Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Lohnkonto

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Aktuelles

Ab dem 01.01.2018 hat der Arbeitgeber die im Lohnkonto aufgezeichneten Daten der Finanzverwaltung nach einer amtlich vorgeschriebenen digitalen Schnittstelle elektronisch bereitzustellen.
Das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens beinhaltet dazu eine Änderung der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung. Nach § 4 Absatz 2 wird folgender Absatz 2a eingefügt:

Der Arbeitgeber hat die nach den Absätzen 1 und 2 sowie die nach § 41 des Einkommensteuergesetzes aufzuzeichnenden Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch bereitzustellen. Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass der Arbeitgeber die in Satz 1 genannten Daten in anderer auswertbarer Form bereitstellt.

Dem § 8 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung wird folgender Absatz 3 angefügt:

§ 4 Absatz 2a ist für ab dem 1. Januar 2018 im Lohnkonto aufzuzeichnende Daten anzuwenden.

Grundsätzliches

Der Arbeitgeber hat nach § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen. Diese sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahrs (getrennt nach Kalenderjahren) aufzubewahren. Das gilt unabhängig von der Versicherungspflicht des Beschäftigten (also auch für geringfügig Beschäftigte). Nur für Beschäftigte in privaten Haushalten gibt es Ausnahmen.

Besondere Anforderungen im Baugewerbe definiert der § 28f Abs. 1a SGB IV:

Bei der Ausführung eines Dienst- oder Werkvertrages im Baugewerbe hat der Unternehmer die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung der Arbeitnehmer, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist.

In folgenden Dokumenten finden Sie Regelungen zur Führung der Lohnunterlagen:

  • § 8 der Beitragsverfahrensverordnung und
  • § 2 des Nachweisgesetzes

Führung des Lohnkontos

Nach dem Abruf sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto des Arbeitnehmers zu übernehmen und entsprechend deren Gültigkeit für die Dauer des Dienstverhältnisses für den Lohnsteuerabzug anzuwenden.

§ 41 Abs. 1 EStG:

Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte (Absatz 2) für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die nach § 39e Absatz 4 Satz 2 und Absatz 5 Satz 3 abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Absatz 3 oder § 39e Absatz 7 oder Absatz 8) zu übernehmen. Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen; an die Stelle der Lohnzahlung tritt in den Fällen des § 39b Absatz 5 Satz 1 die Lohnabrechnung.
....

§ 41 Abs. 2 EStG:

Betriebsstätte ist der Betrieb oder Teil des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird. Wird der maßgebende Arbeitslohn nicht in dem Betrieb oder einem Teil des Betriebs des Arbeitgebers oder nicht im Inland ermittelt, so gilt als Betriebsstätte der Mittelpunkt der geschäftlichen Leitung des Arbeitgebers im Inland; im Fall des § 38 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 gilt als Betriebsstätte der Ort im Inland, an dem die Arbeitsleistung ganz oder vorwiegend stattfindet. Als Betriebsstätte gilt auch der inländische Heimathafen deutscher Handelsschiffe, wenn die Reederei im Inland keine Niederlassung hat.

Benutzt man ein zertifiziertes Lohnprogramm wird das Lohnkonto nach der Anlage des Personalstammblatt automatisch angelegt und bei jeder Abrechnung ergänzt.

Die erforderlichen steuerlichen Angaben für ein Lohnkonto sind im § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung angegeben.
Besondere Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung finden Sie im § 5 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.

Die sozialversicherungsrechtlichen Angaben für ein Lohnkonto enthält die Beitragsverfahrensverordnung (§ 8).

Eine besondere Form für das Lohnkonto ist nicht vorgeschrieben. Es genügen fortlaufende Aufzeichnungen, getrennt für jedes Kalenderjahr. Die oben aufgeführten Gesetze und Verordnungen enthalten die Mindestanforderungen.

Das Lohnkonto erfüllt wichtige Funktionen bei der Erfüllung von Bescheinigungspflichten (Lohnsteuerbescheinigung) sowie bei einer möglichen Betriebsprüfung.
In Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung sind die Großbuchstaben "S", "F", "M" und "U" zu bescheinigen. Dazu müssen entsprechende Aufzeichnungen im Lohnkonto vorgenommen werden.

Das Lohnkonto ist beim Ausscheiden des Mitarbeiters, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, aufzurechnen und mit allen dazugehörenden Belegen bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (§ 41 EStG).
Die generelle Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von 6 auf 10 Jahre (§ 147 der Abgabenordnung) gilt nicht für Lohnkonten.

Aufzeichnungspflichten bei Sachbezügen

Der Arbeitgeber muss sämtliche Sachbezüge im Lohnkonto eintragen. Bei der Gewährung von Sachbezügen hat der Arbeitgeber die Grundlagen für den ermittelten und der Lohnversteuerung zu Grunde gelegten Endpreis als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren und zu dokumentieren.

Die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung enthält in § 4 Abs. 2 Nr. 3 folgende Festlegungen zu den Aufzeichnungspflichten bei Sachbezügen im Lohnkonto:

Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer aufzuzeichnen.
Festlegungen zu Sachbezügen:

  • Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und
  • unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Sachbezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts - mit dem nach § 8 Abs. 2 oder 3 des Einkommensteuergesetzes maßgebenden und um das Entgelt geminderten Wert zu erfassen (Grundsätze der Bewertung von Sachbezügen).
  • Sachbezüge im Sinne des § 8 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes und Versorgungsbezüge sind jeweils als solche kenntlich zu machen und ohne Kürzung um Freibeträge nach § 8 Abs. 3 (Rabattfreibetrag) oder § 19 Abs. 2 (Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag) des Einkommensteuergesetzes einzutragen.

Es sind damit auch die Sachbezüge zu erfassen, die in Anwendung der 44-Euro-Freigrenze (Bagatellgrenze) steuerfrei bleiben. Es gibt aber eine Aufzeichnungserleichterung in § 4 Abs. 3 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung:

Das Betriebsstättenfinanzamt kann bei Arbeitgebern, die für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwenden, Ausnahmen von den Vorschriften der Absätze 1 und 2 zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. Das Betriebsstättenfinanzamt soll zulassen, daß Sachbezüge im Sinne des § 8 Absatz 2 Satz 11 und Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes für solche Arbeitnehmer nicht aufzuzeichnen sind, für die durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, daß die in § 8 Absatz 2 Satz 11 oder Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes genannten Beträge nicht überschritten werden.

Es muss durch betriebliche Maßnahmen gewährleistet werden, dass die Freigrenze von 44 Euro monatlich eingehalten wird.

Diese Aufzeichnungserleichterung muss aber beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.

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