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Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Betriebsstättenfinanzamt |  Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

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Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Grundsätzliches

Eine Betriebsprüfung stellt einen tiefen staatlichen Eingriff in die Rechtssphäre von Unternehmen dar. Falls es im Zuge einer Betriebsprüfung zu größeren Beanstandungen kommt, kann das für das Unternehmen existentielle Konsequenzen haben.

Seit dem 01.01.1999 ist die gesetzliche Aufgabe der Betriebsprüfungen von den Krankenkassen auf die Deutsche Rentenversicherung übergegangen. Seitdem sind ausschließlich die Rentenversicherungsträger für die Betriebsprüfungen zuständig.

Die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger ist mindestens alle 4 Jahre durchzuführen.
Die Prüfung bei den Arbeitgebern ist im § 28p SGB IV definiert:

(1) Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre. Die Prüfung soll in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die Einzugsstelle unterrichtet den für den Arbeitgeber zuständigen Träger der Rentenversicherung, wenn sie eine alsbaldige Prüfung bei dem Arbeitgeber für erforderlich hält. Die Prüfung umfasst auch die Lohnunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. Die Träger der Rentenversicherung erlassen im Rahmen der Prüfung Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung einschließlich der Widerspruchsbescheide gegenüber den Arbeitgebern; insoweit gelten § 28h Absatz 2 sowie § 93 in Verbindung mit § 89 Absatz 5 des Zehnten Buches nicht. Die landwirtschaftlichen Krankenkassen nehmen abweichend von Satz 1 die Prüfung für die bei ihnen versicherten mitarbeitenden Familienangehörigen vor.

Der Arbeitgeber kann also auch kürzere Abstände als 4 Jahre verlangen. Für die Durchführung dieser Prüfung gelten im Wesentlichen die gleichen Grundsätze wie bei der Lohnsteuer-Außenprüfung.

Mit der Einführung des § 42f Abs. 4 EStG wurde die gesetzliche Möglichkeit geschaffen, Außenprüfungen von Steuerverwaltung und Rentenversicherungsträgern zeitgleich durchzuführen:

(4) Auf Verlangen des Arbeitgebers können die Außenprüfung und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung (§ 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) zur gleichen Zeit durchgeführt werden.

Ab 2010 werden die Steuer- und die Betriebsprüfung auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Der Arbeitgeber muss dazu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt oder beim Rentenversicherungsträger stellen. Ein Rechtsanspruch auf zeitgleiche Außenprüfungen besteht jedoch nicht.

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages (Beitragsverfahrensverordnung) enthält im Vierten Abschnitt Festlegungen zur Prüfung beim Arbeitgeber.

Jeder Arbeitgeber hat von der Agentur für Arbeit eine 8-stellige Betriebsnummer zugeteilt bekommen. Die letzte Ziffer ist dabei die Prüfziffer. Die Deutsche Rentenversicherung Bund prüft Arbeitgeber mit den Prüfziffern 0 bis 4. Die Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung sind für die Arbeitgeber mit den Prüfziffern 5 bis 9 zuständig.

Überwachung der Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse

Mit Wirkung ab 15.06.2007 wurde der Deutschen Rentenversicherung die Aufgabe übertragen, die Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse zu überwachen.
Rechtsgrundlage ist der § 28p Abs. 1a SGB IV:

(1a) Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz ordnungsgemäß erfüllen und die Künstlersozialabgabe rechtzeitig und vollständig entrichten. Das Prüfverfahren kann mit der Aufforderung zur Meldung eingeleitet werden. Die Träger der Deutschen Rentenversicherung erlassen insoweit die erforderlichen Verwaltungsakte zur Künstlersozialabgabepflicht, zur Höhe der Künstlersozialabgabe und zur Höhe der Vorauszahlungen nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz einschließlich der Widerspruchsbescheide. Die Träger der Rentenversicherung unterrichten die Künstlersozialkasse über Sachverhalte, soweit sie Melde- und Abgabepflichten der Arbeitgeber nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz betreffen.

Betriebsprüfung zur Unfallversicherung

Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung wurde bis 2009 durch eigenständige Prüfdienste der Berufsgenossenschaften überprüft. Diese Prüfung ist ab 2010 (für Prüfzeiträume ab 2009) von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen auf den Rentenversicherungsträger übergegangen. Seit dem 01.01.2010 liegen damit alle Sozialversicherungsprüfungen in der Hand der Rentenversicherung.
Rechtsgrundlage ist der § 28p Abs. 1b SGB IV:

(1b) Die Träger der Rentenversicherung teilen den Trägern der Unfallversicherung die Feststellungen aus der Prüfung bei den Arbeitgebern nach § 166 Absatz 2 des Siebten Buches mit. Die Träger der Unfallversicherung erlassen die erforderlichen Bescheide.

Der § 28p Abs. 8 SGB IV ergänzt:

(8) Die Deutsche Rentenversicherung Bund führt eine Datei, in der der Name, die Anschrift, die Betriebsnummer, der für den Arbeitgeber zuständige Unfallversicherungsträger und weitere Identifikationsmerkmale eines jeden Arbeitgebers sowie die für die Planung der Prüfungen bei den Arbeitgebern und die für die Übersichten nach Absatz 7 erforderlichen Daten gespeichert sind; die Deutsche Rentenversicherung Bund darf die in dieser Datei gespeicherten Daten nur für die Prüfung bei den Arbeitgebern und zur Ermittlung der nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz abgabepflichtigen Unternehmer verarbeiten und nutzen. In die Datei ist eine Kennzeichnung aufzunehmen, wenn nach § 166 Absatz 2 Satz 2 des Siebten Buches die Prüfung der Arbeitgeber für die Unfallversicherung nicht von den Trägern der Rentenversicherung durchzuführen ist; die Träger der Unfallversicherung haben die erforderlichen Angaben zu übermitteln. Die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung führt für die Prüfung bei den Arbeitgebern eine Datei, in der neben der Betriebsnummer eines jeden Arbeitgebers, die Betriebsnummer des für den Arbeitgeber zuständigen Unfallversicherungsträgers, die Unfallversicherungsmitgliedsnummer des Arbeitgebers, das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt der bei ihm Beschäftigten in Euro, die anzuwendenden Gefahrtarifstellen der bei ihm Beschäftigten, die Versicherungsnummern der bei ihm Beschäftigten einschließlich des Beginns und des Endes von deren Beschäftigung, die Bezeichnung der für jeden Beschäftigten zuständigen Einzugsstelle sowie eine Kennzeichnung des Vorliegens einer geringfügigen Beschäftigung gespeichert sind.

Durchführung der Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Der § 7 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) definiert dabei die Grundsätze.

• Die Prüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch die Versicherungsträger. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen.
• Der Prüfer oder die Prüferin des Versicherungsträgers hat sich auszuweisen.
• Die Prüfer kommen ins Unternehmen (während der Arbeitszeit). Falls die Lohnabrechnung ein Steuerberater, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung durchführt und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung mit dem Einverständnis des Arbeitgebers dort statt. Der Arbeitgeber hat einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen.
• Die Prüfung soll den betrieblichen Ablauf nicht unzumutbar beeinträchtigen. Die Arbeitszeit der Angestellten darf dabei nur so weit in Anspruch genommen werden, wie es unbedingt notwendig ist. Kosten oder Verdienstausfall, die durch die Prüfung entstehen, werden nicht erstattet.
• Die Dauer der Prüfung hängt von der Größe des Unternehmens ab. Der Betriebsprüfer soll sich einen ausreichenden Überblick verschaffen können. Bei kleineren Unternehmen sind dies häufig ein oder zwei Tage. Große Unternehmen werden oft von mehreren Prüfern über einen längeren Zeitraum geprüft.
• Für die Prüfung dürfen auf Kosten des Versicherungsträgers schriftliche Unterlagen des Arbeitgebers vervielfältigt und elektronische Unterlagen gespeichert werden, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
• Das Ergebnis der Prüfung ist dem Arbeitgeber schriftlich mitzuteilen (innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung). Die Mitteilung ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.

Die Prüfungsanordnung muss folgendes beinhalten:

• Prüfungsort
• Prüfungszeitpunkt
• Name des Prüfers
• Prüfungszeitraum
• Prüfungsumfang (benötigte Unterlagen)

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Prüfer Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen. Die Bescheide werden aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ausgewertet.

Der Arbeitgeber kann die Krankenkasse zur Prüfung einladen. Die Beteiligung der Krankenkasse ist ratsam, wenn Entscheidungen bei der Lohnabrechnung aufgrund einer Beratung durch die Krankenkasse getroffen wurden.

Wenn der Termin den Betriebsablauf stört (Geschäftsinteressen, Urlaub bzw. Krankheit von verantwortlichen Mitarbeitern), sollte eine Verschiebung beantragt werden.

Vor der Prüfung ist zu klären, wer vom Unternehme daran teilnehmen soll (Steuerberater, Mitarbeiter Lohnbüro, Firmenteilhaber, ...).

Umfang der Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

• Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse hinsichtlich der Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit.
• Beurteilung der einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts.
• Beitragsberechnung des Arbeitsentgelts.
• Korrektheit und Vollständigkeit der gemachten Meldungen (DEÜV).
• Zeitliche Zuordnungen der Beiträge.
• Umlagepflicht nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie Umlagebeiträge.
• Alle zu führenden Entgeltunterlagen (§8 Beitragsverfahrensverordnung).
• Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung entsprechend § 28f SGB IV.
• Führung und Sicherung von Wertguthaben
• Sozialversicherungsrechtliche Auswertung der Feststellungen der Finanzbehörden im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung
• Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse.
• Berechnung, Abführung und Meldung der Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung.

Häufige Fehler:

• Falsche Zuordnung von Einmalzahlungen
• Überschreiten der 110-E-Grenze bei Betriebsveranstaltungen
• Unkorrekte Reisekostenabrechnungen
• Fehler bei der betrieblichen Altersversorgung
• Abrechnung von geringfügig Beschäftigten
• Abrechnung von Studenten, Praktikanten, Schülern und weiterbeschäftigten Altersrentnern
• Abrechnung von Gesellschaftern und mitarbeitenden Familienangehörigen

Die Deutsche Rentenversicherung bietet die kostenlose Schriftenreihe Summa Summarum an. Diese informiert Betriebe, Steuerberater und Lohnbüros über alle Belange der Betriebsprüfung.

Elektronische Betriebsprüfung in der Sozialversicherung (eBP)

Das Verfahren sieht die Annahme der zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV notwendigen Arbeitgeberdaten im elektronischen Verfahren vor.

Mit Inkrafttreten der gesetzlichen Grundlage soll ab Januar 2012 eine Pilotphase mit interessierten Arbeitgebern und Steuerberatern durchgeführt werden, sofern der jeweilige Softwarehersteller das Verfahren unterstützt. Voraussichtlich ab Juli 2012 soll das Verfahren allen Arbeitgebern angeboten werden. Das Verfahren wird dem Arbeitgeber optional angeboten.

In der Niederschrift über die Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 08./09.06.2011 steht unter Punkt 6 folgendes:

In dem zum 01.01.2012 startenden Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung wird dem Arbeitgeber die medienbruchfreie Übersendung der Daten im online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Verfahrens ermöglicht. In der Folge sollen die Daten des Arbeitgebers durch den Betriebsprüfer mittels einer Auswertungssoftware analysiert sowie auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und -abrechnung überprüft werden.
Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur wurde eine einheitliche Datensatzbeschreibung (Schnittstelle) für die Datenanlieferung entwickelt. Der normative Rahmen für diese Schnittstelle sowie den Übertragungsweg wird mit dem Vierten SGB IV-Änderungsgesetz in § 28p Abs. 6a SGB IV-E geschaffen.
Die vollwertige Integration der Funktion "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" in die Entgeltabrechnungsprogramme ist Voraussetzung für ein funktionsfähiges Verfahren. Aus diesem Grund sind die Gemeinsamen Grundsätze nach § 22 DEÜV mit Wirkung ab 01.01.2012 um das Zusatzmodul der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung zu ergänzen.

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