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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Datenpflege
Dieser Menüpunkt dient dazu den Überblick bei der Lohnabrechnung zu behalten, sowie grundlegende Änderungen am Mandanten bzw. den Stammdaten vorzunehmen.
Folgende Anwendungen gibt es:
- Status Lohn und Gehalt anzeigen
- Erweiterte Datendiagnose durchführen
- Bewegungsdaten löschen
- Mandanten zusammenführen
- Lohndaten aus anderem Mandanten einkopieren
- Schnelländerungen durchführen
- Abrechnungshistorie Personalstamm drucken
- Abschläge zurücksetzen
- Beitragsschätzung löschen
- Beitragsnachweise zurücksetzen
- Anonymisierung Lohnmandant
- Assistent UVMG (Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz)
Status Lohn und Gehalt anzeigen
Hier erhalten Sie Informationen zu folgenden Abrechnungsdaten:
Sie sehen das aktuelle Abrechnungsjahr und Informationen zu offenen Rückrechnungen.
Für jeden Abrechnungskreis wird angezeigt:
- die zuletzt abgeschlossene Periode,
- ob die Abrechnungsperiode zurückgesetzt wurde,
- der letzte durchgeführte DEÜV-Meldelauf
- der letzte durchgeführte ELENA-Meldelauf (Das ELENA-Verfahren wird eingestellt.) und
- ob eine Buchungsübergabe erfolgte.
Außerdem sehen sie den Status der Lohnsteueranmeldung, wann der letzte Beitragsnachweis und die letzte Buchungsübergabe erfolgten.
Über die OK-Abfrage erhalten Sie weitere Informationen.
- Das Zurücksetzen von Abrechnungskreisen für bereits abgeschlossene Perioden (Eingabe A). Hier können Sie eine bereits abgeschlossene Periode zurücksetzen, nachdem Sie den Abrechnungskreis ausgewählt haben, der zurückgesetzt werden soll.
- Informationen zum Personalstand (Eingabe P).
- Lizenzstaffelung, nach der Anzahl der möglichen Abrechnungen (Eingabe L).
Erweiterte Datendiagnose durchführen
Vor dieser Anwendung sollte unbedingt eine Datensicherung durchgeführt werden.
Die von der Lohn- und Gehaltsabrechnung angelegten Dateien werden auf logische Verknüpfungen überprüft. Nach dem Aufruf der Anwendung erscheint folgendes Fenster:
Beantworten sie mit JA.
Bestätigen sie mit JA. Nach der Diagnose bekommen sie entweder folgende Meldung, oder die gefundenen Fehler und Warnungen angezeigt.
In der OK-Abfrage stehen Ihnen noch folgende Funktionen zur Verfügung:
- Kettdateien komprimieren (Eingabe K)
- Einzelnen Mitarbeiter löschen (Eingabe L)
- Prüfzeitraum Lohndatenerfassung (Eingabe P)
Bewegungsdaten löschen
Wenn sie auf ihrem eingerichteten Mandanten Stammdaten angelegt haben, können sie in einer Testphase Abrechnungen durchführen. Durch das löschen der Bewegungsdaten werden alle Abrechnungen gelöscht, die Stammdaten bleiben erhalten. Alle Durchschnitts- und Jahreswerte stehen wieder auf Null. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann dann mit den angelegten Stammdaten und Lohndatenerfassungen neu begonnen werden.
Nach dem Aufruf der Anwendung erscheint folgendes Fenster:
Wenn Sie bestätigen erscheint:
Mandanten zusammenführen
Hier können Lohnmandanten, die aus abrechnungstechnischen Gründen separat geführt wurden, zusammengeführt werden. Diese Zusammenführung sollte zum Beginn eines neuen Jahres nach dem Jahresabschluss erfolgen.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
- Beide Mandanten müssen denselben Verarbeitungsstand (Abrechnungsmonat) aufweisen.
- Eine aktuelle Datensicherung beider Mandanten muss vorhanden sein.
- Es muss eine allgemeine Datendiagnose durchgeführt worden sein.
Administration - Datenanalyse - Datendiagnose aller Bereiche - Es muss eine erweiterte Datendiagnose durchgeführt worden sein.
Lohn und Gehalt - Datenpflege - Erweiterte Datendiagnose
Im Feld 01 (Einlesen Mandant) geben Sie die Nummer des Mandanten ein, den Sie mit dem aktuellen Mandanten zusammenführen wollen.
Sollten Personalnummern gleich sein, werden die Datensätze nicht übernommen. Diese müssen dann manuell eingefügt werden.
Lohndaten aus anderem Mandanten einkopieren
Nach dem Aufruf der Anwendung erscheint folgendes Fenster (es enthält alle notwendigen Informationen):
Schnelländerungen durchführen
Das manuelle Ändern von Lohnsätzen, Stammkostenträgern und Stammkostenstellen pro Mitarbeiter kann sehr zeitaufwendig sein. Mit dieser Anwendung können Sie diese Änderungen vornehmen, ohne in die Personalstammdaten wechseln zu müssen.
Abrechnungshistorie Personalstamm drucken
Hier wird ein Änderungsprotokoll vom Personalstamm ausgedruckt. Wurden Änderungen im Personalstamm vorgenommen, die Einfluss auf die Lohnabrechnung haben (z. B. Steuerklassenwechsel), werden diese Änderungen periodengenau protokolliert.
Abschläge zurücksetzen
Hier können versehentlich mehrfach in die Abrechnung übernommene Abschlagspositionen zurückgesetzt oder korrigiert werden. Die Abschläge lassen sich nur für noch nicht abgerechnete Monate zurücksetzen.
Beitragsschätzung löschen
Hier kann die ermittelte Beitragsschätzung gelöscht werden, wenn Sie beispielsweise eine Abrechnung durchgeführt haben und der Beitragsnachweis auf Basis dieser Werte erstellt werden soll.
Sozialversicherungsbeiträge sind ab Januar 2006 bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats an die
Sozialversicherungsträger abzuführen. Da zu diesem Zeitpunkt die wirklichen Sozialversicherungsbeiträge noch nicht
feststehen, muss eine Schätzabrechnung durchgeführt werden. Diese Schätzabrechnung finden sie unter:
Lohn und Gehalt - Elektronische Meldungen - SV-Beiträge (Krankenkassenbeiträge) - Voraussichtliche
Beitragsschuld ermitteln - Schätzabrechnung
Beitragsnachweise zurücksetzen
Hier können sie die Periode für die Beitragsnachweise zurücksetzen. Das ist in der Regel nicht erforderlich. Nach dem zurücksetzen müssen die Beitragsnachweise neu erstellt werden. Es darf zwischenzeitlich keine Rückrechnung durchgeführt werden.
Anonymisierung Lohnmandant
Hier können die Namen und die Personalnummern in einem Lohnmandanten verfremdet werden. Das kann nützlich sein, wenn ein Lohnmandant zu Test- und Prüfzwecken Dritten zugänglich gemacht werden soll. Eine hundertprozentige Anonymisierung ist nicht möglich, da bestimmte Daten nicht geändert werden können. Der Dialog zeigt als Quellmandant die Nummer des gerade geöffneten Mandanten. Unter Zielmandant ist eine neue Mandantennummer für den anonymisierten Mandanten festzulegen.
Assistent UVMG (Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz)
Dieser Assistent hilft bei den Einrichtungsarbeiten, die durch das Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz (Uvmg) nötig werden.
Einen praktischen Einstieg zum Thema Lohnabrechnung liefern folgende Bücher: