr verbeitragt.
3. Pauschalierung der Lohnsteuer für den gesamten Arbeitslohn (geringfügig Beschäftigte) mit festen Pauschsteuersätzen. Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung richtet sich nach besonderen Vorschriften.
4. Pauschalierung mit einem besonders ermittelten Pauschsteuersatz für sonstige Bezüge bis 1.000 €. Muss beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden (§40 EStG) und löst nur in Ausnahmefällen Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
5. Pauschalierung der Lohnsteuer durch das Finanzamt (Nachholung/Nacherhebung von Lohnsteuer) bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung (§40 EStG). Diese Pauschalierung löst ebenfalls keine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Pauschalierung der Lohnsteuer von Teilen des Arbeitslohns mit festen Pauschsteuersätzen

Diese Pauschalierungen lösen Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Teil des Arbeitslohns	Pauschsteuersatz
Fahrkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Sie sind pauschalierungsfähig bis zu dem Betrag, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann (§ 40 Abs. 2 EStG).	15%
Job-Tickets für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Das Job-Ticket ist ein Firmen-Ticket, das Unternehmen, Verwaltungen Behörden etc. bei Verkehrsunternehmen erwerben können und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Fahrten mit Bus und Bahn zur Verfügung stellen. Es wird vom Arbeitgeber an jeden Mitarbeiter ausgegeben (§ 40 Abs. 2 EStG und § 9 Abs. 2 EStG).	15%
Bei einem Firmenwagen zur privaten Nutzung können die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bis zu dem Betrag, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG und R 40.2 Abs. 6 Nr. 1 LStR 2011).	15%
Bei Mahlzeiten die der Arbeitgeber unentgeltlich gewährt oder wo der Zuzahlungsbetrag des Arbeitnehmers unter dem jeweiligen Sachbezugswert liegt, entsteht ein steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil. Dieser geldwerte Vorteil kann pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG).	25%
Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen, die unter die Freigrenze von 110 € fallen sind steuer- und beitragfrei. Eine Betriebsveranstaltung muss allen Arbeitnehmern des Betriebes offen stehen. Es dürfen auch nicht mehr als 2 Betriebsveranstaltungen für den gleichen Kreis von Arbeitnehmern pro Jahr durchgeführt werden. Die Aufwendungen des Arbeitgebers dürfen pro Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 € je teilnehmenden Arbeitnehmer betragen. Treffen diese Kriterien alle zu, sind die Aufwendungen steuer- und beitragfrei. Wird der Betrag von 110 € überschritten, so ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig. Nehmen also 10 Arbeitnehmer jeweils mit Angehörigen teil (20 Personen), so darf der Gesamtaufwand für die Betriebsveranstaltung nur 1.100 € (10 Arbeitnehmer x 110 €) betragen. Steuerpflichtige Zuwendungen können pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG).	25%
Steuerpflichtige Erholungsbeihilfen können pauschal versteuert werden. Erholungsbeihilfen die bestimmte Kriterien erfüllen sind bis 600 € steuerfrei. Erholungsbeihilfen sind dann steuerfrei, wenn sie der Abwendung drohender oder bereits eingetretener Gesundheitsschäden bei typischen Berufskrankheiten dienen. Weitere Voraussetzung ist, dass die Erholungsbeihilfe direkt an die den Arbeitnehmer aufnehmende Kureinrichtung gezahlt wird. Andere Erholungsbeihilfen können pauschal versteuert werden. Die Pauschalierung ist nur möglich, wenn die Beihilfen insgesamt pro Kalenderjahr 156 € für den Arbeitnehmer, 104 € für dessen Ehegatten und 52 € für jedes Kind nicht übersteigen. Der Arbeitgeber muss außerdem sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden (§ 40 Abs. 2 EStG).	25%
Der steuerpflichtige Ersatz von Verpflegungskosten bei Reisekosten kann pauschal versteuert werden. Das betrifft den Teil, der die steuerfreien Pauschbeträge (6 €, 12 € bzw. 24 €) überschreitet. Die Pauschalierung ist auf das doppelte der jeweiligen Pauschbeträge begrenzt (§ 40 Abs. 2 EStG).	25%
Seit 01.01.2000 sind die Vorteile eines Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten steuerfrei ( §3 Nr. 45 EStG). Diese Steuerfreiheit gilt nicht nur für die Nutzung im Betrieb des Arbeitgebers sondern auch bei Überlassung (leihweise) eines Computers zur Nutzung zu Hause beim Arbeitnehmer. Bei der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von Personalcomputern entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser geldwerte Vorteil sowie Barzuschüsse des Arbeitgebers zur beruflichen Internetnutzung des privaten PC des Arbeitnehmers können pauschal versteuert werden (§40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung (Gebühren) pauschal versteuern, soweit dieser 50 Euro im Monat nicht übersteigt. Der Arbeitgeber hat diese Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren (R 40.2 LStR).	25%
Für Beiträge zu einer Direktversicherung die ab 01.01.2005 abgeschlossen wurde, ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer nicht mehr möglich. Für Altfälle ist die Pauschalierung immer noch möglich. Dies gilt auch für Beiträge die der Arbeitgeber an eine Pensionskasse aufgrund einer Versorgungszusage leistet, die vor dem 01.01.2005 erteilt wurde (Altfälle: § 40b Abs. 1 und 2 EStG in der am 31. Dezember 2004 geltenden Fassung und § 52 Abs. 52b EStG).	20%
Beiträge zu einer Gruppenunfallversicherung können pauschal versteuert werden (§40b Abs. 3 EStG). Der Teil der Gesamtprämie, der auf einen Arbeitnehmer entfällt, darf maximal 62 € (ohne Versicherungssteuer) pro Kalenderjahr betragen.	20%
Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen (§37 a EStG) Viele Unternehmen gewähren für die Inanspruchnahme ihrer Leistungen Bonuspunkte. Diese Bonuspunkte können dann in Sachprämien umgewandelt werden. Probleme gibt es bei diesen Programmen, wenn die Bezahlung der Leistungen durch den Arbeitgeber erfolgt, die Sachprämie aber der Nutzer (Arbeitnehmer) erhält. Bestes Beispiel ist hier das Kundenbindungsprogramm einer Fluggesellschaft. Der Arbeitnehmer der viel im Auftrag seines Arbeitgebers fliegt, erhält Prämien von der Fluggesellschaft. Diese Prämien stellen beim Arbeitnehmer aber einen geldwerten Vorteil dar. Nach §3 Nr. 38 EStG sind Sachprämien, die der Steuerpflichtige für die persönliche Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Unternehmen unentgeltlich erhält, die diese zum Zwecke der Kundenbindung im allgemeinen Geschäftsverkehr in einem jedermann zugänglichen planmäßigen Verfahren gewähren, bis 1.080 € im Kalenderjahr steuerfrei. Nach §37 a EStG kann das Finanzamt auf Antrag zulassen, dass das Unternehmen, das Sachprämien im Sinne des §3 Nr. 38 EStG gewährt, die Einkommensteuer für den Teil der Prämien, der nicht steuerfrei ist, pauschal (Pauschsteuersatz 2,25%) erhebt. Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer ist der gesamte Wert der Prämien. Hier erfolgt erstmals die Pauschalierung durch einen Dritten. Macht das Unternehmen (nicht der Arbeitgeber; in unserem Beispiel also die Fluggesellschaft) von der Pauschalierungsmöglichkeit mit 2,25% Gebrauch, fließt die Prämie dem Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei zu.	2,25%

Pauschalierung der Lohnsteuer für bestimmte Sachzuwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 30% (Höchstbetrag 10.000 €)

Betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer oder an Personen, die nicht in einem Dienstverhältnis stehen, führen zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil beim jeweiligen Empfänger. Der Wert des geldwerten Vorteils ist häufig schwer zu ermitteln.

Seit 01.01.2007 existiert für bestimmte Sachzuwendungen eine neue Pauschalierungsmöglichkeit. Diese ist in §37b EStG geregelt.

Das Pauschalierungswahlrecht ermöglicht es dem Zuwendenden, die Einkommensteuer pauschal zu erheben und damit den geldwerten Vorteil beim Empfänger abzugelten. Die Pauschalierungsvorschrift bezieht sich nicht nur auf Arbeitnehmer des Zuwendenden, sondern auch auf Nichtarbeitnehmer wie z. B. Kunden, Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer.

Die Pauschalierungsvorschrift gilt für Geschenke (im Sinne des §4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) und zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Vergütung gewährte Zuwendungen. Eine Umwandlung von Arbeitsentgelt in pauschal versteuerte Sachzuwendungen ist nicht möglich. Geldzuwendungen können nicht über den §37 b EStG pauschal versteuert werden.

Als Sachzuwendungen in diesem Sinne gelten:

• Sachgeschenke,
• Belohnungsessen (falls die 40-€-Freigrenze überschritten wird),
• Einladung und Beköstigung in VIP-Logen,
• Incentive-Reisen (Belohnungsreisen für Mitarbeiter oder Kunden sowie andere Personen; der Reisecharakter ist freizeitorientiert und damit fällt die Reise nicht unter echte Geschäftsreisen),
• Besuch von sportlichen oder kulturellen Veranstaltungen.

Bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer ist die Pauschalierung mit 30% ausgeschlossen für Sondertatbestände, für die bereits andere gesetzliche Bewertungsmöglichkeiten bestehen.

Sondertatbestände, die die Pauschalierung mit 30% ausschließen:

• Private Nutzung eines Firmenwagens (§8 Abs. 2 EStG),
• Wenn für bestimmte Sachbezüge amtliche Sachbezugswerte oder Durchschnittswerte festgesetzt worden sind,
• Wenn die Rabattregelung nach §8 Abs. 3 EStG angewendet wird,
• Die Überlassung von Vermögensbeteiligungen an Arbeitnehmer (§19 a EStG),
• Bei Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen (§37 a EStG),
• Bei der Pauschalierung in besonderen Fällen mit 15% oder 25% (§40 Abs. 2 EStG).

Das Pauschalierungswahlrecht kann für alle Zuwendungen im Wirtschaftsjahr nur einheitlich durch die Anmeldung der Pauschalsteuer ausgeübt werden. Es kann im Regelfall nicht widerrufen werden.

Die Bemessungsgrundlage für den geldwerten Vorteil sind die tatsächlichen Kosten des Zuwendenden einschließlich Umsatzsteuer.

Der Pauschsteuersatz beträgt 30 %. Von der Übernahme der Steuer ist der Empfänger zu unterrichten.

Um bei besonders hohen Sachzuwendungen eine Besteuerung mit dem individuellen Steuersatz des Empfängers der Zuwendung zu gewährleisten, ist die Pauschalierung ausgeschlossen,

1. soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr 10.000 € übersteigen oder
2. wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 € übersteigen.

Zuwendungen, die nach §37 b EStG pauschal mit 30% versteuert werden, sind Arbeitsentgelt im Sinne von §14 Abs. 1 SGB IV und damit sozialversicherungspflichtig.

Diese Pauschalierung löste bis 31.12.2008 generell keine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Ab 01.01.2009 werden Sachzuwendungen an Arbeitnehmer anderer Unternehmen in der Sozialversicherung nicht mehr verbeitragt. Für pauschal versteuerte Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer bleibt es bei der Beitragspflicht.

Bis 31.12.2008 konnte es Probleme geben, wenn das zuwendende Unternehmen die Sachzuwendungen an Arbeitnehmer anderer Unternehmen leistete. Es lag dann eine Arbeitsentgeltzahlung durch Dritte vor. Damit ergab sich für den Arbeitgeber, bei dem der beschenkte Arbeitnehmer beschäftigt war eine Zahlungsverpflichtung für den anfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrag (§28e Abs. 1 SGB IV). Der Arbeitgeber musste also für etwas zahlen was er gar nicht zu verantworten hatte. Der Arbeitnehmer hatte zumindest eine Informationspflicht gegenüber seinem Arbeitgeber (§28o Abs. 1 SGB IV). Der Arbeitgeber sollte seine Arbeitnehmer auch nach der Verfahrensänderung auf ihre gesetzliche Mitteilungspflicht aufmerksam machen. Dies ist schon angesichts wachsender Korruption notwendig.

Der Arbeitgeber kann auch arbeitsvertraglich das Annehmen dieser Zuwendungen von fremden Arbeitgebern durch seine Arbeitnehmer untersagen.

Pauschalierung der Lohnsteuer für den gesamten Arbeitslohn mit festen Pauschsteuersätzen

Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung richtet sich nach besonderen Vorschriften.

Arbeitslohn	Pauschsteuersatz
Für Teilzeitkräfte auf 400-Euro-Basis, wenn der Arbeitgeber einen pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung von 15% oder 5% (bei Beschäftigung in einem Privathaushalt) entrichtet kann die Lohnsteuer pauschaliert werden.	2%
Bei Teilzeitkräften auf 400-Euro-Basis, für die die Voraussetzungen einer Pauschalierung der Lohnsteuer mit 2% nicht vorliegen, kann die Lohnsteuer mit 20% pauschaliert werden. Hierbei handelt es sich dem Grunde nach zwar auch um 400-Euro-Jobs, jedoch sind diese z. B. wegen Zusammenrechnung mit einer Hauptbeschäftigung versicherungspflichtig. Die Pauschalsteuer ist (anders als die einheitliche Pauschsteuer von 2%) nicht an die Minijob-Zentrale, sondern stets an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen.	20%
Für kurzfristig Beschäftigte Aushilfskräfte kann die Lohnsteuer pauschaliert werden.	25%
Für kurzfristig Beschäftigte Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft kann die Lohnsteuer pauschaliert werden.	5%

Pauschalierung mit einem besonders ermittelten Pauschsteuersatz für sonstige Bezüge bis 1.000 € pro Jahr

Die Pauschalbesteuerung sonstiger Bezüge (§ 40 Abs. 1 EStG) ist möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Vom Arbeitgeber werden sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt.
• Der Arbeitgeber gewährt sonstige Bezüge von maximal 1.000 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr.
• Der Arbeitgeber hat die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen. Auf den Arbeitnehmer abgewälzte pauschale Lohnsteuer gilt als zugeflossener Arbeitslohn und mindert nicht die Bemessungsgrundlage. Es ist ein Nettosteuersatz anzuwenden.
• Der Arbeitgeber muss diese Besteuerungsart beim Betriebsstättenfinanzamt beantragen und hat dem Antrag eine Berechnung beizufügen, aus der sich der durchschnittliche Steuersatz unter Zugrundelegung der durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und der durchschnittlichen Jahreslohnsteuer in jeder Steuerklasse für diejenigen Arbeitnehmer ergibt, denen die Bezüge gewährt werden.

Die beitragsrechtliche Beurteilung in der Sozialversicherung richtet sich nach § 1 Abs. 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV):

(1) Dem Arbeitsentgelt sind nicht zuzurechnen:
...
2. sonstige Bezüge nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 des Einkommensteuergesetzes, die nicht einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nach § 23a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch sind,
...

Sonstige Bezüge im Sinne des Steuerrechts, welche pauschalversteuert werden, können in der Sozialversicherung beitragsfrei sein. Voraussetzung ist, dass sie sozialversicherungsrechtlich als laufendes Arbeitsentgelt anzusehen sind. Wenn sie aber sozialversicherungsrechtlich als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gelten, besteht grundsätzlich Beitragspflicht.

Dazu regelt der § 23a SGB IV folgendes:

(1) Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden. Als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gelten nicht Zuwendungen nach Satz 1, wenn sie

1. üblicherweise zur Abgeltung bestimmter Aufwendungen des Beschäftigten, die auch im Zusammenhang mit der Beschäftigung stehen,
2. als Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Beschäftigten hergestellt, vertrieben oder erbracht werden und monatlich in Anspruch genommen werden können,
3. als sonstige Sachbezüge oder
4. als vermögenswirksame Leistungen

vom Arbeitgeber erbracht werden.

Die Pauschalbesteuerung mit einem besonders ermittelten Pauschsteuersatz löst also nur in Ausnahmefällen Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Beispiele zur Pauschalierung der Lohnsteuer mit einem besonderen Pauschsteuersatz auf Antrag des Arbeitgebers:

• Zusätzliches Urlaubsgeld (Pauschalierung möglich, aber unüblich; keine Beitragsfreiheit)
• Weihnachtsgeld (Pauschalierung möglich, aber unüblich; keine Beitragsfreiheit)
• Beiträge des Arbeitgebers zur betrieblichen Krankenversicherung seiner Mitarbeiter (Pauschalierung ist üblich; Beitragsfreiheit)

Pauschalierung der Lohnsteuer durch das Finanzamt (Nachholung/Nacherhebung von Lohnsteuer) bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung

Mit einer Lohnsteueraußenprüfung überprüft das zuständige Finanzamt bei einem Arbeitgeber die Rechtmäßigkeit der abgeführten Lohnsteuer. Nach §38 Abs. 2 EStG ist der Arbeitnehmer Schuldner der Lohnsteuer; dies gilt auch für den Fall einer Nettolohnvereinbarung. Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat (§42 d Abs. 1 Nr. 1 EStG).

Die Einzelberechnung ist insbesondere dann, wenn mehrere Arbeitnehmer betroffen sind, mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Ist daher vom Arbeitgeber in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nachzuerheben, weil die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten wurde, kann diese mit einem zu ermittelnden Pauschsteuersatz erhoben werden (§40 Abs. 1 EStG), wenn nicht ein fester Pauschsteuersatz in Betracht kommt (§40 Abs. 2 EStG, §40 a EStG und §40 b EStG). Voraussetzung für die Anwendung eines Pauschsteuersatzes ist, dass der Arbeitgeber einen entsprechenden Antrag stellt.

Diese Pauschalierung löst keine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

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