Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten - Rechtsstand bis 31.12.2013

Auf dieser Seite wird der Rechtsstand bis 31.12.2013 behandelt.

Verpflegungsmehraufwendungen gehören zu den Reisekosten. Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die zusätzlich anfallenden Kosten, wenn sich eine Person aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält (Ab 2014: erste Tätigkeitsstätte).
In diesem Fall kann man sich nicht so günstig wie zu Hause oder am Betriebssitz verpflegen.

Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Auslandsreisen) dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Für Auswärtstätigkeiten im Inland können ab 01.01.2002 bis 31.12.2013 folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit	Pauschbetrag (Regelung im § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG)
24 Stunden	24 Euro
mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden	12 Euro
mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden	6 Euro

Ab 2014 wird statt der bisherigen dreistufigen Staffelung eine zweistufige Staffelung der Pauschalen eingeführt (Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro).
Hier finden Sie die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014.

Mitternachtsregelung
Die strikte Berechnung der Abwesenheitsdauer nach Kalendertagen würde zu ungewollten Härten führen. Aus diesem Grunde wurde die sog. Mitternachtsregelung in § 4 Abs. 5 EStG eingeführt:

...; eine Tätigkeit, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertags beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. ...

Beginnt eine Dienstreise nach 16:00 Uhr eines Kalendertages und endet sie vor 8:00 Uhr des folgenden Kalendertages ohne Übernachtung (sog. Mitternachtsregelung), ist die Gesamtabwesenheit der beiden Tage zusammen zu rechnen und dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzuordnen. Es geht also um eine Tätigkeit, die sich über Mitternacht hinaus in den nächsten Tag hinein erstreckt, ohne dass eine Übernachtung stattfindet.

Beispiele

Beispiel 1:

Auswärtstätigkeit über 2 Tage ohne Übernachtung
Abfahrt am ersten Tag: 16:30 Uhr
Rückkehr am zweiten Tag: 04:30 Uhr
Abwesenheit gesamt: 12 Stunden (7,5 + 4,5)

Rechtsstand bis 31.12.2013: Steuerfreier Pauschbetrag: 6 Euro

Beispiel 2:

Auswärtstätigkeit über 3 Tage
Abfahrt am ersten Tag: 14:00 Uhr
Rückkehr am dritten Tag: 16:00 Uhr
Steuerfrei ersetzt werden können:

Rechtsstand bis 31.12.2013:
am ersten Tag: 6 Euro (Abwesenheit 10 Stunden)
am zweiten Tag: 24 Euro (Abwesenheit 24 Stunden)
am dritten Tag: 12 Euro (Abwesenheit 16 Stunden)

Dreimonatsfrist

Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. Wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird, ist die Dreimonatsfrist nicht anzuwenden. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht (R 9.6 LStR).

Neubeginn der Dreimonatsfrist
R 9.6 Abs. 4 Satz 3 Lohnsteuer-Richtlinien (Fassung bis 31.12.2013):

....
Eine Urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung bei derselben Auswärtstätigkeit hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Andere Unterbrechungen, z. B. durch vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat.

Pauschalierung der Lohnsteuer bei höheren Beträgen

Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die oben genannten Pauschbeträge zahlen. Nach § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Damit ergibt sich folgende Übersicht:

Regelung bis 31.12.2013

Dauer der Abwesenheit	Steuerfreier Pauschbetrag (SV-frei)	Pauschalierungsfähig mit 25% (SV-frei)	Steuerpflichtig und SV-pflichtig
24 Stunden	24 Euro	24 Euro	Beträge über 48 Euro
mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden	12 Euro	12 Euro	Beträge über 24 Euro
mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden	6 Euro	6 Euro	Beträge über 12 Euro

Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit

Für Mahlzeiten die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich zur üblichen Beköstigung während einer Auswärtstätigkeit erhält, kann aus Vereinfachungsgründen der maßgebende amtliche Sachbezugswert angesetzt werden. Eine übliche Beköstigung liegt nur vor, wenn der Wert der Mahlzeit 40 Euro nicht übersteigt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 3 LStR). Dieser Betrag erhöht sich ab 2014 auf 60 Euro.
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand können dem Arbeitnehmer auch dann in voller Höhe steuerfrei gezahlt werden, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat.
Für die jeweilige Mahlzeit ist aber der entsprechende Sachbezugswert ein steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil. Für ein Mittagessen oder Abendessen beträgt der Wert 2,93 Euro für 2013.
Ein geldwerter Vorteil entfällt, wenn der Arbeitnehmer mindestens einen dem Sachbezugswert entsprechenden Betrag in bar bezahlt oder der Arbeitgeber diesen Betrag von der steuerfreien Reisekostenvergütung einbehält.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder sind die maßgebenden Auslandstagegelder festgelegt.

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu (fast) jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht.

Die Schreiben gelten entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die in der Übersicht nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die maßgebenden Auslandstagegelder zahlen. Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Ausführliche Informationen zu Auslandsreisekosten

Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Verpflegungsmehraufwendungen dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Bei doppelter Haushaltsführung können die folgenden Pauschbeträge nur drei Monate lang steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit	Pauschbetrag bis 31.12.2013
24 Stunden	24 Euro
mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden	12 Euro
mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden	6 Euro

Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von der Wohnung, in der der Arbeitnehmer seinen eigenen Hausstand hat.

Ausführliche Informationen zur doppelten Haushaltsführung.

Beispiel für Rechtsstand bis 31.12.2013:

Ein Arbeitnehmer mit eigenem Hausstand wird vom Betriebssitz in Bitterfeld nach Aue versetzt. Er behält seine Wohnung in Bitterfeld und mietet sich eine kleine Wohnung in Aue. Er fährt jeden Montag 6:00 Uhr in Bitterfeld ab und kommt jeden Freitag nach der Arbeit nach Bitterfeld zurück.
Für die ersten 3 Monate kann pro Woche ein Pauschbetrag von 96 € steuerfrei ersetzt werden.
3 x 24 € (Dienstag, Mittwoch und Donnerstag); da die Abwesenheit von Bitterfeld 24 Stunden beträgt
2 x 12 € (Montag und Freitag); da die Abwesenheit von Bitterfeld mindestens 14 Stunden beträgt