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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Allgemeingültige Stammdaten
Über die Allgemeingültigen Stammdaten werden ebenfalls anwendungsspezifische Grundeinstellungen vorgenommen. Die hier zu erfassenden Stammdaten sind für alle Mandanten gültig. Folgende Anwendungen gibt es:
- Krankenkassen
- Berufsgenossenschaften
- Annahmestellen
- Abrechnungsstellen
- Betriebsnummernliste
- Bundesländer
- Bundesländerliste
Krankenkassen
Hier verwalten Sie die Krankenkassendaten für alle Lohn-Mandanten. Die Krankenkassen werden nur noch mandantenübergreifend gepflegt.
Mandantenübergreifend bedeutet:
- Im Krankenkassenstamm unter allgemeingültige Stammdaten befinden sich alle gesetzlichen Krankenkassen. Das ist unabhängig davon, ob sie gebraucht werden oder nicht.
- Im Krankenkassenstamm unter Stammdaten befinden sich die Krankenkassen, die im jeweiligen Mandanten gebraucht werden.
- In den Krankenkassenstamm des Mandanten kann ich eine mandantenübergreifende Krankenkasse einkopieren.
- Damit sind im Mandanten nur die benötigten Krankenkassen vorhanden (weniger Speicherbedarf bei einer Datensicherung).
- Die Aktualisierung erfolgt wieder mandantenübergreifend und kann automatisch im jeweiligen Mandanten gleich mit erfolgen.
- Gibt es eine Krankenkasse beispielsweise in 5 Mandanten, so wird die Krankenkasse in allen diesen Mandanten aktualisiert.
Bei der Neuinstallation der Classic Line muss die Beitragssatzdatei neu eingelesen werden. Vor jeder Monatsabrechnung ist dann eine Beitragssatzaktualisierung vorzunehmen. Es gibt seit 2009 zwar einheitliche Beitragssätze, die Höhe der Umlagesätze (U1 und U2) wird aber immer noch in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse festgelegt. Außerdem werden Adressdaten gepflegt.
Ablauf:
- Herunterladen der Beitragssatzdatei der ITSG
- Import der Beitragssatzdatei
Um den in der folgenden Abbildung gezeigten Link zur Beitragssatzdatei der ITSG aufrufen zu können, benötigen sie eine gültige Anmeldung. Als Kunde von Sage können sie einen Benutzer anlegen und diesen frei schalten lassen.
Es erscheint in einem Browserfenster der Anmeldedialog. Wenn sie einen gültigen Wartungsvertrag haben, erscheint nach der Anmeldung eine Webseite mit einem Link zur Beitragssatzdatei. Klicken sie auf den Link und speichern sie die Datei auf ihrer Festplatte.
Nun können sie die Beitragssatzdatei importieren. Dazu wählen sie:
Lohn und Gehalt - Allgemeingültige Stammdaten - Krankenkassen - Import Beitragssatzdatei
Folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie eine neue Beitragssatzdatei einlesen, sollten Sie umgehend die neuen Beitragssätze in den einzelnen Mandanten aktualisieren.
Sie können aber auch den Menüpunkt "Datei-Download und -Import" zur Aktualisierung nutzen. Die Beschreibung finden Sie auf der Seite Erweiterte Stammdaten.
Im Krankenkassenstamm finden sie jetzt alle gesetzlichen Krankenkassen mit aktuellen Werten. Die periodenabhängigen Daten lassen sich über die OK-Abfrage im jeweiligen Krankenkassenstamm aufrufen. Über die vier angebotenen Drucklisten (Krankenkassenliste, Liste Beitragssätze, Kurzliste Beitragssätze und Liste Krankenkassennummern) können sie ausgewählte Daten drucken.
Krankenkasse in Mandanten kopieren
Jetzt können sie die im Mandanten benötigten Krankenkassen (Krankenkassen der Mitarbeiter) aus dem mandantenübergreifenden Krankenkassenstamm einkopieren.
Wählen sie die Betriebsnummer der benötigten Krankenkasse aus und entscheiden sie sich für einen Modus zur Ermittlung der Krankenkassennummer im Zielmandanten. Bei Benutzung mehrerer Mandanten zur Lohnabrechnung, sollten sie die Krankenkassen in allen Mandanten mit der gleichen Nummer führen. Wählen sie den oder die Mandanten aus und starten sie die Übernahme.
Über Beitragssätze in Mandanten aktualisieren kopieren Sie die Beitragssätze aus dem mandantenübergreifenden Krankenkassenstamm in die mandantenspezifischen Krankenkassenstämme der selektierten Mandanten.
Berufsgenossenschaften
Hier verwalten Sie die Berufsgenossenschaften für alle Lohn-Mandanten. Über den Menüpunkt "Datei-Download und -Import" können Sie schnell und einfach die Daten der Berufsgenossenschaften importieren bzw. aktualisieren. Die Beschreibung finden Sie auf der Seite Erweiterte Stammdaten.
Jetzt können sie die im Mandanten benötigten Berufsgenossenschaften aus dem mandantenübergreifenden Berufsgenossenschaftenstamm einkopieren.
Über Berufsgenossenschaften-Daten in Mandanten aktualisieren kopieren Sie die periodenabhängigen Daten zu Entgeltgrenzen und Gefahrtarifstellen aus dem mandantenübergreifenden Berufsgenossenschaftenstamm in die mandantenspezifischen Berufsgenossenschaftenstämme der selektierten Mandanten.
Annahmestellen
Die Erstellung von DEÜV-Meldungen setzt die Anlage der Annahmestellen für die Meldungen voraus. Anschließend muss für jede Abrechnungsstelle festgelegt werden, an welche Annahmestellen die DEÜV-Meldungen gesandt werden.
Um den Verwaltungsaufwand im Meldewesen zu verringern, wurden Krankenkassen zu Annahmestellen zusammengefasst. So sind die Meldungen nicht an jede Betriebskrankenkasse gesondert zu senden, da es für alle Betriebskrankenkassen eine Annahmestelle gibt. Die folgende Abbildung zeigt die Knappschaft. Diese ist Krankenkasse und gleichzeitig Annahmestelle. Das ist aber z. B. bei der Annahmestelle der Ersatzkassen bzw. der Betriebskrankenkassen nicht so.
Abrechnungsstellen
Eine Abrechnungsstelle ist eine Firma (Betriebsstätte), die Daten an die Krankenkassen weiterleitet (Abrechnungsstelle kann auch der Steuerberater sein). Wenn es in der Firma mehrere Betriebsstätten gibt, können diese im Normalfall zu einer Abrechnungsstelle zusammengefasst werden.
In der OK-Abfrage müssen sie mit der Eingabe eines S die Zuordnung der Annahmestellen vornehmen. Sie legen fest, an welche Annahmestellen die DEÜV-Meldungen und die Krankenkassen-Beitragsnachweise gesandt werden.
Nach Bestätigung des S in der OK-Abfrage erscheint folgendes Fenster:
Bei AOK kann eine andere Betriebsnummer stehen. Sie müssen die für Sie zuständige Stelle auswählen. Die AOK ist die einzige Kassenart, die keine bundesweite Annahmestelle hat.
Bevor die Zuordnung hier erfolgen kann, müssen die Annahmestellen angelegt sein.
Betriebsnummernliste
Hier kann man alle Krankenkassen, Annahmestellen für DEÜV-Meldungen und Abrechnungsstellen ausdrucken. Der Druckbereich der Betriebsnummern lässt sich eingrenzen.
Bundesländer
Hier sind alle Bundesländer aufgeführt. Die Daten lassen sich nicht bearbeiten.
Bundesländerliste
Hier kann man sich eine Liste aller Bundesländer ausdrucken lassen.