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Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Lohnkonto
Grundsätzliches
Der Arbeitgeber hat nach § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten
Lohnunterlagen in deutscher Sprache zu führen. Diese sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung
folgenden Kalenderjahrs (getrennt nach Kalenderjahren) aufzubewahren.
Das gilt unabhängig von der Versicherungspflicht des Beschäftigten (also auch für geringfügig Beschäftigte).
In folgenden Dokumenten finden Sie Regelungen zur Führung der Lohnunterlagen:
- § 8 der Beitragsverfahrensverordnung und
- § 2 des Nachweisgesetzes
Lohnkonto
§ 41 Abs. 1 EStG:
Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte (Absatz 2) für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die für den Lohnsteuerabzug und die Lohnsteuerzerlegung erforderlichen Merkmale aus der Lohnsteuerkarte oder aus einer entsprechenden Bescheinigung zu übernehmen. Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen; an die Stelle der Lohnzahlung tritt in den Fällen des § 39b Absatz 5 Satz 1 die Lohnabrechnung.
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Benutzt man ein zertifiziertes Lohnprogramm wird das Lohnkonto nach der Anlage des Personalstammblatt automatisch angelegt und bei jeder Abrechnung ergänzt.
Die erforderlichen steuerlichen Angaben für ein Lohnkonto sind im § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung angegeben.
Besondere Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung finden Sie
im § 5 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.
Die sozialversicherungsrechtlichen Angaben für ein Lohnkonto enthält die Beitragsverfahrensverordnung (§ 8).
Eine besondere Form für das Lohnkonto ist nicht vorgeschrieben. Es genügen fortlaufende Aufzeichnungen, getrennt für jedes Kalenderjahr. Die oben aufgeführten Gesetze und Verordnungen enthalten die Mindestanforderungen.
Das Lohnkonto erfüllt wichtige Funktionen bei der Erfüllung von Bescheinigungspflichten (Lohnsteuerbescheinigung) sowie bei einer möglichen Lohnsteueraußenprüfung.
Das Lohnkonto ist beim Ausscheiden des Mitarbeiters, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, aufzurechnen
und mit allen dazugehörenden Belegen bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene
Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (§ 41 EStG).
Die generelle Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von 6 auf 10 Jahre (§ 147 der Abgabenordnung) gilt nicht für
Lohnkonten.
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