Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Zeitberechnungen

Lohnzahlungszeitraum

Als Lohnzahlungszeitraum wird der Zeitraum bezeichnet, für den der Arbeitslohn gezahlt wird. Der übliche Lohnzahlungszeitraum ist der Kalendermonat. Woche oder Tag sind kaum noch anzutreffen.
Für die Lohnabrechnung müssen die Arbeitstage im Kalendermonat und die auf Arbeitstage entfallenden Feiertage ermittelt werden.

Besonderheiten gibt es bei der Behandlung von Abschlagszahlungen.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit ist die meist in einem Manteltarifvertrag festgelegte Arbeitsdauer, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses ableisten muss. Die regelmäßige tarifliche Arbeitszeit ist häufig als Wochenarbeitszeit festgelegt.

Die Arbeitszeit pro Tag muss nicht an allen Wochentagen gleich sein. Bei einer Wochenarbeitszeit von 38 Stunden könnte z. B. von Montag bis Donnerstag 8 Stunden und am Freitag nur 6 Stunden gearbeitet werden.

Umrechnung der Wochenarbeitszeit auf eine Monatsarbeitszeit:

Wochenarbeitszeit lt. Tarifvertrag Jahresarbeitszeit
(Wochenarbeitszeit x 52)
Monatsarbeitszeit
(Jahresarbeitszeit /12)
40 2.080 173,33
39 2.028 169,00
38 1.976 164,67
37 1.924 160,33
36 1.872 156,00
35 1.820 151,67
34 1.768 147,33
33 1.716 143,00
32 1.664 138,67
31 1.612 134,33
30 1.560 130,00

An verschiedenen Stellen finden sie als allein gültige Vorschrift zur Berechnung die Multiplikation mit 13 (anstelle von 52) und die anschließende Division durch 3 (anstelle von 12). Hier wurden beide Werte nur gekürzt (Division durch 4). Es kommt in jedem Fall das gleich raus.

Die Arbeitszeit des einzelnen Arbeitnehmers kann der tariflichen Arbeitszeit entsprechen, geringer (bei Teilzeitarbeit) oder höher (leitende Angestellte) sein. Diese Arbeitszeit nennt man individuelle regelmäßige Wochenarbeitszeit (IRWAZ).

Die Umrechnung der Wochenarbeitszeit in eine Monatsarbeitszeit kann auch mit einem festen Wochenfaktor erfolgen. Je nach Tarifvertrag unterscheidet sich der Wochenfaktor für die Berechnung. Beispiele:

Branche / Geltungsbereich Wochenfaktor Tagesfaktor
Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD)
in der ab 1. Januar 2009 gültigen Fassung
4,348
(§ 24 Abs. 3 TVöD)
21,74
(5 Tage x 4,348)
Tarifverträge der Metall- und Elektroindustrie 4,35 21,75 (5 Tage x 4,35)
Lohnsteuer-Richtlinie 4,35 21,75 (5 Tage x 4,35)

Berechnung des Wochenfaktors:

Grobe Berechnung: 52 Wochen / 12 Monate = 4,333333

Unter Einbeziehung von 400 Jahren (wegen der Schaltjahre) ergibt sich:
400 Jahre * 365 Tage/Jahr = 146.000 Tage
+ 100 Schalttage (Die durch 4 teilbaren Jahre erhalten zusätzlich einen Schalttag)
- 4 Schalttage (Die durch 100 teilbaren Jahre bekommen diesen Schalttag wieder weggenommen)
+ 1 Schalttag (Bei den durch 400 teilbaren Jahren wird der Schalttag wieder zugefügt)
= 146.097 (Tage in 400 Jahren)
/ 400 Jahre
/ 12 Monate
/ 7 Tage
= 4,348125 (exakter Wochenfaktor)
gerundet: 4,348 oder 4,35

Zur Berechnung des laufenden Arbeitsentgelts müssen wir die Arbeitszeit folgendermaßen gliedern:

  • Arbeitsstunde (Normalarbeitszeit)
  • Überstunden/ Mehrarbeitsstunden
  • Sonntagsstunden bei Arbeit an Sonntagen
  • Feiertagsstunden bei Arbeit an Feiertagen
  • Nachtarbeitsstunden

WSI-Arbeitszeitkalender

Der WSI-Arbeitszeitkalender wird herausgegeben vom Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Institut in der Hans-Böckler-Stiftung. Danach beläuft sich die tarifliche Wochenarbeitszeit in Deutschland auf durchschnittlich 37,7 Stunden (Stand: 30. Juni 2014, WSI-Arbeitszeitkalender 2014).
In Ostdeutschland wird tariflich mit 38,6 Stunden länger gearbeitet als in Westdeutschland mit 37,5 Stunden.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeit

Nach § 3 Arbeitszeitgesetz darf die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Werktage sind die Tage von Montag bis Samstag. Das Arbeitszeitgesetz geht damit von einer regulären Wochenarbeitszeit von maximal 48 Stunden aus.

Bei einer 5-Tage-Woche wäre ebenfalls eine regelmäßige Wochenarbeitszeit von bis zu 48 Wochenstunden möglich. Es könnten z. B. an 4 Tagen je 10 Stunden und an einem Tag 8 Stunden gearbeitet werden.

Die maximale Wochenarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz wären 60 Stunden (6 Tage zu jeweils 10 Stunden). Das ist jedoch nur mit dem oben angesprochenem Ausgleich möglich.

Abwesenheitszeit

Für bestimmte Zeiten hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Lohnfortzahlung:

  • Feiertage (wenn der Feiertag auf einen Arbeitstag fällt und nicht gearbeitet wird)
  • Urlaubstage
  • Kranktage
  • Arbeitsverhinderung (§ 616 BGB)

Überblick zur Lohnfortzahlung

Fristlose Kündigung bei Arbeitszeitbetrug

Wer falsche Angaben über seine Arbeitszeit macht, kann fristlos gekündigt werden. Dazu gibt es ein Urteil des Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz vom 18.03.2009 (7 Sa 735/08). Auszug aus dem Urteil:

Die am 14.07.1956 geborene, verwitwete Klägerin war seit dem 08.08.1975 als Werkstattschreiberin bei der Beklagten, die mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern ausschließlich der Auszubildenden in A-Stadt Bremssättel produziert, gegen Zahlung eines monatlichen Arbeitsentgeltes in Höhe von 2.652,00 € brutto beschäftigt. Zu ihren Arbeitsaufgaben gehörte es, als Zeitbeauftragte die mitarbeiterbezogene Zeitwirtschaft im SAP-System der Beklagten zu bearbeiten. Dabei hatte sie Zugriffsrechte auf Zeitkonten von insgesamt etwa 250 Mitarbeitern - darunter auch auf ihr eigenes Zeitkonto -, deren Zeitdaten bei fehlenden Stempelungen manuell nachgepflegt werden oder bei besonderem Anlass geändert oder ergänzt werden mussten.
....
Die Ermittlungen der Beklagten haben unstreitig ergeben, dass unter dem Benutzernamen der Klägerin ("TRFE 39") deren Arbeitszeitdokumentation während des Zeitraums vom Januar 2007 bis Juli 2008 in 82 Fällen rückwirkend zu ihren Gunsten durch manuelle Eingaben in das Zeiterfassungssystem verändert wurden (vgl. zu den Einzelheiten die Übersicht der manuell erfolgten nachträglichen Veränderungen; Bl. 78 f. A.). Dabei wurden nicht nur Arbeitsbeginn und -ende an Anwesenheitstagen der Klägerin verändert; vielmehr wurde an vier Arbeitstagen (an den sogenannten Gleitzeittagen vom 24.07.2007, 18.04.2008, 23.05.2008 und 05.06.2008) durch Eintragen von Arbeitsbeginn und -ende eine Anwesenheit und damit nicht existente Arbeitszeiten der Klägerin vorgetäuscht.
....
Im Rahmen der durchzuführenden Interessenabwägung überwiegt das Interesse der Beklagten an der sofortigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Interesse der Klägerin an dessen Fortsetzung zumindest bis zum Ablauf der siebenmonatigen Kündigungsfrist. Zu Gunsten des Fortsetzungsinteresses der Klägerin war zu berücksichtigen, dass diese als 52jährige Frau es nach Verlust des Arbeitsplatzes schwer haben wird, wieder Arbeit zu finden. Des Weiteren war zu beachten, dass sie bereits seit dem 08.08.1975 mithin über 30 Jahre bei der Beklagten beschäftigt ist und es bis auf den streitgegenständlichen Kündigungsgrund nicht zu Beanstandungen der Beklagten kam.
....
Unabhängig hiervon wurde aber durch die aufgetretenen Unregelmäßigkeiten das Vertrauensverhältnis zwischen den Arbeitsvertragsparteien generell so gestört, dass die Klägerin auch nicht auf einem anderen Arbeitsplatz weiter beschäftigt werden konnte. Dies war der Beklagten, angesichts der hohen Anzahl von Arbeitszeitmanipulationen während eines relativ kurzen Zeitraumes nicht zumutbar.

Die fristlose Kündigung hatte vor Gericht Bestand.

Die Manipulation bei der Zeiterfassung sah das Landesarbeitsgericht Hessen ebenfalls als wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung an.
Urteil des Landesarbeitsgerichts Hessen vom 17. Februar 2014 (16 Sa 1299/13)
Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Das Arbeitsgericht hat in nicht zu beanstandender Weise festgestellt, dass der Kläger am 27. bzw 28. September 2012 den Produktionsbereich verlassen hat, ohne die Zeiterfassung zu betätigen. Hierbei hat er seine Hand zwischen den in seinem Portemonnaie befindlichen Chip und die Zeiterfassung gehalten. Bei seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz sei wiederum die Zeiterfassung nicht betätigt worden.
....
Der Kläger hat am 27. und 28. September 2012 jeweils etwa eine halbe Stunde Pause gemacht, ohne insoweit die Zeiterfassungsanlage ordnungsgemäß zu bedienen. Die von der Beklagten angestellten Untersuchungen haben ergeben, dass der Kläger sich jedenfalls seit 17. August 2012 bereits in dieser Weise verhalten hat und sich dies bis zum Tag der Kündigung fortsetzte. Insgesamt hat er sich damit bezahlte Pausen im Umfang von 226 min erschlichen. Es lag also nicht etwa ein einmaliges Augenblicksversagen vor. Der Kläger hat vielmehr über längere Zeit hinweg in beträchtlichem Umfang über die erbrachte Arbeitszeit zu täuschen versucht. Sein auf Heimlichkeit angelegtes, vorsätzliches und systematisches Fehlverhalten wiegt daher besonders schwer. Eine Hinnahme durch die Beklagte war daher -auch für den Kläger erkennbar- ausgeschlossen.
....
Angesichts der Schwere der Pflichtverletzung und des durch sie bewirkten Vertrauensverlusts war es der Beklagten nicht zumutbar, den Kläger auch nur bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist weiter zu beschäftigen. Die gesetzliche Kündigungsfrist hätte bei der mehr als 20 jährigen Betriebszugehörigkeit des Klägers sieben Monate zum Monatsende betragen. Auch die langjährige unbeanstandete Betriebszugehörigkeit von jedenfalls 26 Jahren, das Lebensalter sowie die Unterhaltspflicht für seine Ehefrau und ein Kind führen angesichts des mit der Pflichtverletzung verbundenen schweren Vertrauensbruchs nicht zu einer Interessenabwägung zu Gunsten des Klägers. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass dieser nicht nur einmal in etwa nur geringem Umfang, sondern wiederholt und systematisch Pausen machte, ohne die Zeiterfassung ordnungsgemäß zu bedienen. Dies zeigt zudem, dass eine Wiederholungsgefahr besteht. Hinsichtlich des Gewichts des Fehlverhaltens des Klägers ist zu berücksichtigen, dass er vorsätzlich handelte.

Die Revision zum Bundesarbeitsgericht wurde nicht zugelassen.


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