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Das Lohnsteuerabzugsverfahren - Lohnsteueranmeldung
Grundsätzliches
Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die einbehaltene oder pauschalierte Lohnsteuer beim Finanzamt anzumelden und termingerecht abzuführen. Diese gesetzliche Verpflichtung gilt auch für die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag. Ab 01.01.2005 ist der Arbeitgeber im Grundsatz verpflichtet, die Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch zu übermitteln (§ 41 a Abs. 1 EStG). Wer erstmalig an dem elektronischen Verfahren teilnimmt, muss dies einmalig gegenüber dem Finanzamt erklären. Diese Erklärung ersetzt die eigenhändige Unterschrift auf der Anmeldung.
Die notwendige Software ist in jedem guten Lohnprogramm enthalten oder als Download unter ElsterFormular auf www.elster.de verfügbar.
In Härtefällen kann das zuständige Finanzamt auf Antrag weiterhin die Abgabe in Papierform zulassen. In diesem Fall ist die Lohnsteueranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben und vom Arbeitgeber oder von einer zu seiner Vertretung berechtigten Person zu unterschreiben.
Für jede lohnsteuerliche Betriebsstätte und für jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist eine einheitliche Lohnsteuer-Anmeldung einzureichen.
Der Arbeitgeber wird von der Verpflichtung zur Abgabe weiterer Lohnsteueranmeldung befreit, wenn er Arbeitnehmer, für die er Lohnsteuer einzubehalten oder zu übernehmen hat, nicht mehr beschäftigt und das dem Finanzamt mitteilt.
Lohnsteuer-Richtlinien 2011
R 41a.1 Lohnsteuer-Anmeldung
Der Arbeitgeber ist von der Verpflichtung befreit, eine weitere Lohnsteuer-Anmeldung einzureichen , wenn er dem Betriebsstättenfinanzamt mitteilt, dass er im Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum keine Lohnsteuer einzubehalten oder zu übernehmen hat, weil der Arbeitslohn nicht steuerbelastet ist. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber nur Arbeitnehmer beschäftigt, für die er lediglich die Pauschsteuer nach § 40a Abs. 2 EStG an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See entrichtet.
Sowohl für die Anmeldung in Papierform als auch für die elektronische Lohnsteuer-Anmeldung ist der amtliche Vordruck zu verwenden. Auf der Seite des Bundesministerium der Finanzen finden Sie die jeweils aktuellen Dokumente zum herunterladen.
Veröffentlichungen zur Lohnsteuer des Bundesministerium der Finanzen
Muster der Lohnsteuer-Anmeldung 2012
Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum
Nach § 41 a Abs. 1 EStG muss die Lohnsteuer-Anmeldung spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums eingehen. Ist der zehnte Tag kein Arbeitstag, so ist die Lohnsteuer-Anmeldung noch fristgerecht eingereicht, wenn sie am nächsten Arbeitstag eingeht.
Der Zeitraum, für den die Lohnsteuer beim Finanzamt angemeldet und abgeführt werden muss, ist abhängig von der Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer. Ab 2009 gelten neue Grenzen.
Bis zum Jahr 2008 galt:
- Anmeldezeitraum ist das Kalenderjahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer des Vorjahr nicht mehr als 800 € betragen hat.
- Anmeldezeitraum ist das Vierteljahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer des Vorjahr nicht mehr als 3.000 €, aber mehr als 800 € betragen hat.
- Anmeldezeitraum ist der Monat, wenn die abzuführende Lohnsteuer des Vorjahr mehr als 3.000 € betragen hat.
Der § 41 a Abs. 2 EStG schreibt ab dem Jahr 2009 vor:
- Anmeldezeitraum ist das Kalenderjahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer des Vorjahr nicht mehr als 1.000 € betragen hat.
- Anmeldezeitraum ist das Vierteljahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer des Vorjahr nicht mehr als 4.000 €, aber mehr als 1.000 € betragen hat.
- Anmeldezeitraum ist der Monat, wenn die abzuführende Lohnsteuer des Vorjahr mehr als 4.000 € betragen hat.
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Der Termin für die Abführung deckt sich mit dem Termin der Anmeldung. Die 5-tägige Abgabeschonfrist entfällt ab 01.01.2004. Die Zahlungs-Schonfrist (Banküberweisung) beträgt nur noch 3 Tage. Fällt der dritte Tag nicht auf einen Arbeitstag, sondern auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so ist der nächstfolgende Werktag maßgebend. Die Zahlungs-Schonfrist gilt nicht für Bar- und Scheckzahler.
§ 224 Abs. 2 Abgabenordnung:
Eine wirksam geleistete Zahlung gilt als entrichtet:
- bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln am Tag des Eingangs, bei Hingabe oder Übersendung von Schecks jedoch drei Tage nach dem Tag des Eingangs,
- bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Finanzbehörde und bei Einzahlung mit Zahlschein oder Postanweisung an dem Tag, an dem der Betrag der Finanzbehörde gutgeschrieben wird,
- bei Vorliegen einer Einzugsermächtigung am Fälligkeitstag
§ 240 Abs. 3 Abgabenordnung:
Ein Säumniszuschlag wird bei einer Säumnis bis zu drei Tagen nicht erhoben. Dies gilt nicht bei Zahlung nach § 224 Abs. 2 Nr. 1.
Bei einem monatlichen Anmeldezeitraum im Jahr 2012 ergeben sich folgende Termine:
| Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum | Ablauf der gesetzlichen Abgabefrist | Ablauf der Zahlungsschonfrist bei Banküberweisung |
|---|---|---|
| Dezember 2011 | 10.01.2012 | 13.01.2012 |
| Januar 2012 | 10.02.2012 | 13.02.2012 |
| Februar 2012 | 12.03.2012 | 15.03.2012 |
| März 2012 | 10.04.2012 | 13.04.2012 |
| April 2012 | 10.05.2012 | 14.05.2012 |
| Mai 2012 | 11.06.2012 | 14.06.2012 |
| Juni 2012 | 10.07.2012 | 13.07.2012 |
| Juli 2012 | 10.08.2012 | 13.08.2012 |
| August 2012 | 10.09.2012 | 13.09.2012 |
| September 2012 | 10.10.2012 | 15.10.2012 |
| Oktober 2012 | 12.11.2012 | 15.11.2012 |
| November 2012 | 10.12.2012 | 13.12.2012 |
| Dezember 2012 | 10.01.2013 | 14.01.2013 |
Nach § 38 Abs. 2 EStG entsteht die Lohnsteuerschuld in dem Zeitpunkt, in dem der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt. Das ist der Zeitpunkt der Auszahlung des Arbeitslohns. Es gilt also das Zuflussprinzip bei der Lohnsteuer. Der § 38 Abs. 3 EStG sagt weiterhin: "Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten." Zahlt der Arbeitgeber für einen Monat im gleichen Monat den Lohn aus (z. B. für den Monat Juni wird am 30. Juni der Lohn ausgezahlt), so ist die Lohnsteuer bis 10. des Folgemonat (für unser Beispiel bis zum 10. Juli) anzumelden und abzuführen. Zahlt der Arbeitgeber für einen Monat im Folgemonat den Lohn aus (z. B. für den Monat Juni wird am 05. Juli der Lohn ausgezahlt), so ist die Lohnsteuer bis 10. des Folgemonat der Zahlung (für unser Beispiel bis zum 10. August) anzumelden und abzuführen. Das würde also einen Monat Aufschub bedeuten, was eine organisatorische Entkrampfung wie bei der Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer nach sich zieht.
Nach § 152 Abgabenordnung kann gegen denjenigen, der seiner Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung nicht oder nicht fristgemäß nachkommt, ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Der Verspätungszuschlag darf 10 Prozent der Lohnsteuer nicht übersteigen und höchstens 25.000 Euro betragen.
Berichtigung von Lohnsteueranmeldungen
Wenn der Arbeitgeber feststellt, dass eine bereits eingereichte Lohnsteueranmeldung fehlerhaft oder unvollständig ist, so ist für den betreffenden Anmeldungszeitraum eine berichtigte Lohnsteueranmeldung zu übermitteln oder einzureichen. Dabei sind Eintragungen auch in den Zeilen vorzunehmen, in denen sich keine Änderung ergeben hat. Es ist nicht zulässig, nur Einzel- oder Differenzbeträge nachzumelden. Für die Berichtigung mehrerer Anmeldungszeiträume sind jeweils gesonderte berichtigte Lohnsteueranmeldungen einzureichen. Der Berichtigungsgrund ist dem Finanzamt gesondert mitzuteilen.
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