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Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Betriebsstättenfinanzamt |  Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

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Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Betriebsstättenfinanzamt

Grundsätzliches

Eine Betriebsprüfung stellt einen tiefen staatlichen Eingriff in die Rechtssphäre von Unternehmen dar. Falls es im Zuge einer Betriebsprüfung zu größeren Beanstandungen kommt, kann das für das Unternehmen existentielle Konsequenzen haben.

Die Betriebsprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der steuerlichen Verhältnisse eines Steuerpflichtigen. Die gesetzliche Grundlage bildet die Abgabenordnung

Die Bundesregierung hat am 15.03.2000 eine allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung (Betriebsprüfungsordnung - BpO 2000) erlassen. Die BpO 2000 beinhaltet Verwaltungsvorschriften, die für die Finanzverwaltung verbindlich sind. Bei der Betriebsprüfungsordnung handelt es sich aber nicht um ein Gesetz oder eine Verordnung.

Im §1 BpO 2000 wird gleich von Außenprüfungen der Landesfinanzbehörden und des Bundesamtes für Finanzen gesprochen. Die Außenprüfung wird vom Betriebsstättenfinanzamt im Außendienst vorgenommen. Es ist eine Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte. Beschränkt sich die Prüfung auf die Lohnsteuer, so handelt es sich um eine Lohnsteuer-Außenprüfung. Das Betriebsstättenfinanzamt überwacht mit turnusmäßigen Lohnsteuer-Außenprüfungen die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuern vom Lohn (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag).

Mit der Einführung des § 42f Abs. 4 EStG wurde die gesetzliche Möglichkeit geschaffen, Außenprüfungen von Steuerverwaltung und Rentenversicherungsträgern zeitgleich durchzuführen:

(4) Auf Verlangen des Arbeitgebers können die Außenprüfung und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung (§ 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) zur gleichen Zeit durchgeführt werden.

Ab 2010 werden die Steuer- und die Betriebsprüfung auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Der Arbeitgeber muss dazu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt oder beim Rentenversicherungsträger stellen. Ein Rechtsanspruch auf zeitgleiche Außenprüfungen besteht jedoch nicht.

Prüfungsablauf

Der § 196 Abgabenordnung enthält Festlegungen zur Prüfungsanordnung:

Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung (§ 356).

Der § 197 Abgabenordnung enthält Festlegungen zur Bekanntgabe der Prüfungsanordnung:

(1) Die Prüfungsanordnung sowie der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer sind dem Steuerpflichtigen, bei dem die Außenprüfung durchgeführt werden soll, angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Der Steuerpflichtige kann auf die Einhaltung der Frist verzichten. Soll die Prüfung nach § 194 Abs. 2 auf die steuerlichen Verhältnisse von Gesellschaftern und Mitgliedern sowie von Mitgliedern der Überwachungsorgane erstreckt werden, so ist die Prüfungsanordnung insoweit auch diesen Personen bekannt zu geben.
(2) Auf Antrag der Steuerpflichtigen soll der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden.

Nach der BpO 2000 ist die Prüfungsanordnung dem Steuerpflichtigen eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen (§ 5 Abs. 4 BpO 2000).

Nach § 5 Abs. 5 BpO 2000 kann die Verlegung der Prüfung beantragt werden. Es müssen wichtige Gründe z.B. Erkrankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eines für Auskünfte maßgeblichen Betriebsangehörigen, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt vorhanden sein, damit die Verlegung anerkannt wird. Dem Antrag des Steuerpflichtigen kann auch unter Auflage, z.B. Erledigung von Vorbereitungsarbeiten für die Prüfung, stattgegeben werden.

Inhalt der Prüfungsanordnung nach § 5 Abs. 2 BpO 2000:

Die Prüfungsanordnung hat die Rechtsgrundlagen der Außenprüfung, die zu prüfenden Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien, Zulagen, ggf. zu prüfende bestimmte Sachverhalte sowie den Prüfungszeitraum zu enthalten. Ihr sind Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen bei der Außenprüfung beizufügen. Die Mitteilung über den voraussichtlichen Beginn und die Festlegung des Ortes der Außenprüfung kann mit der Prüfungsanordnung verbunden werden. Handelt es sich um eine abgekürzte Außenprüfung nach § 203 AO, ist die Prüfungsanordnung um diese Rechtsgrundlage zu ergänzen. Soll der Umfang einer Außenprüfung nachträglich erweitert werden, ist eine ergänzende Prüfungsanordnung zu erlassen.

Pflichten des Arbeitgebers:

• Den Prüfern ist das Betreten der Geschäftsräume während der Arbeitszeit zu gestatten.
• Den Prüfern sind ein geeigneter Arbeitsplatz und erforderliche Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen.
• Den Prüfern ist Einsicht in alle lohnsteuerlichen Unterlagen, Geschäftsbücher, Sachkonten, sonstige Buchführungsunterlagen sowie Arbeitsverträge von leitenden Angestellten zu gewähren.
• Auskunftspflicht zu allen im Betrieb tätigen Personen.
• Belehrung der Arbeitnehmer, das sie auch gegenüber den Prüfern Auskünfte geben müssen. § 200 Abs. 1 Satz 3 AO:

  Sind der Steuerpflichtige oder die von ihm benannten Personen nicht in der Lage, Auskünfte zu erteilen, oder sind die Auskünfte zur Klärung des Sachverhalts unzureichend oder versprechen Auskünfte des Steuerpflichtigen keinen Erfolg, so kann der Außenprüfer auch andere Betriebsangehörige um Auskunft ersuchen.

• Unterlagen die nur auf Datenträgern vorliegen, müssen auf Verlangen des Prüfers mit Lesegeräten lesbar gemacht oder ausgedruckt werden.
• Nach §147 Abs. 6 Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung seit 2002 das Recht, wenn die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Wenn sich während einer Außenprüfung Anhaltspunkte für eine Straftat ergeben, deren Ermittlung der Finanzbehörde obliegt, so ist nach §10 BpO 2000 die für die Bearbeitung dieser Straftat zuständige Stelle unverzüglich zu unterrichten. Dies gilt auch, wenn lediglich die Möglichkeit besteht, dass ein Strafverfahren durchgeführt werden muss. Richtet sich der Verdacht gegen den Steuerpflichtigen, dürfen die Ermittlungen bei ihm erst fortgesetzt werden, wenn ihm die Einleitung des Strafverfahrens mitgeteilt worden ist. Der Steuerpflichtige ist darüber zu belehren, dass seine Mitwirkung im Besteuerungsverfahren nicht mehr erzwungen werden kann. Die Belehrung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen und auf Verlangen schriftlich zu bestätigen.

Wenn nach §11 BpO 2000 eine Schlussbesprechung stattfindet, so sind die Besprechungspunkte und der Termin der Schlussbesprechung dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor der Besprechung bekannt zu geben (Schriftform ist nicht erforderlich).

Nach §12 BpO 2000 muss die Außenprüfung entweder durch Steuerfestsetzung oder durch Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung abgeschlossen werden.

Schwerpunkte der Lohnsteuer-Außenprüfung

• Korrekte Abrechnung der Bruttolöhne
• Lohnkonto der Arbeitnehmer
• Nettolohnzahlungen
• Sachbezüge (geldwerte Vorteile)
  • Sachbezugswerte
  • Korrekte Anwendung der 44-Euro-Freigrenze (Bagatellgrenze)
  • Rabattfreibetrag
  • Warengutscheine
• Dienstwagen zur privaten Nutzung
• Fahrkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• Pauschalierung der Lohnsteuer
• Prüfung der Aushilfslöhne (Geringfügig entlohnte Beschäftigungen und Kurzfristige Beschäftigungen)
• Erstattung von Reisekosten
• steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
• Aufmerksamkeiten
• Annehmlichkeiten
• Barlohnumwandlungen
• Betriebsveranstaltungen
• Besondere Zuwendungen (Geburts- und Heiratsbeihilfen, Unterstützungen bei einem rechtfertigenden Anlass, Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung)
• Kinderbetreuungskosten
• Abgrenzungsprüfung zwischen Mitarbeiter und Freiberuflern
• Prüfung der Arbeitsverträge zwischen nahen Angehörigen wie Ehegatten und Kindern

Um keine Probleme mit der Gewährung geldwerter Vorteile durch Dritte zu bekommen, sollte ein Unternehmen alle Mitarbeiter die mit der Außenwelt betrieblich in Berührung kommen schriftlich zu folgenden Punkten belehren:

1. Verbot der Teilnahme an Kundenbindungsprogrammen (Bonuspunkte, Prämien oder Gutscheine) bei betrieblichen Zahlungen (z. B. bei Tankstellenabrechnungen). Am besten mit den jeweiligen Unternehmen ausmachen, dass solche Vergünstigungen nur dem Unternehmen und niemals dem Mitarbeiter zugute kommen.
2. Bei der Annahme von größeren Geschenken sollten die Mitarbeiter sich die pauschale Versteuerung durch das schenkende Unternehmen bestätigen lassen. Wenn das nicht erfolgt verpflichtet sich der Mitarbeiter zur Versteuerung bei seiner eigenen Steuererklärung oder nimmt das Geschenk nicht an.
3. Jeder Mitarbeiter hat einen Vorteil der ihm von seinem betrieblichen bzw. geschäftlichen Umfeld zugute kommt, unverzüglich seinem betrieblichen Vorgesetzten zu melden.
4. Bei Zuwiderhandlung haftet der Mitarbeiter für mögliche Nachzahlungen (Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge) des Unternehmens im Anschluss an eine Betriebsprüfung.

Es gibt zwar im §3 Nr. 38 EStG einen Betrag der steuerfrei bleibt, dieser müsste dann aber überwacht werden.

Nach §3 Nr. 38 EStG sind steuerfrei Sachprämien, die der Steuerpflichtige für die persönliche Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Unternehmen unentgeltlich erhält, die diese zum Zwecke der Kundenbindung im allgemeinen Geschäftsverkehr in einem jedermann zugänglichen planmäßigen Verfahren gewähren, soweit der Wert der Prämien 1.080 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigt.

Digitale Betriebsprüfung

Seit 2002 hat das Finanzamt die Möglichkeit, Betriebsprüfungen digital bzw. elektronisch durchzuführen (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Die Betriebe sind verpflichtet, dem Finanzamt alle eigenen Daten in prüfungskonformer, elektronischer Form zu übergeben.

Die Umsetzung erfolgt häufig durch die Überlassung von Datenträgern an Außenprüfer zur Auswertung auf den Notebooks der Prüfer. Die Finanzverwaltung empfiehlt hierzu den GDPdU-Beschreibungsstandard (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Die Struktur und die Bezeichnung der steuerrelevanten Daten sind innerhalb dieses Standards aber nicht definiert.

Um Probleme zu vermeiden, hat die Finanzverwaltung die Digitale LohnSchnittstelle (DLS) erarbeitet und beschrieben. Die DLS ist eine Schnittstellenbeschreibung für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungsprogramm des Arbeitgebers zur Übergabe an den Lohnsteuer-Außenprüfer. Sie soll dabei eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder gemäß den Anforderungen der GDPdU unabhängig von dem beim Arbeitgeber eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm sicherstellen.

BMF-Schreiben vom 29. Juni 2011 - IV C 5 - S 2386/07/0005 - (2011/0501455)

Die jeweils aktuelle Version der DLS mit weitergehenden Informationen steht auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern unter www.bzst.bund.de ab dem 01.07.2011 zum Download bereit.

Zeitnahe Betriebsprüfung

Der Bundesrat hat in seiner 885. Sitzung am 8. Juli 2011 beschlossen, der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Änderung der Betriebsprüfungsordnung zuzustimmen. Die Änderung sieht vor, dass für Anordnungen nach 2011 erstmals bundesweit einheitliche Rahmenbedingungen für eine zeitnahe Betriebsprüfung vorgegeben werden. Damit sollten Unternehmer die Möglichkeit einer zeitnahen Betriebsprüfung ab dem 01.01.2012 einplanen.

In die Betriebsprüfungsordnung wird der neue § 4a eingeführt. Dort werden erstmals bundesweit einheitliche Rahmenbedingungen für eine zeitnahe Betriebsprüfung verbindlich festgelegt. Die Finanzbehörde kann Steuerpflichtige für eine zeitnahe Betriebsprüfung auswählen. Eine Betriebsprüfung ist zeitnah, wenn der Prüfungszeitraum einen oder mehrere gegenwartsnahe Besteuerungszeiträume umfasst. Die zeitnahe Betriebsprüfung soll dabei nur für die Prüfungszeiträume durchgeführt werden, zu denen dem Finanzamt rechtsverbindliche und vollständige Steuererklärungen (§ 150 AO) vorliegen.

Hintergrund:
Steuerliche Betriebsprüfungen erstrecken sich derzeit meist auf einen Zeitraum von drei und mehr Jahren.
Ziele der zeitnahen Betriebsprüfung:

• nach Möglichkeit gegenwartsnahe Prüfungszeiträume untersuchen,
• Angleichung der Prüfungszeiträume der Finanzämter für Großbetriebsprüfung an die Zeiträume der Amtsbetriebsprüfung erreichen und
• Verkürzung der Prüfungsdauer bei den Großbetrieben erreichen.

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