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Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Elektronischer Einkommensnachweis (ELENA)
Aktuelles
Am 02.12.2011 wurde das Gesetz zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) im
Bundesgesetzblatt verkündet und ist damit am 03.12.2011 in Kraft getreten.
Ab diesem Zeitpunkt entfällt die Pflicht des Arbeitgebers, monatliche Meldungen zu Entgeltdaten im ELENA-Verfahren an die Zentrale Speicherstelle zu
erstatten. Gleichzeitig werden keine Arbeitnehmerdaten mehr angenommen und alle bisher gespeicherten Daten werden unverzüglich gelöscht.
Am 05.12.2011 um 08:00 Uhr wurden alle Kommunikationsverbindungen der ZSS (Zentrale Speicherstelle) technisch unterbrochen. Ein Datenaustausch
zwischen Arbeitgebern, ZSS, RFV und DSRV ist ab dieser Zeit nicht mehr möglich.
Am 05.12.2011 um 10:00 Uhr wurden alle Kommunikationsverbindungen der ZSS physikalisch unterbrochen, indem die Kabel aus den Steckern entfernt wurden.
Wichtige Änderungen des SGB IV (Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung):
- Die Angaben zum Sechsten Abschnitt (Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises) werden aufgehoben.
- Die Angaben zu den §§ 115 (Vorfinanzierung des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises), 118 und 120 werden aufgehoben.
- Der § 119 wird umbenannt in:
Übergangsregelungen zur Aufhebung des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises; Löschung der bisher gespeicherten Daten
Die Datenschützer freuen sich über das Ende von ELENA, denn das Verfahren erfüllte die Datenschutz-Standards nicht.
Der Stopp des ELENA-Verfahrens betrifft nicht das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerkarte bzw. der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM).
Grundsätzliches zum geplanten und Ende 2011 wieder beerdigten ELENA-Verfahren
Zurzeit müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei Behörden Papierbescheinigungen vom Arbeitgeber vorlegen, wenn sie Sozialleistungen oder andere Leistungen beantragen. Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erstellung einer Bescheinigung über das gezahlte Arbeitsentgelt in Textform gemäß § 108 Gewerbeordnung besteht schon lange.
Diese Papierbescheinigungen sollten durch ein elektronisches Verfahren ersetzt werden. Die Arbeitgeber hätten dann nicht mehr schriftlich Bescheinigungen ausstellen müssen, sondern monatlich Einkommensdaten an eine zentrale Speicherstelle gemeldet.
Von dieser zentralen Speicherstelle sollten die jeweils berechtigten Behörden bei Bedarf die entsprechenden Daten zur Leistungsberechnung abrufen. Ein Datenabruf sollte nur unter aktiver Mitwirkung des Bürgers möglich sein. Ohne seine Zustimmung sollte ein Zugriff auf seine Daten nicht möglich sein. Als Schlüssel für die Daten sollte eine digitale Signatur dienen (möglich auf einer modernen Bankkarte, dem digitalen Personalausweis oder der neuen Gesundheitskarte). Die Zugangsberechtigung des Beschäftigten der Verwaltung sollte ebenfalls mittels Signaturkarte erfolgen. Damit hätte eine doppelte Prüfung der Berechtigung zum Datenabruf stattgefunden. Nur in dieser Kombination wäre der Datenabruf möglich gewesen.
Als Trägerverfahren für die Übermittlung sollte das bereits etablierte DEÜV-Verfahren dienen.
Der elektronische Einkommensnachweis (ELENA) war rein rechtlich am 01.04.2009 in Kraft getreten und sollte ab 01.01.2012 für 6 Bescheinigungen verpflichtend gelten (das war schon auf 01.01.2014 verschoben). Die 6 Bescheinigungen waren:
- Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III (Ende des Arbeitsverhältnisses),
- Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III,
- Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 SGB III,
- Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes und
- Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes.
Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) vom 28.03.2009 ist im Bundesgesetzblatt Teil 1 Nr. 17 vom 01.04.2009 Seite 634 veröffentlicht worden.
Ab dem 01.01.2010 war für jeden Beschäftigten monatlich ein besonderer Entgeltdatensatz an eine Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Diese Speicherstelle hat sich bei der Datenstelle der Rentenversicherung befunden. Dort wurden die Entgeltdaten aller Beschäftigten zentral und auf Vorrat gespeichert.
Der für jeden Beschäftigten erstellte und standardisierte Entgeltdatensatz wurd verschlüsselt übertragen und gespeichert. Nach der Übertragung schickte die Zentrale Speicherstelle eine Protokollmeldung an den Arbeitgeber.
Nur für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten waren keine Meldungen an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln.
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Auf die Übermittlung und den Anspruch des Beschäftigten auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten war auf der
Entgeltbescheinigung hinzuweisen. Das System sollte auf weitere Bereiche ausgeweitet werden. Das ELENA-Verfahren sollte für eine Kostensenkung sorgen. Außerdem wurde die Archivierung der Bescheinigungsdaten beim Arbeitgeber hinfällig. Diese Aufgabe sollte die Zentrale Speicherstelle übernehmen. Der ordnungsgemäße Eingang der Daten wurde mit einer elektronischen Quittung bescheinigt. |
Am 01.07.2010 war die geplante Erweiterung des ELENA-Verfahrens um den Datenbaustein "DBKE" (Kündigung, Entlassung) in Kraft getreten. Der Datenbaustein war zum Zeitpunkt der Kündigung zu erstellen (nicht erst beim Austritt). Somit war ab 01.07.2010 jede laufende Kündigung zu melden.
Nach massiver Kritik von Datenschützern wurden die umstrittenen Freitextfelder in der neuen Software-Version von Elena zum Jahresende 2010 entfernt. Details zu einer Kündigung (vertragswidriges Verhalten) durften nicht übermittelt werden. Die Arbeitgeber waren nicht verpflichtet, ab Juli 2010 diese speziellen Kündigungsdaten zu melden und mussten die entsprechenden Freitextfelder der Datenbank freilassen. Diese Befreiung galt vom 01.07.2010 bis zum 31.12.2010.
Wenn vor dem 01.07.2010 schon entsprechende Daten gemeldet worden sind, wurden diese gelöscht. Ab 01.07.2010 wurden Meldungen mit den entsprechenden Daten (Details zu einer Kündigung in Freitextfeldern) als fehlerhaft zur Korrektur an den Arbeitgeber zurückgesandt. Zum Jahresende 2010 wurden die entsprechenden Bausteine entfernt. Seit 01.01.2011 kam die Version 2 des Datenbaustein DBKE zum Einsatz. Dort waren die Freitextfelder nicht mehr enthalten.
Das ELENA-Verfahren ist bei der ITSG - Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH entwickelt worden.
Entgeltbescheinigungsrichtlinie
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat eine Entgeltbescheinigungsrichtlinie erlassen. Diese wurde im Bundesanzeiger vom 31. Dezember 2009 (BAnz Nr. 198, S. 4575 f.) veröffentlicht und ist damit seit 01.01.2010 in Kraft.
Mit dem Erlass der Entgeltbescheinigungsrichtlinie wurde das Nähere zum Inhalt und Verfahren der Entgeltbescheinigung bestimmt, sodass diese auch zu Zwecken nach dem Sozialgesetzbuch verwendet werden kann (Maßgabe des § 97 Abs. 1 SGB IV). Die Entgeltbescheinigungsrichtlinie schafft einen einheitlichen Mindeststandard zur Ausstellung einer Entgeltbescheinigung.
Der einheitliche Aufbau und die Verwendung standardisierter Begriffe erleichtert die Lesbarkeit nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Dritte, welche die Bescheinigung vorgelegt bekommen. Die Softwarehersteller werden in die Lage versetzt, ihre Entgeltabrechnungsprodukte entsprechend zu gestalten.
Wer ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt, kann sicher sein, die erweiterten Vorgaben des Gesetzgebers für die Entgeltbescheinigung zu erfüllen.
In der Entgeltbescheinigungsrichtlinie wird der Begriff Gesamtbruttoentgelt definiert. Für die Zurechnung zum Gesamtbruttoentgelt ist es ohne Belang, ob der Betrag lohnsteuerpflichtig oder sozialversicherungspflichtig ist.
Das Gesamtbruttoentgelt erfasst damit auch geldwerte Vorteile sowie den Aufstockungsbetrag zur Altersteilzeit. Mindernd wirken sich dagegen vom Arbeitnehmer übernommene Arbeitgeberleistungen (z. B. auf den Arbeitnehmer übertragene Pauschalsteuern) aus.
Weitere Informationen zum ELENA-Verfahren finden sie unter www.das-elena-verfahren.de (Website der Deutschen Rentenversicherung Bund).
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