Startseite > Grundlagen > Elektronischer Einkommensnachweis (ELENA)
Der Elektronische Entgeltnachweis (Elena) soll für unbestimmte Zeit ausgesetzt werden. Als Gründe werden die hohen Kosten und der unklare Nutzen von Elena genannt. Vor allem die elektronische Signatur wird deutlich teurer als geplant. Ein endgültiger Ausstieg ist aber noch nicht vorgesehen.
Am 01.07.2010 ist die geplante Erweiterung des ELENA-Verfahrens um den Datenbaustein "DBKE" (Kündigung, Entlassung) in Kraft getreten. Der Datenbaustein ist zum Zeitpunkt der Kündigung zu erstellen (nicht erst beim Austritt). Somit ist zum 01.07.2010 jede laufende Kündigung zu melden.
Nach massiver Kritik von Datenschützern werden die umstrittenen Freitextfelder in der neuen Software-Version von
Elena zum Jahresende entfernt. Details zu einer Kündigung (vertragswidriges Verhalten) dürfen nicht übermittelt
werden. Die Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ab Juli 2010 diese speziellen Kündigungsdaten zu melden und
müssen die entsprechenden Freitextfelder der Datenbank freilassen. Diese Befreiung gilt ab 01.07.201 bis
zum 31.12.2010.
Wenn vor dem 01.07.2010 schon entsprechende Daten gemeldet wurden, werden diese gelöscht. Ab 01.07.2010 werden
Meldungen mit den entsprechenden Daten (Details zu einer Kündigung in Freitextfeldern) als fehlerhaft zur
Korrektur an den Arbeitgeber zurückgesandt. Bis zum Jahresende sollen die entsprechenden Bausteine entfernt
werden.
Zurzeit müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei Behörden Papierbescheinigungen vom Arbeitgeber vorlegen, wenn sie Sozialleistungen oder andere Leistungen beantragen. Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erstellung einer Bescheinigung über das gezahlte Arbeitsentgelt in Textform gemäß § 108 Gewerbeordnung besteht schon lange.
Diese Papierbescheinigungen werden durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Arbeitgeber müssen dann nicht mehr schriftlich Bescheinigungen ausstellen, sondern monatlich Einkommensdaten an eine zentrale Speicherstelle melden (geregelt im §97 Abs. 1 SGB IV).
Von dieser zentralen Speicherstelle rufen die jeweils berechtigten Behörden bei Bedarf die entsprechenden Daten zur Leistungsberechnung ab. Ein Datenabruf soll nur unter aktiver Mitwirkung des Bürgers möglich sein. Ohne seine Zustimmung soll ein Zugriff auf seine Daten nicht möglich sein. Als Schlüssel für die Daten dient eine digitale Signatur (möglich auf einer modernen Bankkarte, dem digitalen Personalausweis oder der neuen Gesundheitskarte). Die Zugangsberechtigung des Beschäftigten der Verwaltung erfolgt ebenfalls mittels Signaturkarte. Damit findet eine doppelte Prüfung der Berechtigung zum Datenabruf statt. Nur in dieser Kombination ist der Datenabruf möglich.
Als Trägerverfahren für die Übermittlung dient das bereits etablierte DEÜV-Verfahren.
Der elektronische Einkommensnachweis (ELENA) ist rein rechtlich am 01.04.2009 in Kraft getreten und soll ab 01.01.2012 für 6 Bescheinigungen verpflichtend gelten. Das sind:
Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) vom 28.03.2009 ist im Bundesgesetzblatt Teil 1 Nr. 17 vom 01.04.2009 Seite 634 veröffentlicht worden.
Ab dem 01.01.2010 ist für jeden Beschäftigten monatlich ein besonderer Entgeltdatensatz an eine Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Diese Speicherstelle befindet sich bei der Datenstelle der Rentenversicherung. Dort werden die Entgeltdaten aller Beschäftigten zentral und auf Vorrat gespeichert.
Der für jeden Beschäftigten erstellte und standardisierte Entgeltdatensatz wird verschlüsselt übertragen und gespeichert. Nach der Übertragung schickt die Zentrale Speicherstelle eine Protokollmeldung an den Arbeitgeber.
Nur für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten müssen keine Meldungen an die Zentrale Speicherstelle übermittelt werden.
Auf die Übermittlung und den Anspruch des Beschäftigten auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten ist auf der Entgeltbescheinigung hinzuweisen (§97 Abs. 1 SGB IV).
Das System soll auf weitere Bereiche ausgeweitet werden.
Das ELENA-Verfahren sorgt für eine Kostensenkung. Außerdem wird die Archivierung der Bescheinigungsdaten beim Arbeitgeber hinfällig. Diese Aufgabe übernimmt die Zentrale Speicherstelle. Der ordnungsgemäße Eingang der Daten wird mit einer elektronischen Quittung bescheinigt.
Das ELENA-Verfahren ist bei der ITSG - Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH entwickelt worden. Auf den Web-Seiten der ITSG finden sie auch eine Beschreibung zum elektronischen Einkommensnachweis.
| ZSS | Zentrale Speicherstelle bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) in Würzburg eingerichtet Der Arbeitgeber meldet monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung die Arbeitnehmerdaten an die ZSS. Der Multifunktionale Verdienstdatensatz (MVDS) wird in der ZSS syntaktisch und semantisch geprüft und verschlüsselt abgelegt. Die ZSS speichert die Bestandteile des MVDS verschlüsselt und übermittelt die daraus ermittelbaren Entgeltbescheinigungen, bei Vorliegen einer Einverständniserklärung des Teilnehmers, an die abrufenden Stellen. |
| MVDS | Multifunktionaler Verdienstdatensatz Die Entgeltbescheinigungsdaten werden von den Arbeitgebern in Form eines multifunktionalen Verdienstdatensatzes (MVDS) gemeldet. Der MVDS besteht aus Datenbausteinen:
Die jeweiligen Datenbausteine sind erforderlich, wenn der Sachverhalt für den Arbeitnehmer zutrifft. Ein Datensatz MVDS muss mindestens die Bausteine DBEN, DBNA, DBGB, DBAN und DBFA enthalten. |
| VOSZ | Vorlaufsatz |
| DSKO | Datensatz Kommunikation |
| DSVV | Datensatz zur Vergabe einer Versicherungs-/Verfahrensnummer |
| NCSZ | Nachlaufsatz |
| ITSG | Informationstechnischen Servicegesellschaft der gesetzlichen Krankenversicherung Hier ist die "Registratur Fachverfahren" (RFV) eingerichtet. Die RFV fungiert als Anmeldestelle für den Teilnehmer im ELENA-Verfahren. Die RFV ist ein Rechenzentrum. |
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat eine Entgeltbescheinigungsrichtlinie erlassen. Diese wurde im Bundesanzeiger vom 31. Dezember 2009 (BAnz Nr. 198, S. 4575 f.) veröffentlicht und ist damit seit 01.01.2010 in Kraft.
Mit dem Erlass der Entgeltbescheinigungsrichtlinie wurde das Nähere zum Inhalt und Verfahren der Entgeltbescheinigung bestimmt, sodass diese auch zu Zwecken nach dem Sozialgesetzbuch verwendet werden kann (Maßgabe des § 97 Abs. 1 SGB IV). Die Entgeltbescheinigungsrichtlinie schafft einen einheitlichen Mindeststandard zur Ausstellung einer Entgeltbescheinigung.
Der einheitliche Aufbau und die Verwendung standardisierter Begriffe erleichtert die Lesbarkeit nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Dritte, welche die Bescheinigung vorgelegt bekommen. Die Softwarehersteller werden in die Lage versetzt, ihre Entgeltabrechnungsprodukte entsprechend zu gestalten.
Wer ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt, kann sicher sein, die erweiterten Vorgaben des Gesetzgebers für die Entgeltbescheinigung zu erfüllen.
In der Entgeltbescheinigungsrichtlinie wird der Begriff Gesamtbruttoentgelt definiert. Für die Zurechnung zum Gesamtbruttoentgelt ist es ohne Belang, ob der Betrag lohnsteuerpflichtig oder sozialversicherungspflichtig ist.
Das Gesamtbruttoentgelt erfasst damit auch geldwerte Vorteile sowie den Aufstockungsbetrag zur Altersteilzeit. Mindernd wirken sich dagegen vom Arbeitnehmer übernommene Arbeitgeberleistungen (z. B. auf den Arbeitnehmer übertragene Pauschalsteuern) aus.
Weitere Informationen zum ELENA-Verfahren finden sie unter www.das-elena-verfahren.de (Website der Deutschen Rentenversicherung Bund).
© 2007-2010 A.Liebig - Impressum - Kontakt - Datenschutz - Inhaltsverzeichnis (Sitemap)