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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Erweiterte Stammdaten

Vor der weiteren Arbeit sollten sie einen Datei-Download und -Import durchführen.
Wählen Sie: Grundlagen - Mandantenübergreifende Grundlagen - Datei-Download und -Import

Haken Sie alles an. Nach Bestätigung der OK-Abfrage werden die aktuellen Dateien aus dem Internet heruntergeladen und in die Classic Line importiert.

Über die Erweiterten Stammdaten werden anwendungsspezifische Grundeinstellungen vorgenommen. Die hier zu erfassenden Stammdaten gelten für den jeweiligen Mandanten. Folgende Anwendungen gibt es:

• Lohnkonstanten
• Betriebsdaten
• Betriebsdatenliste
• Abrechnungskreise
• Lohnformeln
• Lohnformelprotokoll
• Lohnspeicher
• Lohnspeicherprotokoll
• Buchungsgruppen
• Buchungszeilen
• Lohngruppentexte
• Tätigkeitsschlüssel Teil A
• Feiertage
• Kalender Ausfallkennzeichen
• Arbeitszeitmodelle
• Grundlagenprotokoll

Lohnkonstanten

Hier werden grundlegende Daten erfasst. Ein Teil der Daten wird periodenbezogen verwaltet. Es muss also ein Monat im betreffenden Kalenderjahr ausgewählt werden.

Sie wählen: Lohn und Gehalt - Erweiterte Stammdaten - Lohnkonstanten

In dem folgenden Fenster wählen sie den zu bearbeitenden Monat aus.

Die Anwendung gliedert sich in 4 Seiten (Dialoge).
Seite 1: Periodenabhängige Angaben - Lohnkonstanten
Seite 2: Periodenabhängige Angaben - Steuerkennzeichen
Seite 3: Periodenunabhängige Angaben - Teil 1
Seite 4: Periodenunabhängige Angaben - Teil 2

Die auf den ersten beiden Seiten zu erfassenden Angaben sind periodenabhängig. Wenn Sie auf diesen Seiten Änderungen durchführen, müssen Sie vorher entscheiden, für welche Perioden die Änderungen gültig sein sollen.

Beispiel aus 2008:
Ab 01.07.2008 ist die Pflegeversicherung um 0,25% gestiegen. Diese Änderung konnte schon vorher durchgeführt werden.
Schritte:

• Wenn beispielsweise im Mai 2008 die Änderung feststand, hätten sie die Periode Juli 2008 schon im Mai aufrufen können.
  
• Änderungen für den Monat Juli. Hier musste bei Pflegeversicherung 2. Stufe anstelle 0,7 eine 0,95 eingetragen werden.
  
• Beim verlassen der Anwendung (Bestätigung der letzten Seite) kann eine Übertragung bis zur gewünschten Periode (in diesem Fall bis Dezember 2008) vorgenommen werden.
  

Wir machen jetzt wieder mit dem Jahr 2011 weiter. Die obige Auswahl wird hier auf Januar 2011 gelassen. Es erscheint die Seite 1 - Lohnkonstanten. Wenn ihnen hier die meisten Begriffe fremd vorkommen, macht es wenig Sinn weiterzumachen. In diesem Fall sollten sie ihre Kenntnisse zur Sozialversicherung und zum Lohnsteuerabzug verbessern.

Bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung ist jeweils der halbe Beitragssatz eingetragen.
Rentenversicherung 2011: 9,95 (die hälfte von 19,9%)
Arbeitslosenversicherung 2011: 1,50 (die hälfte von 3,0%)
Auf Grund der Besonderheiten in der Pflegeversicherung (keine einheitliche Regelung wegen Sachsen) erfolgt die Eingabe in 2 Stufen.
Pflegeversicherung 2011:
1. Stufe: 1,00 (dieses eine Prozent tragen in Sachsen die Arbeitnehmer allein)
2. Stufe: 0,95
In Zeile 5 ist der Arbeitgeberanteil der gesetzlich Krankenversicherten einzutragen.
2011: 7,30 (der halbe durchschnittliche Beitragssatz stammt noch aus Zeiten mit unterschiedlichen Beitragssätzen der Krankenkassen)
Diese Eintragung ist für die Ermittlung des Arbeitgeberzuschuss bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern notwendig.
Es folgen die Beitragsbemessungsgrenzen, die Grenze Geringverdiener, die Geringfügigkeitsgrenze sowie die Grenze der Gleitzone.
Die nächsten drei Felder beinhalten die Pauschalabgaben sowie die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage für geringfügig entlohnte Beschäftigungen (400-Euro-Jobs).
Es folgen drei Felder für die im Betrieb gültigen Arbeitszeiten (Tag, Woche und Monat).
Die drei Felder für die Kammerbeiträge spielen nur im Saarland und in Bremen eine Rolle. Sie sind im Demomandanten mit Werten zur Demonstration gefüllt.
Der Bereich der Kirchensteuer ist vom Bundesland abhängig. Die Eingaben hier beziehen sich auf Hessen.
Es folgt das Eingabefeld für die Lohnart für Abschläge.
Im nächsten Feld ist die Nummer des Bundeslandes aus einer Liste auszuwählen (hier für Hessen die 5).
Als letztes folgen 4 Felder für den gesetzlichen Mindesturlaub laut Bundesurlaubsgesetz.

Wenn sie die Eingaben in der OK-Abfrage bestätigen, gelangen sie auf die 2. Seite - Steuerkennzeichen.

Eingabefelder:

Die Automatische Urlaubsregelung erhöht den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters automatisch. Dieses Kennzeichen ist für Betriebe mit unstetig Beschäftigten vorgesehen.
Die Aktivierung der Urlaubsautomatik für einen Mitarbeiter geschieht über den Personalstamm - Register Adresse - Feld Urlaubsautomatik.
Wir wählen hier keine automatische Urlaubsregelung.
Für alle privatwirtschaftlichen Betriebe gilt durch die Ausdehnung der Versicherung für die Aufwendungen bei Mutterschaft (U2) auf alle Unternehmen, unabhängig von der Beschäftigtenzahl, die Umlagepflicht. Im Personalstamm Register SV können Sie für jeden Mitarbeiter die Umlagepflicht festlegen.
Bei der Pfändungsberechnung werden die Abzüge in der Praxis aus dem Gesamtbrutto ermittelt.
Die Betriebsgröße ist auszuwählen. Anschließend erfassen Sie die Berufsgenossenschaft und die Gefahrtarifstelle, die Ihrem Unternehmen zugeordnet sind. Die Zuordnung zu einer Gefahrtarifstelle ergibt sich aus dem Veranlagungsbescheid, den Sie vom Unfallversicherungsträger erhalten haben.
Anschließend erfassen Sie die Steuernummer Ihres Betriebes.
Im Jahr 2009 erfolgte die Einführung einer Sofortmeldung zum Zeitpunkt der Beschäftigungsaufnahme (spätestens) in Wirtschaftsbranchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht. Hier legen Sie fest, ob solche Meldungen übermittelt werden sollen oder nicht.
Anschließend erfassen Sie, ob Ihr Unternehmen verpflichtet ist, die Insolvenzgeldumlage abzuführen. Umlagepflichtig sind grundsätzlich alle Arbeitgeber. Die Umlagepflicht des Arbeitgebers ergibt sich kraft Gesetz und ist nicht von einem Verwaltungsakt der Einzugsstelle abhängig. Ausgenommen sind nur Privathaushalte, der Bund, die Länder, die Gemeinden sowie Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren nicht zulässig ist.
Die Angaben zur Kostenrechnung haben mit der reinen Lohnabrechnung nichts zu tun und sollen hier nicht weiter betrachtet werden. In der Praxis hat die Kostenverarbeitung für ein Unternehmen natürlich eine große Bedeutung.
Bei der Pauschalierung der Kirchensteuer hat der Arbeitgeber die Wahl zwischen 2 Verfahren.
Die Art der Berechnung der Mindestkirchensteuer ist vom jeweiligen Bundesland abhängig.
Die Aufteilung der Kirchensteuer nach Konfession ist auch vom jeweiligen Bundesland abhängig.

Wenn sie die Eingaben in der OK-Abfrage bestätigen, gelangen sie auf die 3. Seite - Periodenunabhängige Angaben - Teil 1.

Eingabefelder:

Bei der Kündigungsfrist können sie über einen Dialog die Kündigungsfrist einstellen, die im Personalstamm als Vorschlagswert bei der Anlage von Mitarbeitern verwendet wird.
Bei LFZ Kind krank ist die Anzahl der Tage einzutragen, für die eine Lohnfortzahlung im Falle der Pflege eines erkrankten Kindes gewährt werden soll.
In den nächsten 5 Feldern ist der Beginn des Einsatzes der Abrechnung, des Einsatz der DEÜV und des Einsatz der elektronischen Verfahren (elektron. Entgeltbescheinig, elektron. Beitragsnachweis, elektron. Zahlstellenverfahren) eingetragen.
In den nächsten 12 Feldern können sie die vorgeschlagenen betrieblichen Arbeitstage ändern. Die Angaben sind für eine Durchschnittslohnberechnung notwendig. Alternativ kann die Angabe eines Arbeitszeitmodells für jeden Monat des laufenden Jahres erfolgen.

Wenn sie die Eingaben in der OK-Abfrage bestätigen, gelangen sie auf die 4. Seite - Periodenunabhängige Angaben - Teil 2.

Es sind Angaben zum Arbeitsamt und Angaben zum Finanzamt (wichtig für die Lohnsteueranmeldung) zu machen.

Das Wertguthaben eines Arbeitnehmers (Erläuterung bei Arbeitszeitkonten) kann auf dem Lohnbeleg ausgewiesen werden. Das Programm stellt acht Positionen für die Ausgabe von Speicherwerten zur Verfügung. Es muss eine Position angegeben werden, die noch nicht mit einem Wert aus einem Lohnspeicher belegt ist.

Wenn sie die Eingaben in der OK-Abfrage bestätigen, gibt es zwei Möglichkeiten. Diese sind abhängig von ihren gemachten Eingaben.

Haben sie keine Änderungen vorgenommen oder nur periodenunabhängige Angaben geändert, erscheint nach der Bestätigung in der OK-Abfrage der Auswahl-Dialog für den Monat (Selektion). Sie können jetzt einen anderen Monat wählen oder die Lohnkonstanten verlassen.

Haben sie periodenabhängige Angaben geändert, erscheint nach der Bestätigung in der OK-Abfrage der Dialog zum übertragen der Lohnkonstanten (Änderungen übertragen). Sie können jetzt ihre Änderungen bis zum gewünschten Monat übertragen.

Betriebsdaten

Hier erfassen Sie mandantenspezifisch die Ihnen vom Arbeitsamt zugeteilte Betriebsnummer und die zugehörigen Adress- und Kontaktdaten. Sie können mehrere Betriebsstätten anlegen.

Betriebsdatenliste

Hier können Sie die unter Betriebsdaten erfassten Angaben ausdrucken.

Abrechnungskreise

In Abrechnungskreisen können Sie Mitarbeiter zusammenfassen, die gemeinsam abgerechnet werden sollen. Es stehen zehn Abrechnungskreise zur Verfügung. Damit kann die Monatsabrechnung für Betriebsteile bzw. Mitarbeitergruppen getrennt durchgeführt werden.

Die Zuordnung eines Mitarbeiters zum jeweiligen Abrechnungskreis erfolgt im Personalstamm.

Lohnformeln

Lohnformeln dienen der automatischen Ermittlung von Beträgen, Stunden oder Tagen einer Lohnart in der Lohndatenerfassung.

Zusammenhang Lohnspeicher - Lohnformeln - Lohnarten:
Sie können bis zu 99 Lohnspeicher anlegen. Im Lohnspeicher können sie festlegen, welche Bestandteile einer Lohnart in den Lohnspeicher einfließen (Gesamtbetrag, Stunden/Tage, Prozent oder Betrag).

Über den Lohnartenstamm (Register Lohnspeicher zuordnen) ordnen Sie den Lohnarten die Lohnspeicher zu.

Die Abrechnungswerte der jeweiligen Lohnart fließen nach jeder Abrechnung in den entsprechenden Lohnspeicher ein. Sie können festlegen, ob diese Werte positiv oder negativ einfließen.

Die Werte im Lohnspeicher können sie in Lohnformeln verarbeiten. Darüber hinaus können sie in den Lohnformeln auch Werte aus Grundlagen, Stammdaten und Tabellen (Lohntabellen) heranziehen.

Diese Lohnformeln könne sie über die Berechnungsart einer Lohnart zuweisen.

In der Lohndatenerfassung werden der Betrag, die Tage bzw. die Stunden dieser Lohnart dann automatisch per Lohnformel ermittelt.

Beispiel:
Sie wollen die Lohnfortzahlung während des Urlaubs für Stundenlohnempfänger automatisieren. Für die automatische Urlaubstage-Verwaltung müssen Sie mit einer Lohnart die genommenen Urlaubstage in der Lohndatenerfassung erfassen. Diese Lohnart muss die Berechnungsart 10 haben.
In einer weiteren Lohnart soll die Lohnfortzahlung automatisch berechnet werden. Die schon eingegebenen genommenen Urlaubstage sollen übernommen werden. Der Betrag pro Urlaubstag soll berechnet werden. In der Praxis werden die letzten drei abgerechneten Monate zur Durchschnittsberechnung herangezogen.
Arbeitsschritte:

1. Sie legen einen Lohnspeicher an, in den der Gesamtbetrag aller Lohnarten einfließt, die in die Durchschnittsberechnung eingehen sollen.
2. Diesen Lohnspeicher ordnen Sie allen Lohnarten, die in die Durchschnittsberechnung eingehen über das Register Lohnspeicher zuordnen im Lohnartenstamm zu (siehe oben).
3. Sie legen einen weiteren Lohnspeicher an, in den die Stunden aller Lohnarten einfließen, die in die Durchschnittsberechnung eingehen sollen.
4. Diesen Lohnspeicher ordnen Sie allen Lohnarten, die in die Durchschnittsberechnung eingehen über das Register Lohnspeicher zuordnen im Lohnartenstamm zu (siehe oben).

Es werden also in einem Lohnspeicher Geldbeträge und in einem weiteren Lohnspeicher Arbeitsstunden aufsummiert. Sie können jeweils auch mehrere Lohnspeicher verwenden.

Mit Hilfe von Lohnformeln greifen sie auf die Lohnspeicher zu. Die folgende Abbildung zeigt eine Lohnformel aus dem Demomandanten.

Die Bezeichnung ist frei wählbar. Es geht hier um eine Formel die den Tagessatz für die Lohnfortzahlung im Urlaub ermittelt.
Formeltext: Formel(02) /(Speichersumme(04) +Speichersumme(05))*BasisStdTagPers
In dieser Formel wurde eine weitere Formel (02) verwendet. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Mehrfachverwendung bestimmter Berechnungen ist diese Verschachtelung möglich und auch sinnvoll. Die folgende Abbildung zeigt diese Lohnformel (02).

Wenn wir die Formel 2 in die Formel 13 einsetzen ergibt sich:

Die verwendeten Speicher haben folgenden Inhalt:
Speicher 1: Normal-Lohn ohne Überstunden und Zuschläge
Speicher 2: Betrag Überstunden und Überstundenzuschläge
Speicher 3: Betrag sonstige Zuschläge
Speicher 4: Normalstunden
Speicher 5: Überstunden

Durch die Division ergibt sich ein Stundenlohn. Dieser wird mit den im Personalstamm hinterlegten Stunden pro Tag multipliziert. Es ergibt sich ein Tageslohn.

Durch die Festlegung des Zeitraums (Aus Personalstamm) wird in diesem Fall der beim Mitarbeiter hinterlegte Zeitraum (Personalstamm - Register Sonstiges - Feld Anzahl DU-Monate) verwendet. Dort steht in der Regel 03 (3 Monate). Es werden also immer die letzten 3 abgerechneten Monate bei der Berechnung verwendet.

Die erstellte Lohnformel 13 wird nun in einer Lohnart zur Betragsberechnung herangezogen.

Lohnformeln bieten sich für solche Fälle an, wo gleichartige Berechnungen für mehrere Mitarbeiter durchgeführt werden müssen. Sie können auf diese Weise aber auch die Reisekostenabrechnung vereinfachen. Sie erstellen dabei Formeln die jeweils nur einen konstanten Wert (6 €, 12 € bzw. 24 €) beinhalten. Diese Formeln verwenden sie in Lohnarten für den Betrag. Sie müssen dann nur noch die Tage eingeben.

Lohnformelprotokoll

Hier können sie den Lohnformelbereich auswählen, den sie drucken wollen.

Lohnspeicher

Die Abrechnungswerte bestimmter Lohnarten können Sie in Lohnspeicher einfließen lassen. Sie können bis zu 99 Lohnspeicher anlegen. Im Lohnspeicher können sie festlegen, welche Bestandteile einer Lohnart in den Lohnspeicher einfließen (Gesamtbetrag, Stunden/Tage, Prozent oder Betrag).

Den Zusammenhang zwischen Lohnspeicher, Lohnformeln und Lohnarten finden sie bei den Lohnformeln erläutert.

Lohnspeicherprotokoll

Hier können sie den Lohnspeicherbereich auswählen, den sie drucken wollen.

Im Feld "Einfließende Lohnarten" (Lohnartenzuordnung) können sie festlegen, ob die Lohnarten, deren Abrechnungswerte in die jeweiligen Lohnspeicher einfließen, aufgelistet werden sollen.

Im Feld "Verwendung in Formeln" können sie festlegen, ob die Lohnformeln, die den Lohnspeicher verarbeiten, aufgelistet werden sollen.

Buchungsgruppen

Wenn Abrechnungsdaten aus der Lohnabrechnung in die Finanzbuchhaltung übernommen werden sollen, muss dazu ein detaillierter Buchungsbeleg erstellt werden. In diesem Buchungsbeleg werden Buchungszeilen verwendet. In diesen Buchungszeilen ist festgelegt, auf welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden soll.

Jeder Buchungszeile können zusätzlich noch Buchungsgruppen mit jeweils eigenem Sachkonto zugewiesen werden. So können Sie die Werte einer Buchungszeile auf mehrere Buchungsgruppen aufteilen. Notwendig ist dieses Vorgehen beispielsweise wenn sie die Arbeitgeber-Aufwendungen zur Sozialversicherung nach Mitarbeitergruppen getrennt ausweisen wollen.

Im Personalstamm - Register Finanzbuchhaltung/ZVK ordnen Sie dem Mitarbeiter eine Buchungsgruppe zu. Damit können die Buchungen einer Buchungszeile auf Personengruppen mit jeweils eigenen Sachkonten aufgeteilt werden.

Buchungszeilen

Buchungszeilen benötigen sie zum erstellen eines detaillierten Buchungsbeleges. Dieser wiederum ist notwendig, um eine Übergabe der Lohnabrechnung an die Finanzbuchhaltung zu automatisieren.

Sie können bis zu 99 verschiedene Buchungszeilen anlegen und die im Modul Finanzbuchhaltung angelegten Konten automatisch ansprechen. Jeder Buchungszeile können bis zu 99 Buchungsgruppen mit jeweils eigenem Sachkonto zugewiesen werden. Die Werte einer Buchungszeile können so auf mehrere Buchungsgruppen aufgeteilt werden.

Sollen die abgerechneten Lohnarten als Betrag in die Buchungszeile einfließen, ist kein Buchungskennzeichen anzugeben (wie in der Abbildung). Im Lohnartenstamm ist dann jeder Lohnart die entsprechende Buchungszeile zuzuordnen.

Viele Beträge kommen aber nicht direkt aus einer Lohnart, sondern sind Ergebnis der Abrechnung von Lohnarten. Dazu gehören die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Verbindlichkeiten zur Sozialversicherung und die Auszahlungsbeträge an die Mitarbeiter. Für diese Beträge müssen ebenfalls Buchungszeilen angelegt werden. Für diese Zeilen ist das entsprechende Buchungskennzeichen aus einer Liste auszuwählen.

Die Buchungszeilen mit Buchungskennzeichen werden durch die Monatsabrechnung automatisch gefüllt und brauchen daher keiner Lohnart zugewiesen werden.

Der frei wählbare Buchungstext erscheint später auf dem ausführlichen Buchungsbeleg für die jeweilige Buchungszeile.

Bei der Buchungsart wird festgelegt ob im Soll oder Haben auf dem nachfolgenden Sachkonto gebucht wird. Beim verbuchen der Lohnabrechnung gibt es Aufwendungen (Buchung im Soll) und Verbindlichkeiten (Buchung im Haben).
Erläuterung zum Buchen von Lohnabrechnungen und Zahlungen (www.rechnungswesen-info.de)

Das Sachkonto kann aus den angelegten Sachkonten der Finanzbuchhaltung ausgewählt werden.

Lohngruppentexte

Mit den Lohngruppentexten können Sie Lohnarten gruppieren. Damit sind statistische Auswertungen leichter zu erstellen. Die Lohnartengruppen haben keine Auswirkung auf die Lohnabrechnung.

Die Gruppierung von Lohnarten erfolgt im Lohnartenstamm. Alle Lohnarten, denen derselbe Lohngruppentext zugeordnet wird, gehören zu einer Lohnartengruppe.

Tätigkeitsschlüssel Teil A

Der Tätigkeitsschlüssel Teil A ist für die Mitarbeitererfassung im Personalstamm notwendig. In jeder Meldung nach der DEÜV, die bei der Krankenkasse eingereicht wird, sind unter anderem auch verschlüsselte Angaben zur Tätigkeit der Beschäftigten zu machen.
Erläuterung zum Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit (Tätigkeitsschlüssel).

Feiertage

Hier können Sie die Feiertage festlegen, an denen im Unternehmen nicht gearbeitet wird. Diese Tage werden in den Mitarbeiterkalender übernommen.

Kalender Ausfallkennzeichen

Hier können Kennzeichen für die unterschiedlichen Ausfallarten (Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Betriebsferien usw.) angelegt werden. Diese Kennzeichen können im Mitarbeiterkalender zugeordnet werden.

Arbeitszeitmodelle

Hier können Sie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle hinterlegen. Im Personalstamm können sie einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zuordnen.

Grundlagenprotokoll

Über das Grundlagenprotokoll können Sie die Lohnkonstanten und Grundlagen drucken.

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