Prinzipieller Aufbau der Beitragsnachweise an die Krankenkassen

Grundsätzliches zum Beitragsnachweis

Der Arbeitgeber erstellt für jeden Abrechnungszeitraum einen Beitragsnachweis, den er an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) übermittelt.

Seit dem 01.01.2006 können Meldungen und Beitragsnachweise ausschließlich vollautomatisch durch Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels maschinell erstellten Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Hierfür eignet sich zum Beispiel das Programm sv.net, das für Arbeitgeber kostenlos ist. Weitere Alternativen für die Datenübermittlung sind der Einsatz eines systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramms oder die Beauftragung eines Steuerberaters.

Pauschale Beiträge und die einheitliche Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte werden in einem gesonderten Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte gegenüber der Minijob-Zentrale nachgewiesen.

§ 28b Abs. 1 Nr. 2 SGB IV:

(1) Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. bestimmen in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich:
  1. ....
  2. den Aufbau, den Inhalt und die Identifizierung der einzelnen Datensätze für die Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger, soweit nichts Abweichendes in diesem Buch geregelt ist,
  3. ....

Der Arbeitgeber hat Beitragsnachweise in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Der Beitragsnachweis gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle und im Insolvenzverfahren als Dokument zur Glaubhaftmachung der Forderungen der Einzugsstelle. Im Beitragsnachweis ist auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis die Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte enthält (§ 28f Abs. 3 SGB IV).

Hier finden Sie die gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen nach § 28b Abs. 2 SGB IV und § 256 Abs. 1 Satz 4 SGB V.

Im Kopf des Beitragnachweises stehen folgende Angaben:

  • Beitragskonto-Nr. des Arbeitgebers oder Betriebsnummer
  • Anschrift des Arbeitgebers
  • Zeitraum
  • Rechtskreis (Ost oder West)
  • Handelt es sich um einen Dauerbeitragsnachweis.
  • Handelt es sich um einen Korrektur-Beitragsnachweis für Zeiträume vor dem 1. Januar 2009 (Ab dem 01.01.2014 fällt der Korrektur-Beitragsnachweis weg).

Der eigentliche Beitragsnachweis enthält die Beitragsgruppen (Beitragsgruppenschlüssel) und den entsprechenden Betrag.

Von der Gesamtsumme wird eine mögliche Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und für Mutterschaftsaufwendungen (U2) abgezogen. Damit ergibt sich der zu zahlende Betrag bzw. das Guthaben.
Fälligkeit der Beitragsnachweise und der Zahlungen in der Sozialversicherung

Die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen wurden unter Berücksichtigung des einkommensabhängigen Zusatzbeitrags sowie des Wegfalls des Sozialausgleiches mit Wirkung ab 01.01.2015 angepasst.

Der bisherige einkommensunabhängige (pauschale) Zusatzbeitrag sowie der damit verbundene steuerfinanzierte Sozialausgleich wurden zum 31.12.2014 abgeschafft. Da der durchschnittliche Zusatzbeitrag stets auf 0,00 Euro festgesetzt wurde, wurde er zu keinem Zeitpunkt durchgeführt und musste folglich nicht in einem Beitragsnachweis aufgeführt werden. Damit kann es keine Korrekturen des Sozialausgleichs geben. Im neuen Beitragsnachweis sind damit auch keine Felder mehr für den Sozialausgleich notwendig.

Die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze waren ab 01.01.2016 erneut anzupassen, weil die Kommunikationsdaten vom 01.01.2016 an für alle Verfahren einheitlich in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Kommunikationsdaten nach § 28b Abs. 1 Nr. 4 SGB IV beschrieben werden. Der Vorlaufsatz, der Datensatz Kommunikation und der Nachlaufsatz wurden deshalb aus der Datensatzbeschreibung für die Datenübermittlung des Beitragsnachweises herausgenommen.

Die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze wurden ab 01.01.2018 erneut angepasst.
Für eine bessere Dokumentation bzw. Abgrenzung der seit einem Insolvenzereignis entstandenen Beitragsansprüche sollen die beitragsrechtlichen Auswirkungen eines Insolvenzereignisses künftig im Beitragsnachweisverfahren dargestellt werden. Diese Gemeinsamen Grundsätze berücksichtigen deshalb nunmehr, dass insolvente Arbeitgeber oder Insolvenzverwalter nach Eintritt eines Insolvenzereignisses die Gesamtsozialversicherungsbeiträge der freigestellten Arbeitnehmer und weiterbeschäftigten Arbeitnehmer getrennt nachzuweisen haben.

Beitragsnachweis ab 01.01.2015

Die Krankenversicherungsbeiträge der krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer sind unter der maßgeblichen Beitragsgruppe 1000 oder 3000 ohne die Zusatzbeiträge aufzuführen. Die Summe der Zusatzbeiträge der krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer ist gesondert auszuweisen.

Die Krankenversicherungsbeiträge der freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber im Firmenzahlerverfahren abführt, sind ebenfalls ohne die Zusatzbeiträge aufzuführen. Damit ist die Summe der Zusatzbeiträge der freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmer gleichermaßen gesondert auszuweisen.

Folgende neue Positionen werden für die Zusatzbeiträge eingefügt:

  • Zusatzbeitrag Pflichtbeiträge ZBP und
  • Zusatzbeitrag KV-Freiw ZBF
Beitragsnachweis Beitragsgruppe Betrag
Beiträge zur Krankenversicherung - allgemeiner Beitrag 1000  
Beiträge zur Krankenversicherung - ermäßigter Beitrag 3000  
Beiträge zur Rentenversicherung - voller Beitrag 0100  
Beiträge zur Rentenversicherung - halber Beitrag 0300  
Beiträge zur Arbeitsförderung - voller Beitrag 0010  
Beiträge zur Arbeitsförderung - halber Beitrag 0020  
Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung 0001  
Krankenversicherung für freiwillig Krankenversicherte    
Pflegeversicherung für freiwillig Krankenversicherte    
Kassenindividueller Zusatzbeitrag für Pflichtversicherte ZBP  
Kassenindividueller Zusatzbeitrag für freiwillig Versicherte ZBF  
Umlage - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall U1  
Umlage - Mutterschaftsaufwendungen U2  
Umlage zur Insolvenzgeldversicherung (Insolvenzgeldumlage) 0050 bzw. INSO  
Zwischensumme  
abzüglich Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit/Mutterschaft  
zu zahlender Betrag/Guthaben  

Der Beitrag des Arbeitgebers zur Arbeitslosenversicherung für Arbeitnehmer, die die Altersgrenze für eine Regelaltersrente aus der gesetzlichen Rentenversicherung erreichen und deshalb arbeitslosenversicherungsfrei sind, entfällt seit dem 01.01.2017 für die Dauer von fünf Jahren. Beiträge zur Arbeitslosenversicherung für Zeiten vom 01.01.2017 bis 31.12.2021 dürfen daher in der Beitragsgruppe 0020 nicht nachgewiesen werden. Entsprechende Beiträge noch für Zeiten bis zum 31.12.2016 - z. B. aufgrund von Korrekturen - können in den aktuellen Beitragsnachweis einfließen; hierbei ist die Beitragsgruppe 0020 weiterhin zu verwenden.

Für die gegenüber den Einzugsstellen nachzuweisende Insolvenzgeldumlage ist die Beitragsgruppe 0050 zu verwenden.

Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte zur Minijob-Zentrale

Aus dem Arbeitsentgelt einer geringfügig entlohnten Beschäftigung wird kein Zusatzbeitrag erhoben. Somit entfällt gegenüber der Minijob-Zentrale der Nachweis eines Zusatzbeitrags.

Beitragsnachweis Beitragsgruppe Betrag
Beiträge zur Krankenversicherung - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte 6000  
Beiträge zur Rentenversicherung - voller Beitrag (Beitragsaufstockung durch den Arbeitnehmer) 0100  
Beiträge zur Rentenversicherung - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte 0500  
Umlage - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall U1  
Umlage - Mutterschaftsaufwendungen U2  
Umlage zur Insolvenzgeldversicherung (Insolvenzgeldumlage) 0050 bzw. INSO  
einheitliche Pauschsteuer ST  
Zwischensumme  
abzüglich Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit/Mutterschaft  
zu zahlender Betrag/Guthaben  

Unabhängig vom Zahlweg werden Arbeitgeberaufwendungen ausschließlich auf Antrag nach geleisteter Entgeltfortzahlung erstattet.

Beitragskorrekturen

Beitragskorrekturen aus Vormonaten können grundsätzlich in den aktuellen Beitragsnachweis mit einfließen. Eine Verrechnung zuviel gezahlter Beiträge kann im laufenden Beitragsnachweis nur unter den Bedingungen der Gemeinsamen Grundsätze für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung vom 21. November 2006 berücksichtigt werden.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, den übermittelten Beitragsnachweis zu stornieren (das Beitragssoll wird vollständig abgesetzt) und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis abzugeben.

Der zum 01.01.2009 eingeführte Korrektur-Beitragsnachweis für Nachweiszeiträume vor dem 01.01.2009 wird zum 31.12.2013 aufgrund des Wegfalls der zeitlichen Rechnungsabgrenzung in der Krankenversicherung abgeschafft.
Bis zum Ende des Jahres 2014 gab es eine Übergangsregelung, bei welcher weiterhin Korrekturen mittels Ersatz- oder Differenzbeitragsnachweis gemeldet werden konnten. Ab dem 01.01.2015 ist das nicht mehr möglich.


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