Fälligkeit der Beitragsnachweise und der Zahlungen in der Sozialversicherung

Fälligkeit der Beiträge

Der Arbeitgeber erstellt für jeden Abrechnungszeitraum einen Beitragsnachweis, den er an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) übermittelt.

§ 23 Abs. 1 SGB IV:

Laufende Beiträge, die geschuldet werden, werden entsprechend den Regelungen der Satzung der Krankenkasse und den Entscheidungen des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen fällig. Beiträge, die nach dem Arbeitsentgelt oder dem Arbeitseinkommen zu bemessen sind, sind in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit, mit der das Arbeitsentgelt oder Arbeitseinkommen erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt; ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Der Arbeitgeber kann abweichend von Satz 2 den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats zahlen; für einen verbleibenden Restbetrag bleibt es bei der Fälligkeit zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats.
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Es gilt also folgendes:

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag für den laufenden Monat fällig.
Die Krankenkasse muss an diesem Tag im Besitz der Beiträge sein.
Ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.
Die Arbeitgeber können für die voraussichtliche Beitragsschuld ein vereinfachtes Verfahren nutzen. Statt einer aufwendigen Schätzung der monatlichen Beiträge kann eine Verbeitragung auf Grundlage des tatsächlichen Wertes des Vormonats erfolgen. Dieser Wert liegt zum Zeitpunkt der Beitragszahlung am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats als Ergebnis der Entgeltabrechnung für den Vormonat immer vor. Um die sich dadurch zwangsläufig ergebenden Abweichungen zwischen der tatsächlichen Beitragsschuld für einen Monat und dem verwendeten Wert des Vormonats auszugleichen, ist die Differenz, die sich bei der Entgeltabrechnung für den Monat im Folgemonat ergibt, jeweils von der Beitragszahlung im Folgemonat abzuziehen oder zu addieren.

Fälligkeit der Beitragsnachweise

Für jeden Abrechnungszeitraum ist vom Arbeitgeber ein Beitragsnachweis pro Arbeitnehmer-Krankenkasse erforderlich.
§ 28f Abs. 3 SGB IV:

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln; dies gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten bei Verwendung von Haushaltsschecks. Übermittelt der Arbeitgeber den Beitragsnachweis nicht zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge, so kann die Einzugsstelle das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen, bis der Nachweis ordnungsgemäß übermittelt wird. Der Beitragsnachweis gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle und im Insolvenzverfahren als Dokument zur Glaubhaftmachung der Forderungen der Einzugsstelle. Im Beitragsnachweis ist auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis die Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte enthält.

Die Einreichungsfrist orientiert sich am Fälligkeitstag des § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV, nach dem der Gesamtsozialversicherungsbeitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig wird, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages der Einzugsstelle vorliegen.
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in ihrer Besprechung über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs klargestellt, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle am fünftletzten Bankarbeitstag um 0:00 Uhr vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann.

Auszug aus dem Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 07./08.05.2008:

7. Übermittlung des Beitragsnachweisdatensatzes nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV;
hier: Auslegung der Frist von zwei Arbeitstagen
Nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis zwei Tage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Die Einreichungsfrist orientiert sich am Fälligkeitstag des § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV, nach dem der Gesamtsozialversicherungsbeitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig wird, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen (vgl. Abschnitt III Nr. 3 des gemeinsamen Rundschreibens der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 28.12.2007 zu den Änderungen im Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zum 1.1.2008).

Gemeinsame Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV in der vom 01.01.2018 an geltenden Fassung:

11 Einreichungsfrist
Nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle den Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge zu übermitteln. Die Einreichungsfrist orientiert sich am Fälligkeitstag des § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV, nach dem der Gesamtsozialversicherungsbeitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig ist, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0:00 Uhr dieses Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann.

Erläuterung des prinzipiellen Aufbaus der Beitragsnachweise an die Krankenkassen.

Termine für das Einreichen des Beitragsnachweises und die Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags

Monat	Einreichungstag für Beitragsnachweis (2 Arbeitstage vor Fälligkeit; Zur Wahrung der Frist muss der Beitragsnachweis am Vortag bis spätestens 24.00 Uhr eingereicht sein.)	Fälligkeitstag Beitrag (Drittletzter Bankarbeitstag)
Oktober 2023	24.10.2023 (in Bundesländern wo der 31.10.2023 ein gesetzlicher Feiertag ist; Reformationstag) 25.10.2023	26.10.2023 (in Bundesländern wo der 31.10.2023 ein gesetzlicher Feiertag ist; Reformationstag) 27.10.2023
November 2023	24.11.2023	28.11.2023
Dezember 2023	21.12.2023	27.12.2023

Januar 2024	25.01.2024	29.01.2024
Februar 2024	23.02.2024	27.02.2024
März 2024	22.03.2024	26.03.2024
April 2024	24.04.2024	26.04.2024
Mai 2024	24.05.2024 (in Bundesländern wo der 30.05.2024 ein gesetzlicher Feiertag ist; Fronleichnam) 27.05.2024	28.05.2024 (in Bundesländern wo der 30.05.2024 ein gesetzlicher Feiertag ist; Fronleichnam) 29.05.2024
Juni 2024	24.06.2024	26.06.2024
Juli 2024	25.07.2024	29.07.2024
August 2024	26.08.2024	28.08.2024
September 2024	24.09.2024	26.09.2024
Oktober 2024	24.10.2024 (in Bundesländern wo der 31.10.2024 ein gesetzlicher Feiertag ist; Reformationstag) 25.10.2024	28.10.2024 (in Bundesländern wo der 31.10.2024 ein gesetzlicher Feiertag ist; Reformationstag) 29.10.2024
November 2024	25.11.2024	27.11.2024
Dezember 2024	19.12.2024	23.12.2024

Da es je nach Bundesland unterschiedliche Feiertage gibt, können die Termine unterschiedlich ausfallen. Maßgebend ist immer der Hauptsitz der Einzugsstelle (Krankenkasse).

Sowohl der 24.12. als auch der 31.12. eines Jahres gelten nicht als bankübliche Arbeitstage.

Einzug der Beiträge im Lastschriftverfahren

12 Einzug der Beiträge im Lastschriftverfahren

Seit dem 01.02.2014 ist mit Inkrafttreten der Verordnung (EU) 260/2012 das nationale Lastschriftverfahren durch das SEPA-Lastschriftverfahren abgelöst. Bis zum 31.07.2014 durften allerdings noch die bisherigen Altformate im Zahlungsverkehr genutzt werden. Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht grundsätzlich vor dem Versand der Lastschrift an das Kreditinstitut eine sog. Pre-Notification (Vorabankündigung) des Zahlungsempfängers an den Zahler vor, in der unter anderem über den genauen Betrag der Abbuchung und über den Zeitpunkt der Abbuchung informiert wird. Diese Information muss bei jedem ersten Abruf sowie bei Änderungen des abzubuchenden Betrags oder des Abbuchungstermins erfolgen.

Arbeitgeber teilen den abzubuchenden Betrag vorher der Einzugsstelle durch Abgabe eines Beitragsnachweises mit (siehe Ziffer 11). Der Zeitpunkt der Beitragsfälligkeit ist gesetzlich vorgegeben (§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV) und dem Arbeitgeber damit bekannt. Mit der Übermittlung des Beitragsnachweises sind die Voraussetzungen der Pre-Notification als erfüllt anzusehen; einer gesonderten Pre-Notification der Einzugsstelle bedarf es nicht.

Für den Beitragsnachweis der Zahlstellen von Versorgungsbezügen wurde eine analoge Regelung geschaffen.