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Das Lohnsteuerabzugsverfahren - Lohnsteuerbescheinigung

Aktuelles

Das Bundesministerium der Finanzen hat das BMF-Schreiben zur Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen 2012 veröffentlicht.

Das BMF-Schreiben regelt die Ausschreibung von Lohnsteuerbescheinigungen und Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber und gibt die Muster des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2012 und der Besonderen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2012 bekannt.
Wichtige Regelungen

Grundsätzliches

Als Lohnsteuerbescheinigung wurden die Eintragungen, die der Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte vorzunehmen hatte, bezeichnet. Diese Bezeichnung ist mit Einführung des elektronischen Verfahrens beibehalten worden.

Bereits seit 01.01.2004 ist das Verfahren zur Ausschreibung und Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in Kraft. Der Arbeitgeber hat somit die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln und dem Arbeitnehmer einen entsprechenden Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.

Ab dem Kalenderjahr 2006 können nur noch Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihren Privathaushalten im Sinne des §8a SGB IV beschäftigen, anstelle der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eine entsprechende manuelle Lohnsteuerbescheinigung erteilen. Es gibt also keine Härtefallregelung die weitere Ausnahmen zulässt.

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen. Die Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung bis zum 28. Februar des Folgejahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung (auf Grund der Eintragungen im Lohnkonto) zu übermitteln (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG). Die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2011 muss damit bis spätestens 28.02.2012 übermittelt werden.

Ab 2009 sind die Gemeinden verpflichtet, die neue Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte einzutragen (§39 Abs. 3 Nr. 3 EStG). Ab dem 01.11.2010 ist die Verwendung der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) für die Datenübermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen nur noch dann zulässig, wenn die steuerliche Identifikationsnummer auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers nicht eingetragen ist und der Arbeitnehmer diese auch nicht mitgeteilt hat und außerdem die Abfragemöglichkeit beim Bundeszentralamt für Steuern keinen Erfolg brachte.
Des Weiteren ist ab dem 01.11.2010 eine Verwendung der eTIN noch zulässig in Fällen der bloßen Korrektur einer mit eTIN unrichtig übermittelten Lohnsteuerbescheinigung (die erneute Übermittlung kann nur dann als Korrektur erkannt werden, wenn das vorher verwendete steuerliche Merkmal unverändert beibehalten wird).
Seit dem 02.08.2010 können im ElsterOnline-Portal die Identifikationsnummern von Arbeitnehmern abgefragt werden.

Die Datenübermittlung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifiziert vorzunehmen. Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss vom Datenübermittler einmalig im ElsterOnline-Portal (www.elsteronline.de) beantragt werden. Ohne Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht möglich. Einzelheiten zum amtlich vorgeschriebenen Datensatz sind unter www.elster.de abrufbar.

Registrierung im Elster Online-Portal unter https://www.elsteronline.de/eportal.

Für Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber die Lohnsteuer ausschließlich nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal erhoben hat, ist keine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen.

Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2011

Bei den Veröffentlichungen zu den jeweiligen Lohnsteuerbescheinigungen befindet sich auch immer ein Schreiben mit Hinweisen zu Eintragungen.

In Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung sind folgende Großbuchstaben zu bescheinigen:

• "S" ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist.
  Sonstige Bezüge sind Vergütungen, die ihrem Wesen nach nicht zum laufenden Arbeitslohn gehören. Sie werden als einmalige Zahlung aus besonderem Anlass oder zu einem bestimmten Zweck gewährt. Die häufigsten sonstigen Bezüge sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien und Jubiläumszuwendungen. Zur Abrechnung ist die Ermittlung des im Kalenderjahr bereits gezahlten laufenden Arbeitslohns notwendig. Dabei ist der Arbeitslohn aus einem möglichen früheren Arbeitsverhältnis eines anderen Arbeitgebers mitzuzählen. Ist der Arbeitnehmer nicht bereit eine Kopie seiner elektronischen Lohnsteuerbescheinigung vorzuzeigen muss der Arbeitgeber den von ihm gezahlten Arbeitslohn hochrechnen. Basis für diese Hochrechnung ist der laufende Arbeitslohn des Monats in dem der sonstige Bezug gezahlt wird. In so einem Fall bleibt der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht.
  Informationen zu sonstigen Bezügen
• Ab 2010 entfällt die Angabe des Großbuchstaben B.
  "B" war einzutragen, wenn der Arbeitnehmer für einen abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum oder Lohnabrechnungszeitraum des Kalenderjahres unter Berücksichtigung der Vorsorgepauschale nach § 10c Abs. 3 EStG zu besteuern war. Lohnsteuerabzug wurde für irgendeinen Lohnzahlungszeitraum des abgelaufenen Kalenderjahrs nach der Besonderen Lohnsteuertabelle vorgenommen.
• "F" ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte nach § 3 Nr. 32 EStG erfolgte.
• Einzutragen ist weiterhin die Anzahl der im Lohnkonto vermerkten Buchstaben "U". Der genaue Zeitraum der Unterbrechung braucht nicht angegeben zu werden. Der Großbuchstabe U ist im Lohnkonto einzutragen, wenn das Beschäftigungsverhältnis zwar weiterbesteht, der Anspruch auf Arbeitslohn aber für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist (U = Unterbrechung). Wichtige Fälle:
  • Bezug von Krankengeld für 5 oder mehr Arbeitstage (nach Ablauf der Lohnfortzahlung)
  • Bezug von Kinder-Krankengeld wegen Pflege eines Kleinkindes für 5 oder mehr Arbeitstage (nach Ablauf der Lohnfortzahlung)
  • Bezug von Mutterschaftsgeld ohne Zuschuss des Arbeitgebers
  • Bezug von Elterngeld
  • Unbezahlter Urlaub für 5 oder mehr Arbeitstage
  • Pflegezeit (der Anspruch auf Arbeitslohn fällt für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weg)

Die Bescheinigung des Großbuchstaben "V" entfällt ab 2008. Bis 2007 musste der Großbuchstabe V auf der Lohnsteuerbescheinigung immer dann ausgewiesen werden, wenn Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei belassen wurden.

Beiträge des Arbeitnehmers zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2010

Die Angaben in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2010 wurden um die Beiträge des Arbeitnehmers zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ergänzt. Nachgewiesene Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung sind ab 2010 ebenfalls zu erfassen.

Unter Nummer 25 und 26 der Lohnsteuerbescheinigung ist der gesamte Beitrag des freiwillig versicherten Arbeitnehmers zu bescheinigen, wenn der Arbeitgeber die Beiträge an die Krankenkasse abführt (sog. Firmenzahler).
Arbeitgeberzuschüsse sind beim Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung nicht von den Arbeitnehmerbeiträgen abzuziehen, sondern gesondert unter Nummer 24 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Die Arbeitgeberzuschüsse stellen damit einen Korrekturposten bei der Veranlagung zur Einkommensteuer dar.
Wenn der Arbeitnehmer die Beiträge an die Krankenkasse abführt (sog. Selbstzahler), sind unter Nummer 25 und 26 der Lohnsteuerbescheinigung keine Eintragungen vorzunehmen. Die Arbeitgeberzuschüsse sind unabhängig davon unter Nummer 24 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen.
Hier gab es einige Verwirrung. Das Bundesministerium der Finanzen stellt in einer ersten Mitteilung vom 11.02.2011 folgendes klar:

Hat der Arbeitgeber bei freiwillig versicherten Arbeitnehmern in der Lohnsteuerbescheinigung 2010 unzutreffend unter Nummer 25 und 26 nur die um die Arbeitgeberzuschüsse geminderten Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung bescheinigt, sollte die Lohnsteuerbescheinigung 2010 mit dem zutreffenden Ausweis der Beiträge unter Nummer 25 und 26 erneut übermittelt und dem Arbeitnehmer ein korrigierter Ausdruck ausgehändigt werden, wenn dies wirtschaftlich zumutbar erscheint.

Kurze Zeit später ruderte man aber zurück. In der Ergänzung der Mitteilung vom 11.02.2011 steht:

In vielen Fällen haben Arbeitgeber bei freiwillig versicherten Arbeitnehmern in der Lohnsteuerbescheinigung 2010 unter Nummer 25 und 26 nur die um die Arbeitgeberzuschüsse geminderten Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung bescheinigt.
Gleichwohl müssen Arbeitnehmer nicht befürchten, dass die Angabe gekürzter Beiträge zu Nachteilen im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer führt. Die Fälle mit fehlerhafter Lohnsteuerbescheinigung 2010 werden maschinell erkannt. Das Finanzamt berücksichtigt daraufhin die vom Arbeitnehmer geleisteten Beiträge bei der Veranlagung zur Einkommensteuer in zutreffender Höhe als Vorsorgeaufwendungen. Grundsätzlich wird jedoch empfohlen, dass die betroffenen Arbeitnehmer prüfen, ob im Steuerbescheid die tatsächlich geleisteten Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung zutreffend berücksichtigt wurden.

Es ist damit nicht mehr erforderlich, dass Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigungen 2010 erneut übermitteln und den Arbeitnehmern korrigierte Ausdrucke aushändigen.

Lohnsteuerbescheinigung 2012

Wichtige Regelungen:

• Lohnsteuerbescheinigungen sind auch weiterhin sowohl für unbeschränkt als auch für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer zu erstellen.
• Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der Identifikationsnummer (IdNr.) auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Sofern für den Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben wurde oder der Arbeitnehmer diese dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt hat, ist weiter die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zulässig.
• Es sind die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) oder die auf der entsprechenden Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu bescheinigen. Ein amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS) ist ab 2012 nicht mehr anzugeben.
• Das Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, der Zuschuss bei Beschäftigungsverbot für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während der Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge sind in einer Summe unter Nummer 15 des Ausdrucks zu bescheinigen. Hat der Arbeitgeber Kurzarbeitergeld zurückgefordert, sind nur die so gekürzten Beträge zu bescheinigen. Ergibt die Verrechnung von ausgezahlten und zurückgeforderten Beträgen einen negativen Betrag, so ist dieser Betrag mit einem Minuszeichen zu bescheinigen. Wurde vom Arbeitgeber in Fällen des § 47b Absatz 4 SGB V Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes gezahlt, ist dieses nicht unter Nummer 15 des Ausdrucks anzugeben.
• Ein amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS) ist ab 2012 nicht mehr anzugeben.

BMF-Schreiben zu Lohnsteuerbescheinigungen 2012 (Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen 2012; Bekanntgabe des Musters für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2012; Ausstellung von Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung für das Kalenderjahr 2012)

Kurzer Abriss des Verfahrensweg Lohnsteuerkarte - Lohnsteuerbescheinigung

• Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland, müssen ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Die Lohnsteuerkarte stellt die Wohnortgemeinde des Arbeitnehmers aus.
• Der Arbeitnehmer legt die Lohnsteuerkarte beim Arbeitgeber vor. Dieser hat die Lohnsteuerkarte während des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Eine vorübergehende Überlassung an den Arbeitnehmer darf nur erfolgen, wenn dieser sie zur Vorlage bei der Gemeinde oder beim Finanzamt benötigt.
• Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art, da die Einführung eines elektronischen Verfahrens erfolgt. Die Lohnsteuerkarte 2010 gilt aber auch für das Jahr 2011 und nach der Verzögerung der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) auch für (mindestens) das erste Quartal 2012 weiter.
• Die Arbeitgeber dürfen die Karte also nicht Ende 2010 vernichten, sondern müssen sie weiter aufbewahren.
• Nur wenn das Arbeitsverhältnis im Laufe des Kalenderjahres endet, darf und muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte endgültig herausgeben. Der Arbeitnehmer muss die Lohnsteuerkarte dann bei seinem evtl. neuen Arbeitgeber wieder vorlegen.
• Nach Abschluss des Lohnkontos hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an eine Clearingstelle (amtliche Übermittlungsstelle) zu übermitteln. Diese leitet die Daten an die Finanzverwaltung weiter. Der Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.

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